1   Inleiding

Dit is het schoolplan van De Esdoorn voor de komende vijf jaar (2024-2028). In dit plan beschrijven we als bestuur en management (schoolleider en hoofdleerkracht) op welke manier er in de periode 2024 t/m 2028 vormgegeven wordt aan het onderwijs bij De Esdoorn. De komende beleidsperiode zullen we verder bouwen op onze basis ontwikkeld in de afgelopen vijf jaar, nieuwe ontwikkelingen in gang zetten en ons bezinnen op beleidsvoornemens voor de toekomst. Dit zien wij als een taak die de school samen met de ouders, leerlingen, teamleden en andere betrokkenen wil vervullen. Wij voelen ons samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderwijs, zowel nu als in de toekomst.

Dit schoolplan geeft de lezer inzicht in de ontwikkeling van onze school. Wij zien dit document als een werkdocument en leidraad voor De Esdoorn, waar we op terug kunnen vallen. Tevens zal dit document in de komende jaren waar nodig aangepast worden door ontwikkelingen en gebeurtenissen die op ons pad komen.

1.1 Ontwikkelingen t.o.v. schoolplan 2019-2023

De Esdoorn is flink aan de slag geweest. De schoolleider, de hoofdleerkracht, het bestuur en het hele team blijven gedreven om de school continu te verbeteren. Samen willen we bereiken dat elke leerling goed begeleid wordt en dat ze enthousiast meedoen in hun lessen.

In de afgelopen vier jaar heeft de school niet stilgestaan en hebben er vele veranderingen plaatsgevonden. Hieronder worden de belangrijkste ontwikkelingen aangestipt. Voor meer details verwijzen we naar het verbeterplan in de bijlagen van dit document.

Covid

Door Covid heeft de school snel beslissingen moeten nemen over hoe door te gaan met het onderwijs. Al snel konden de leerkrachten het onderwijs online via Skype (dat al werd gebruikt) en daarna Zoom aanbieden. Hierdoor kwamen er mogelijkheden om les te geven aan meerdere leerlingen die niet in het Lower Mainland woonden en dit is nu een vast aanbod geworden in ons lesprogramma. In eerste instantie dachten we dat het aantal leerlingen zou afnemen, maar juist door het gemeenschapsgevoel en het aanbod van online lessen, is het aantal leerlingen toegenomen. Alle vergaderingen zijn nu online en we zijn, na Covid, een balans tussen in-persoon en online overleg gaan vinden.

Kwaliteitszorg

Sinds het laatste bezoek van de schoolinspecteur hebben we onze aandacht geschonken aan de kwaliteitszorg. We hebben een kwaliteitsplan geschreven en standaardprocedures opgezet om zodoende ouder enquêtes af te kunnen nemen die nu minstens een keer per jaar plaatsvinden. Schoolleiding

De afgelopen vier jaar zijn zeer hectisch geweest op het gebied van de operationele taken. In 2020 vertrok de schoolleider, Eline Naaijkens, al na twee jaar. Gelukkig kon er vrij snel een nieuwe leerkracht, Naomi Verstoep, gevonden worden die de rol van schoolleider overnam. Helaas vertrok ook zij na twee jaar om haar eigen bedrijf op te zetten in het verzorgen van Nederlandse lessen aan volwassenen en inmiddels ook aan kinderen.

In 2022 hebben we besloten om de rollen van schoolleider, Marianne Cauwels, en hoofdleerkracht, Bastiënne de Graaff, te creëren, zodat we meer continuïteit kunnen garanderen binnen de school en niet afhankelijk zijn van tijdelijke visa voor leerkrachten. Het lijkt erop dat deze nieuwe invulling van taken en verantwoordelijkheden door een extra rol toe te voegen goed heeft uitgepakt. Vooralsnog heeft het gezorgd voor meer stabiliteit binnen de school, zodat de aandacht gericht kan worden op kwaliteitsverbetering in plaats van het huidige niveau waarborgen.

De personeelswisselingen hebben veel tijd en energie gevergd van het gehele bestuur doordat elke persoon opnieuw ingewerkt diende te worden. Het plan om van een uitvoerend bestuur naar een beleidsbepalend bestuur over te gaan is daardoor vertraagd, maar het is nog steeds het uitgangspunt voor de komende jaren.

Nieuwe locaties

In 2020-21 is een nieuwe locatie in Surrey geopend. Door marktonderzoek wisten we dat er belangstelling was voor Nederlandstalig onderwijs. Door eerst een locatie te huren en een 10-weekse cursus aan te bieden, hebben we de behoefte kunnen peilen. We bieden sinds 2021-22 een jaarprogramma aan.

In 2021 hebben we in Toronto lesgegeven, maar door zwangerschapsverlof van de leerkracht zijn we daar destijds tijdelijk mee gestopt. We zullen in de komende jaren bekijken of dit wederom opgepakt kan worden.

In januari 2022 is de derde locatie gestart in Noord-Vancouver. Sinds 2023-24 wordt hier eveneens een jaarprogramma aangeboden.

Ondertussen is de Vancouver locatie door de toename van studentenaantallen twee keer verhuisd van de Cityview kerk naar de First Hungarian Presbyterian Kerk in 2021, en vandaar naar de Martin Luther kerk in 2022.

Uitbreiding leerlingpopulatie en personeel

In 2019 had de school 25 leerlingen. Inmiddels is dat in 2025-26 uitgegroeid tot 73 leerlingen. Het aantal leerkrachten is van 3 naar 9 leerkrachten in het schooljaar 25-26. Deze uitbreiding van leerlingen en leerkrachten vraagt om een andere aanpak van de organisatiestructuur en -cultuur.

Personeelsbeleid

Het personeelsbeleid is de afgelopen jaren verschillende keren uitgebreid en verbeterd. Er is grondig gewerkt aan het creëren van beleid en wij streven ernaar om goede kwaliteit van onderwijs op de lange termijn te waarborgen. Meer details zijn in het hoofdstuk 8 Personeelsbeleid te vinden.

1.2 Samenvatting van doelen voor schoolplan 2024-28

Door het intensieve schooljaar is de evaluatie van het huidige schoolplan iets vertraagd. In november 2023 hebben we in een strategie workshop onderstaande doelen opgesteld die in het voorjaar van 2024 verder uitgewerkt werd in een tweede workshop onder leiding van Stefanie Goertzen, oud-bestuurslid HR:

• Het creëren van een strategische ‘roadmap’ voor de komende vier jaar om onze visie werkelijkheid te laten worden.
• Het aanpassen van de operationele structuur en procedures op de verwachte uitbreiding en groei zodat de school deze groei aankan (o.a. op zoek gaan naar nieuwe locaties).
• Introductie of vervanging van systemen die in de toekomst nodig zijn.
• Uitbreiding van lessen en producten om de huidige families te behouden en nieuwe geïnteresseerden aan te trekken.
• Nieuwe locaties voor in-persoon lessen (i.t.t. online lessen) in BC en Canada zoeken en ontwikkelen. Meer informatie is te vinden in het hoofdstuk 11 Kwaliteitszorg.

2   Schoolinformatie

Gegevens van de rechtspersoon
Naam school:	De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society
Voorzitter:	Harri (C.M.) de Wijze
Postadres van de school.:	2958 West 20th Avenue
Postcode + plaats:	V6L 1H5
Telefoonnummer:	+1 778-871-7038
E-mail adres:	[email protected]

Gegevens van de school
Naam school:	De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society
Schooltypes (VE-PO-VO):	PO en VO
Schoolleider:	Marianne Cauwels
Adres (hoofd)locatie:	2958 West 20th Avenue
Postcode + plaats:	V6L 1H5
Telefoonnummer:	+1 778 871-7038
E-mail adres:	[email protected]

Onze school staat momenteel open voor leerlingen/studenten van alle leeftijden. Naast de peuter- en kleutergroep, wordt er ook lesgegeven aan kinderen in het BO en VO, alsook aan volwassenen.

De leerlingenpopulatie bestaat uit R1, R2 en R3 leerlingen. De school geeft zowel les op drie verschillende locaties (in Vancouver, de Fraser Valley en op de North Shore), alsook online. De leerlingenpopulatie op de drie locaties is totaal verschillend.

De Fraser Valley locatie (the Lower Mainland) heeft een hoge populatie van inwoners met een Nederlandse achtergrond. Dit maakt dat er veel 2e en 3e generatie Canadese Nederlanders (en dus R3) leerlingen op deze school zitten. De R3 instroom is voornamelijk bij de kleuters, waardoor in het schooljaar 2024-25 in groep 3 geen R3 leerlingen waren. Echter, eind 2024-25 is er vastgesteld dat de Nederlandse taal onvoldoende beheerst werd om over te stappen naar groep 4. Dit omdat de kinderen meestal geen Nederlands spreken thuis. De kinderen zijn allemaal overgestapt naar ‘Hotel Hallo’ methode en worden nu als R3 kinderen beschouwd.

Op de Vancouver locatie zijn er veel kinderen van ouders met gemengde afkomst, waardoor er doorgaans meer dan 1 taal gebruikt wordt in het dagelijkse leven. Enkel bij de peuter- en kleutergroep hebben we R3 kinderen. Vanaf groep 3 zijn alle kinderen minstens R2.

Bij de North Shore locatie zijn de meeste leerlingen kinderen van expat gezinnen en zijn daardoor voor de overgrote meerderheid R1 kinderen.

Online groepslessen worden aangeboden voor het BO en VO. Op dit moment hebben we een online groepsles voor groep 5 tot en met 8 en een groepsles VO. Dit aanbod proberen wij verder uit te bouwen in de volgende vier jaren, aangezien dit een kans biedt aan kinderen die door de grote afstanden niet op locatie les kunnen volgen.

De Esdoorn zal zich er in de komende vier jaren op toeleggen om de instroom van peuters en kleuters ten minste op peil te houden. Tot op heden worden peuters en kleuters opgevangen in een klas met een juf, waar mogelijk met bijstand van een assistent. In de toekomst wil De Esdoorn deze groep splitsen, waarbij voor elk een specifiek programma wordt uitgewerkt. Bij R3 peuters en kleuters worden de ouders gevraagd de oefeningen/woorden die in de klas geleerd worden, tijdens de week dagelijks te oefenen, alsook Nederlandse boekjes voor te lezen en Nederlandse video’s te bekijken.

Peuters en kleuters groeien door naar het BO, waar er steeds meer klassen gevormd worden waarvan de kinderen ongeveer op hetzelfde niveau zitten. Op dit moment hebben we op de locaties North Shore een leerkracht voor groep 3 en 1 leerkracht voor groep 4 tot en met 8. Op de Vancouver locatie hebben we een leerkracht voor groep 3 en 4 en 1 leerkracht voor de groepen 5 tot en met 8. Op de Fraser Valley locatie hebben 1 leerkracht voor de peuter/kleutergroep, 1 voor de R3 kinderen en 1 leerkracht voor de groep 6 tot en met VO.

De huidige leerlingen in het VO zijn leerlingen, die vanuit het BO bij De Esdoorn doorstromen en van gezinnen die nog niet zo lang geleden naar Vancouver zijn verhuisd. De VO richting heeft groeipotentieel, aangezien dit het derde jaar is dat De Esdoorn een uitgewerkt lesaanbod heeft voor het VO. Voor het schooljaar 2025-26 werd een leerkracht VO in dienst genomen, zij geeft les aan de hoogste graad VO en bereidt de studenten voor op de CNaVT test.

R3 leerlingen Sinds het schooljaar 2025-26 hebben we een R3 groep kinderen die op locatie (FV) les krijgen, daarnaast hebben we R3 kinderen die semi privéles of privéles krijgen totdat zij zich kunnen vervoegen bij een groepsles op locatie of bij online lessen. Tot op heden hebben we geen privéles op locaties, echter bij aanvraag tot privéles op locatie zal dit geval per geval bekeken worden.

Indien er bijzonderheden zijn die het moeilijk maken voor een leerling om in een groepssituatie les te krijgen, zoeken wij samen met de ouders naar mogelijkheden om deze leerling wel deel te laten nemen aan onze aangeboden lessen. Wij trachten ernaar om alle leerlingen de kans te bieden les te krijgen bij De Esdoorn. Indien wij door de specifieke omstandigheden van een leerling niet de juiste leeromgeving en mogelijkheden kunnen bieden, zullen wij ons inzetten voor het vinden van oplossingen en alternatieven.

De Esdoorn heeft een locatie in Vancouver, Fraser Valley, North Shore en geeft les online.

Naam	Adres	Type	Opmerkingen
Vancouver	Martin Luther Church 505 East 46th Ave Vancouver, V6L 1H5	Kerk	4 leslokalen, 1 speelkamer, 1 bibliotheek
North Shore	Lynn Valley United Church 3201 Mountain Highway, North Vancouver BC, V7K 2H4	Kerk	2 lokalen
Fraser Valley	Maddaugh Elementary school 19405 76th Avenue Surrey V4N 6C6	School	2 lokalen
Online	Zoom	Virtueel	10 verschillende tijdstippen/ 2 zoom accounts

De Vancouver locatie is in het onderwijscentrum van een kerk en heeft kleine klaslokalen die goed geschikt zijn voor onze studenten. Tevens is een grote ruimte onder de kerk beschikbaar voor onze culturele evenementen. Twee straten van deze locatie verwijderd is een park met speelgelegenheid die bij goed weer geschikt is voor buitenactiviteiten zoals het zomerkamp. Deze locatie is centraal gesitueerd en er zijn voldoende parkeermogelijkheden. Ook met het openbaar vervoer en de fiets is deze locatie goed bereikbaar.

De North Shore locatie is ook in een kerk. We beschikken daar over 2 volwaardige klasruimtes en kunnen we gebruikmaken van de grote zaal. De Kerk ligt tegenover een school waar we de speeltuin en het grasveld mogen gebruiken voor de buitenactiviteiten.  We verwachten dat we de komende twee of drie jaar groeien en meer ruimte nodig hebben. Er is ons een kans gegeven om de grote zaal erbij te huren. De huidige locatie is in Lynn Valley in North-Vancouver en is goed bereikbaar en heeft voldoende parkeermogelijkheden.

De Fraser Valley is binnen een basisschool die pas enkele jaren geleden is gebouwd en daardoor uitermate geschikt is voor de les. Deze locatie is op de grens van Surrey en Langley, goed bereikbaar en heeft voldoende parkeermogelijkheden. De school heeft speel- en sportplekken buiten en een kleine openlucht-klasruimte. Er wordt gezocht naar een tweede locatie in de Fraser Valley op verzoek van verschillende ouders omdat de Fraser Valley zelf een groot gebied bestrijkt.

Tot 2020 nam de online les plaats via Skype als privéles, maar we werken sinds de pandemie met Zoom en blijven altijd open voor verbetering. Het contract met Zoom is uitgebreid om met meerdere leerkrachten les te kunnen geven op hetzelfde tijdstip. Het overgrote deel van privéles dat voorheen in-persoon thuis werd verzorgd is nu online. Tevens zijn nu ook alle volwassen lessen sinds de pandemie online.

De Esdoorn is de eerste en enige NOB (Nederlands Onderwijs in het Buitenland) school in Canada en wij zullen de mogelijkheden om op andere locaties uit te breiden in de komende vijf jaar onderzoeken. In 2021 hebben we in Toronto lesgegeven, maar door zwangerschapsverlof van de leerkracht zijn we daar tijdelijk mee gestopt. De huidige groei is goed verlopen en we willen toekomstige fluctuatie van het formaat van de school graag goed kunnen begeleiden en daarvoor gestaag implementeren.

3   Sterkte-zwakteanalyse*

De school kent een aantal sterke kanten, maar ook een aantal punten die aandacht vragen. Veelal zijn sterke en zwakke kanten ook met elkaar verbonden. Zo is het personeel (de leerkrachten en de schoolleider) erg professioneel, maar zij werken grotendeels deeltijds. Er is hard gewerkt aan het aantrekken van leerkrachten met een onderwijsachtergrond. Tevens kan een hoofdwerkgever wel eens vragen dat de leerkracht meer gaat werken waardoor De Esdoorn een leerkracht kan verliezen. Er wordt nu dan ook jaarlijks bekeken of de school nieuwe leerkrachten op de invallijst kan verwerven, die dan ook als toekomstige vaste leerkracht zouden kunnen functioneren.

Tot schooljaar 2021-2022 waren bevoegde leerkrachten en schooldirecteuren meestal op een tijdelijk visum naar Canada gekomen. Dit zorgde voor groot verloop en veel inwerktijd door de voorzitter en de secretaris van het bestuur. Door de creatie van de twee posities schooldirecteur (administratief) en hoofdleerkracht (onderwijskundig) in 2022 hoopte het bestuur de continuïteit te waarborgen. De huidige hoofdleerkracht heeft een Permanent Visum voor Canada verkregen en kan dan ook langer blijven en de schooldirecteur heeft de Canadese nationaliteit.

Tevens heeft De Esdoorn een bestuur dat erg professioneel is en passen de specialiteiten van de bestuursleden goed bij de behoeften van de school. Het bestuur is vrijwillig. Tot nu toe was het mogelijk om als vervanging van bestuursleden ook weer bekwame nieuwe leden te kunnen werven. Het vergt echter voortdurende aandacht om ervoor te zorgen dat bestuursleden niet te veel werk hebben vanuit De Esdoorn, ondersteund worden waar dat kan en nodig is en vervangen worden wanneer die tijd gekomen is.

Het vinden en behouden van een geschikte locatie heeft in het verleden veel tijd en inzet gevergd. De school heeft hierbij al zijn contacten en mogelijkheden benut en door dit werk, samen met wat geluk, zijn er drie schoollocaties waarvan het functioneren tevreden stemt. Maar het vinden van een bruikbare en betaalbare locatie is waarschijnlijk een van de moeilijkste factoren op dit moment.

Tot op heden hebben wij geen andere bibliotheek in Canada gevonden die de collectie van kinderboeken heeft die wij hebben. De Esdoorn boekencollectie is tot stand gekomen door donaties van boeken en tijdsinvestering door hoofdzakelijk ouders en bestuursleden, en andere donateurs. De Vancouver locatie is de enige locatie met ruimte voor de bibliotheek. Leerkrachten nemen van hier boeken mee voor kinderen op andere locaties. Voor een kleine jaarlijkse donatie kunnen mensen die niet naar onze school gaan, toch boeken lenen bij De Esdoorn bibliotheek. Wij zouden in de toekomst graag meer ruimte willen voor de bibliotheek, alsook ruimte op meer locaties. Ook zijn we aan het onderzoeken hoe mensen onze collectie online kunnen bekijken.

De Esdoorn is een gemeenschap. Culturele dagen worden regelmatig georganiseerd in samenwerking met de bredere gemeenschap. Ook ouders binnen de school zijn vaak onderdeel van andere culturen. Er zijn niet alleen gemengde gezinnen met ouders van buiten Nederland. Ook hebben wij buitenlandse ouders die voor enige tijd in Nederland gewoond hebben en de Nederlandse taal en cultuur willen behouden voor hun kinderen. Dit alles zorgt voor een prachtig gevarieerde gemeenschap die ons steunt door vrijwilligerswerk en donaties. Wij zijn ons bewust dat we dit moeten koesteren zodat vrijwilligers niet uitgeput raken van het werk. Wij willen continu leren hoe we de vrijwilligers kunnen blijven motiveren en stimuleren om zo altijd een gezellige plek te blijven om samen aan de Nederlandse cultuur en taal te werken.

De samenwerking met Nederlandse organisaties bewerkstelligen wij door samen activiteiten te organiseren en elkaar te promoten binnen onze eigen gemeenschap. Zo hebben wij een maandelijkse nieuwsbrief waar wij kunnen schrijven over andere organisaties en zo verschijnen wij ook in de nieuwsbrief van andere organisaties. Eveneens hebben wij regelmatig contact met het Nederlandse Consulaat. De voorzitter van het bestuur heeft regelmatig overleg met de voorzitters van drie Nederlandse organisaties (Dutch BC, Dutch Network en Dutch Business Club) en de schooldirecteur met de Belgische organisaties. (Belgian Business Club, Belgian Canadian association of BC)

De Esdoorn hoopt in de toekomst te kunnen samenwerken waar dat nodig en mogelijk is. Zo hopen we met de lokale School Board te bespreken of het mogelijk is om Nederlands een erkende cursus te maken binnen het curriculum van de Canadese high schools. Ook kunnen we verder kijken hoe wij onze ervaring kunnen gebruiken om andere gemeenschappen in Canada te ondersteunen in het opzetten van een not-for-profit cultuur en taalschool.

We willen onze groei niet te snel laten verlopen zodat we continu goede controle houden op het proces. We zijn van plan om stappen in onze groei met bedachtzaamheid te ondernemen.

De school biedt ook Nederlandse taallessen aan voor volwassenen. Deze lessen zijn noodzakelijk om de school financieel rendabel te maken, aangezien de groepslessen aan kinderen niet kostendekkend zijn. Eén van de leerkrachten vond het lesgeven aan volwassenen dermate leuk dat ze haar eigen bedrijf heeft opgezet in 2022 en daarnaast, in overleg, les aan kinderen bleef geven voor de school. Na 1 jaar besloot ze alleen les te gaan geven via haar eigen bedrijf. Er zijn meerdere instituten, zoals de Universiteit van British Columbia, die de Nederlandse taal aan volwassenen aanbieden. Daarin zijn we als school onze weg aan het vinden.

In schema:

STERKE KANTEN SCHOOL	ZWAKKE KANTEN SCHOOL
Professioneel personeel Professioneel bestuur Goede locaties Uitgebreide bibliotheek Enthousiaste vrijwilligers Goede lokale samenwerking	Personeel grotendeels part-time. Bestuur bestaat uit drukke professionals Moeilijk om betaalbare locaties te vinden Ruimte voor bibliotheek en op een locatie Lange termijn motivatie van vrijwilligers Visum voor leerkrachten
KANSEN	BEDREIGINGEN
Groei en samenwerking NTC school Doorgaande leerlijn peuter tot volwassenen Betrokken en enthousiast team	Te snel veranderen/groeien Andere scholen/instituten die Nederlandse taallessen aan kinderen en volwassenen bieden

4   Missie

De missie van de Esdoorn is het aanbieden van kwaliteitsonderwijs in Nederlandse taal en cultuur voor iedereen in een leuke omgeving.

De Esdoorn verzorgt lessen in de Nederlandse taal- en cultuur voor kinderen van de leeftijd van 2.5 tot 18 jaar met Nederlandse/Vlaamse familiebanden. De missie van de Esdoorn is om kwalitatief goed onderwijs te geven in het primair onderwijs, dat zoveel mogelijk aansluit bij het onderwijs in Nederland/België. Ons onderwijs is gericht op instroming in het Nederlands/Belgisch onderwijs bij terugkeer door de families naar deze landen. Tegelijkertijd willen we de leerlingen de mogelijkheid bieden om herkenning en plezier te vinden in de Nederlandse taal en cultuur met leeftijdsgenoten.

  “Be a thriving language and culture school with sustainable programs and services across Canada.”

5   Parels*

Parel 1:

De school heeft zich de afgelopen twee jaar gericht op het aannemen van de juiste leerkrachten en het resultaat daarvan is dat we een team hebben met 4 Nederlands bevoegde leerkrachten.

Parel 2:

Ondanks alle personeelswijzigingen in de afgelopen vier jaar heeft de school de positieve lijn doorgezet en is er een groot gemeenschapsgevoel waar iedereen zich betrokken voelt bij de school en gemotiveerd is de school te blijven verbeteren.

De school is begonnen met voortgezet onderwijs aan te bieden in het schooljaar 2023-24 en heeft sinds 1 september 2025 een VO Brin nummer verkregen.

Andere kleine pareltjes zijn:

 Actief in vier locaties: Vancouver, Fraser Valley, North Vancouver & online

 Goede relaties met het consulaat en Nederlandse en Belgische organisaties

 Ouders zijn actief in de school

 De bibliotheek met meer dan 2000 boeken

 Continu gegroeid met  bijkomende locaties

*  Continu gegroeid in studentenaantal tot en met 2024, sindsdien stabiele groei.

 Er wordt planmatig aan verbetering gewerkt

 De professionele kwaliteitscultuur is blijvend in ontwikkeling

*  Leerlingen staan centraal

 Leerkrachten trachten het aanbod af te stemmen op de behoefte van de leerlingen

*  Het aanbod wordt zoveel als mogelijk afgestemd op het leerlingen aanbod

 Er wordt nadruk gelegd op teamwerk en betrokkenheid

 Cultuurdagen worden samen georganiseerd met andere Nederlandse organisaties

6   Visie

6. 1 De visie van de school

De visie van de school is het volgende: De Nederlandse gemeenschap verbinden met kwalitatief taal- en cultuuronderwijs in alle leeftijdsgroepen.

Doelen van de komende vier jaar zijn:  Groeien met intentie

 Bouwen/ontwikkelen van de infrastructuur voor HR, IT en marketing

 Bouwen/ontwikkelen van het support netwerk van sponsoren en vrijwilligers

“Quality Dutch language and culture programs for anyone who wants to learn Dutch and connect with the Dutch-speaking community.”

7   Onderwijskundig beleid

De primaire doelstelling van De Esdoorn is het waarborgen van voldoende taalkennis bij alle leerlingen, zodat zij in staat zijn om een eventuele vervolgopleiding in Nederland of België succesvol voort te zetten of te kunnen starten. Daarnaast streeft De Esdoorn naar het bevorderen van culturele kennis over het thuisland en de familie- en vriendenkring als essentieel onderdeel van hun onderwijservaring. De taalvaardigheid fungeert als een fundament dat de connectie van de kinderen met hun oorsprongslanden versterkt.

De school hanteert het Expliciete Directe Instructie model als onderwijsmodel, gericht op effectieve en efficiënte lesmethoden. Ons doel is om alle kinderen actief te betrekken en te stimuleren. Naast het technische aspect van de taal leggen we nadruk op het ontwikkelen van de expressieve vaardigheden van de kinderen, met speciale aandacht voor het taalgebruik tijdens diverse opdrachten. Hierdoor leren de leerlingen zich op een betekenisvolle wijze uit te drukken.

7. 1 Gebruik van de onderwijstijd

De Esdoorn zorgt ervoor dat er voldoende tijd is voor de leerlingen om zich het leerstofaanbod eigen te kunnen maken en houdt zich daarbij aan de richtlijn van het NOB van een minimum aantal gewenste onderwijsuren van 120 uren per jaar. Hiervan zijn 100 voor taal en 20 voor cultuur gereserveerd

(83 uren les, 37 uren huiswerk, 20 uren culturele activiteiten = 140 uur).

Kinderen krijgen op school instructies en maken daarnaast opdrachten. Thuis werken zij verder en kunnen dit zelfstandig, omdat ze de instructie al hebben gehad. Op dinsdag, woensdag en donderdag geven wij  2 uur en 15 minuten les, aangevuld met ongeveer een 1 uur huiswerk per week, verdeeld over 37 lesweken.

Het taalonderwijs bestaat uit de volgende onderdelen:

• mondelinge taalvaardigheid
• woordenschat
• taalbeschouwing
• spelling
• begrijpend en technisch lezen.

Daarnaast organiseert De Esdoorn vijf cultuurdagen van 4 uur ( 5 x 4 = 20 uren) (kinderboekenweek, Sinterklaas, schaatsen, Koningsdag en een verrassingsdag.

Als school is er besloten dat alle leerlingen vanaf groep 3 wekelijks huiswerk zullen ontvangen. Het is begrijpelijk dat kinderen in Nederland, ondanks het wekelijkse taalonderwijs van acht uur en hun woonomgeving waarin Nederlands wordt gesproken, soms al moeite kunnen hebben met het behalen van de kerndoelen voor de Nederlandse taal. Het feit dat NTC-leerlingen deze doelen moeten behalen binnen een beperkte tijd van twee uur per week, dwingt de school om de onderwijstijd optimaal te benutten en prioriteiten te stellen in het lesmateriaal. Daarnaast erkent De Esdoorn dat de ontwikkeling van het kind sterk afhankelijk is van de betrokkenheid van de ouders, met name op het gebied van Nederlands spreken, lezen en het begeleiden van huiswerk.

7. 2 Pedagogisch handelen

Het pedagogische klimaat in Canadese scholen verschilt van dat in Nederlandse/Belgische scholen. Nederlandse/Belgische leerkrachten staan bekend om hun directe aanpak en duidelijke communicatie, in tegenstelling tot Canadese leerkrachten. Als NTC-school streeft De Esdoorn ernaar zoveel mogelijk in lijn te handelen met de gebruiken op de lokale dagscholen. Dit biedt leerlingen een consistente dagindeling, en voor leerkrachten is het gemakkelijker om uit te gaan van bekende situaties voor de leerlingen.

Desondanks koestert De Esdoorn als school haar eigen identiteit en tracht het verschil tussen de Canadese-aanpak en de Nederlandse/Belgische manier van lesgeven uit te leggen. Ervaring heeft geleerd dat leerlingen hier flexibel mee omgaan en zich goed kunnen aanpassen.

De Esdoorn benadrukt zowel tegenover leerlingen als ouders dat problemen of situaties te allen tijde bespreekbaar zijn. De school staat klaar om te helpen bij het oplossen van problemen en het vinden van passende oplossingen.

7. 3 Didactisch handelen

Fysieke leeromgeving

De leeromgeving is een belangrijk ontwikkelpunt voor de Esdoorn. Momenteel wordt er fysiek les gegeven op drie locaties in en rond Vancouver: Surrey (Fraser Valley), Vancouver en Noord Vancouver (North Shore).

• Surrey: Hier geven wij les in een basisschool, waarbij iedere groep een eigen lokaal heeft. Dit geeft een sterk schools gevoel en is voor ons ideaal
• Vancouver: deze lessen bevinden zich in het educatieve gebouw van een kerk, waar we momenteel beschikken over vijf afzonderlijke lokalen voor verschillende groepen. Deze lokalen mogen naar eigen inzicht worden ingericht, maar de lokalen zijn niet heel ruim. Hierdoor kan het soms wel krap worden bij een grotere groep.
• Noord Vancouver: Wij maken gebruik van twee ruime lokalen in een kerk, voorzien van tafels, stoelen en een bord. We hebben hier drie groepen, waardoor twee groepen een lokaal moeten delen. Dit is soms lastig, maar vanwege financiële redenen is het huren van een derde lokaal momenteel niet haalbaar.

Leerkrachten

De afgelopen drie jaar heeft de school een aanzienlijke groei doorgemaakt, zowel in het aantal leerlingen als in het uitgebreide lesaanbod. Op alle locaties hebben we een andere leerkracht toegewezen aan de kleuter- en peutergroepen, die nauw met elkaar samenwerken. Op alle locaties geeft de hoofdleerkracht les aan de basisschoolleerlingen in groep 4-8 en de VO-leerlingen. In Surrey hebben we ook een Hotel Hallo groep die dit jaar van start is gegaan en daar hebben we ook een specifieke leerkracht voor die nauw samenwerkt met de leerkrachten die online Hotel Hallo onderwijs aanbieden. Verder hebben we voor groep 3 twee leerkrachten, een voor op de Vancouver locatie en een voor in Noord Vancouver.

Het huidige doel is het verbeteren van onze instructiemomenten. Omdat we werken met heterogene groepen, streven we naar de meest effectieve instructiemethoden. De voormalige schoolleiders hebben een cursus Expliciete Directe Instructie (EDI) gevolgd, die we nu aan het integreren zijn in de lessen. Tijdens observatiemomenten wordt beoordeeld waar en hoe deze methode het beste kan worden toegepast.

Naast aandacht voor de instructiemomenten blijft de school voortdurend op zoek naar manieren waarop leerlingen kunnen leren in de tijd dat ze geen directe instructie ontvangen. Er wordt nagedacht over het ontwikkelen van samenwerkingsopdrachten en over materialen waar de leerlingen zelfstandig aan kunnen werken.

Online lessen

Naast de fysieke lessen worden er ook online lessen aangeboden aan leerlingen in British Columbia en daarbuiten. Op dit moment worden er online lessen gegeven aan R1-R3 kinderen en aan groep 3 tot en met het VO. Ook volwassenen volgen bij ons online lessen. Wij geven zowel privéles als groepslessen. In overleg met de leerkracht en de ouders wordt er een tijd en dag uitgekozen die het beste schikt voor iedereen. Voor kinderen kan er gekozen worden uit een 5 en 10 lessenpakket. Voor groepslessen is het een jaarpakket. Binnen het pakket kan er gekozen worden voor lessen van 30, 50, 60 of 90 minuten. Voor R1 en R2 kinderen wordt dezelfde methode gebruikt als voor de kinderen in Nederland of België, namelijk Veilig Leren Lezen, Taal Actief en Nieuw Nederlands. Bij de R3 kinderen beginnen we met Hotel Hallo en vanaf 12 jaar gebruiken we Plein16. Wanneer de R3 kinderen het R2 niveau hebben bereikt, zullen ze ook overstappen naar de methodes voor de R1 en R2 kinderen. De lestijden online zijn korter dan de tijden op locatie, omdat het voor kinderen moeilijker is om online hun aandacht erbij te houden. Dit is ook een reden waarom we de groepen klein houden met maximaal vijf kinderen. De kortere tijd heeft geen invloed op de resultaten die we ook bereiken met de kinderen op locatie. Doordat er minder kinderen in de groep zitten kunnen we ook meer individuele begeleiding bieden. Voor online VO-lessen hebben wij een aangepast programma: 2 uur lestijd, waarvan 1,5 uur besteed wordt aan lesgeven, samen theorie en oefeningen doornemen en werken aan projecten. Het laatste half uur maken de leerlingen hun huiswerk onder begeleiding van de leerkracht. Dit is ingevoerd omdat VO-leerlingen vaak al veel schoolwerk hebben van hun dagschool en geen tijd hebben voor huiswerk van de Nederlandse school. Daarnaast werken wij met meer projecten om verschillende vaardigheden te oefenen en de lessen aantrekkelijker te maken. Sommige VO-leerlingen willen het CNAVT-examen afleggen. Voor deze leerlingen besteden wij in jaar 4 een half jaar aan Nieuw Nederlands en het laatste half jaar aan gerichte CNAVT-training.

In de volgende vijf jaren zouden wij de online lessen willen uitbreiden. Wij zouden graag willen uitbreiden naar de andere delen van Canada, zoals Vancouver Island. Ook technisch zouden we ons graag willen verbeteren. Door online methodes te gebruiken, zoals Nieuw Nederlands dat nu doet. Wij zijn in het schooljaar 2025-2026 overgestapt naar taal actief 5 en kunnen hierdoor de online versie gebruiken voor de kinderen die online les volgen.

Extra ondersteuning

Tot op heden hebben wij nog geen officieel zorgbeleid gehad. Wij hebben wel zorgleerlingen gehad, maar er was geen beleid op papier uitgeschreven. Tot nu toe hebben de leerkrachten zelfstandig aanpassingen gedaan om de kinderen te kunnen ondersteunen. Nu wij als school hard aan het groeien zijn, zullen we een handelingsplan opstellen die voor iedereen te volgen is. De Esdoorn heeft momenteel een leerkracht die specifiek is opgeleid om zorgleerlingen te ondersteunen. Zij zal helpen bij het opstellen van het handelingsplan.

7. 4 Ontwikkeling volgen

• Niet methode gebonden toetsen:

Momenteel worden in groep 3 t/m 8 en VO rond januari/februari DIA toetsen afgenomen.

Leerstofgebied	Toets	Groep	Afname
Spelling	DIA Spelling	3 t/m VO	jan/feb
Technisch Lezen	AVI	3 t/m VO	jan/feb
Begrijpend Lezen	DIA Begrijpend lezen	4 t/m VO	jan/feb

Indien nodig en wanneer er tijd voor is, willen we de DIA-spelling twee keer per jaar afnemen.

• Methode gebonden toetsen:

Er worden ook methodegebonden toetsen afgenomen. Bij groep 3 zijn dit de toetsen van de methode Veilig Leren Lezen, bij groep 4-8 de toetsen van Taal Actief 5 en bij VO de toetsen van Nieuw Nederlands. .

• Leerlingvolgsysteem

Wij gebruiken het leerlingvolgsysteem Questi om de ontwikkeling van onze studenten goed te kunnen volgen. Dit gebruiken wij voor al onze studenten. Dit is een veilige manier om alle gegevens van de kinderen op te slaan. Ook is het fijn om alles op een plek te hebben voor een goed overzicht. De ouder module is een module die ook erg praktisch is. Op latere datum zal worden bekeken of we deze module eveneens zullen opnemen.

Zowel het leerlingdossier als het leerlingvolgsysteem zijn toegankelijk voor leerkrachten en de schoolleider.

De volgende punten staan in het leerlingvolgsysteem:

• algemene informatie
  • toetsen (DIA en methodegebonden)
  • kopie van het rapport
  • eventuele handelingsplannen
  • aantekeningen oudergesprekken
• Oudergesprek

Tweemaal per jaar vindt er in oktober en maart een oudergesprek plaats om de voortgang van de leerling te bespreken. Aan het einde van het schooljaar, in juni, wordt een rapport meegegeven aan de leerlingen.

De kleuter/peutergroep wordt beoordeeld op basis van een observatielijst, die tijdens het oudercontact besproken wordt.

De toetsresultaten in het leerlingvolgsysteem worden tijdens de 10-minutengesprekken met de ouder van groep 3 en hoger gedeeld.

7. 5 Leerstofaanbod

De Esdoorn richt zich op de ontwikkeling van de Nederlandse taalvaardigheid en de culturele vorming van de leerlingen. Daarbij komen alle taaldomeinen aan bod. Daartoe bieden we een passend aanbod dat dekkend is voor de kerndoelen en referentieniveaus taal. Wij maken hiervoor gebruik van de NTC- Leerlijnen en SLO. Ons aanbod is evenwichtig verdeeld over de leerjaren en sluit aan bij de kenmerken van onze leerlingen.

Vanaf dit schooljaar (2025-2026) mogen wij ook het CNAVT afnemen. Wij hebben nu een examinator, maar dit schooljaar zal er nog een bijkomen die ook de cursus gaat volgen tot examinator. Hierdoor kunnen onze leerlingen/studenten bij ons de toetsen afleggen.

7. 6 Nederlands taalonderwijs

We maken daarvoor gebruik van de volgende lesmethodes:

• Peuters en Kleuters: wij hebben ons eigen curriculum opgesteld a.d.h.v. SLO-doelen
• Groep 3: Veilig Leren Lezen (Kim versie)
• Groep 4 t/m 8: Taal Actief (versie 5)
• VO: Nieuw Nederlands versie 7

Peuters

Domein	Lesprogramma
Lezen	Schoolbibliotheek
Mondelinge taalvaardigheid	Eigen curriculum
Woordenschat	Eigen curriculum

Richting 1 en 2 basisonderwijs

Groepen 1 en 2

Domein	Lesprogramma
Lezen	Schoolbibliotheek
Mondelinge taalvaardigheid	Eigen curriculum
Schrijven	Eigen Curriculum
Woordenschat	Eigen curriculum

Groep 3

Domein	Lesprogramma
Begrippen en taalverzorging	Veilig Leren Lezen (VLL)
Lezen	Schoolbibliotheek en VLL
Mondelinge taalvaardigheid	Veilig Leren Lezen
Schrijven	Veilig Leren Lezen
Woordenschat	Veilig Leren Lezen

Groep 4 t/m 8

Domein	Lesprogramma
Begrippen en taalverzorging	Taal Actief 5
Lezen	Schoolbibliotheek en Taal Actief
Mondelinge taalvaardigheid	Taal Actief 5
Schrijven	Taal Actief 5
Woordenschat	Taal Actief 5

Richting 3 basisonderwijs

Groepen 3 t/m 8

Domein	Lesprogramma
Lezen	Hotel Hallo
Mondelinge taalvaardigheid	Schoolbibliotheek en Hotel Hallo
Schrijven	Hotel Hallo
Woordenschat	Hotel Hallo

Voortgezet Onderwijs

Domein	Lesprogramma
Begrippen en taalverzorging	Plein 16
Lezen	Plein 16
Mondelinge taalvaardigheid	Plein 16
Schrijven	Plein 16
Woordenschat	Plein 16

Voortgezet Onderwijs

Domein	Lesprogramma
Begrippen en taalverzorging	Nieuw Nederlands
Lezen	Nieuw Nederlands en schoolbibliotheek
Mondelinge taalvaardigheid	Nieuw Nederlands
Schrijven	Nieuw Nederlands
Woordenschat	Nieuw Nederlands
Vanaf tweede helft jaar 4	CNAVT oefeningen

7. 7 Cultuuronderwijs

Ons cultuuronderwijs bestaat grotendeels uit vijf cultuurdagen die gedurende het schooljaar op verschillende momenten centraal staan.

 Oktober: Kinderboekenweek

 November/december: Sinterklaas

 Februari: Schaatsen

 April: Koningsdag

 Juni: verrassingsdag.

Tijdens onze jaarlijkse cultuurdagen verwelkomen wij niet alleen onze eigen schoolgemeenschap, maar openen we ook onze deuren voor kinderen en families van buiten de school. Deze dagen zijn gewijd aan het verkennen en vieren van zowel de Nederlandse alsook de Belgische cultuur. Door middel van diverse activiteiten, zoals het spelen van karakteristieke Hollandse en Vlaamse spelletjes, het creëren van knutselwerkjes en het genieten van typisch Nederlandse en Belgische snacks, willen we een inclusieve en verrijkende ervaring bieden. Deze cultuurdagen dienen als een gelegenheid om verbindingen te leggen, culturele uitwisseling te bevorderen en een sfeer van samenhorigheid te creëren.

Momenteel ligt de nadruk voornamelijk op de Nederlandse cultuur. De school streeft ernaar om vanaf het schooljaar 2025-2026 geleidelijk aan ook meer aandacht te besteden aan de Belgische/Vlaamse cultuur, waardoor een breder cultureel perspectief wordt geïntegreerd.

Naast de jaarlijkse cultuurdagen wordt ook in de reguliere lessen expliciet aandacht besteed aan cultuur. De woordenschatlessen worden bijvoorbeeld gekoppeld aan thema’s als ‘dodenherdenking en bevrijdingsdag’. En in de taallessen worden zowel Nederlandse als Belgische verhalen gelezen en wordt er aandacht besteed aan het oefenen van spreekwoorden en gezegdes die relevant zijn voor beide culturen. Voor de oudere groepen maken we ook gebruik van de Canon van Nederland.

8   Personeelsbeleid

Doelstelling

Zoals hierboven te lezen is, is de school snel gegroeid en dat gaat soms gepaard met groeipijnen. Ons motto voor de aankomende jaren is dan ook: Groeien met beleid en stabiliteit.

Voor de periode 2024-2028 heeft de Esdoorn de onderstaande personeelsdoelen gesteld:

• Het creëren van goede arbeidsvoorwaarden en een duidelijke rechtspositionele basis die zekerheid biedt en perspectieven geeft voor zowel het onderwijzend als het ondersteunend en leidinggevend personeel.
• Het bevorderen van een goede werksfeer en een goed werkklimaat, waarin het personeel tot z’n recht komt, zich geaccepteerd en veilig voelt en waar samenwerking bevorderd wordt.
• Het verbeteren en optimaliseren van de kwaliteit van de arbeid.
• Het realiseren van een effectieve inzet van mensen ten behoeve van de doelstelling van de school: het verzorgen van kwalitatief goed onderwijs.

Korte terugblik

Oud-bestuurslid, Stefanie Goertzen, heeft in samenwerking met de huidige schooldirecteur in 2022 en 2023 het personeelsbeleid vormgegeven en geformaliseerd. Dit heeft geresulteerd in het onderstaand beschreven actuele personeelsbeleid:

• Personal Information Privacy Policy
• Respectful Workplace Policy with Respectful Workplace Procedure and Complaint Form
• Code of Conduct Policy
• Health and Safety Policy, including form
• Substance Abuse Policy
• Use of De Esdoorn Property Policy

Aanvullend zal in 2025 aan het bestaande personeelsbeleid een nieuwe policy worden toegevoegd waarin performance management centraal staat.

Bekwaamheid

De Esdoorn streeft ernaar hoogwaardig onderwijs te bieden door gekwalificeerde medewerkers aan te trekken en te behouden. Ons uitgangspunt is dat alle leerkrachten bevoegd zijn. Het beperkte aantal beschikbare leerkrachten in Vancouver en omgeving vormt een uitdaging, maar desondanks legt De Esdoorn nieuwe leerkrachten voor groep 3 en hoger de eis op dat zij in het bezit zijn van een onderwijsbevoegdheid voor het primair onderwijs. Indien zij zij-instromers zijn, dienen zij de intentie te hebben om deze bevoegdheid te behalen.

Momenteel heeft de school acht leerkrachten en één hoofdleerkracht in dienst. Van deze negen leerkrachten hebben vier een PABO-bevoegdheid. Alle leerkrachten hebben ervaring met lesgeven: 1 werkt reeds 5 jaar bij De Esdoorn, 1 heeft ervaring in lesgeven in het lesgeven aan bij-klassen, 2 hebben onder begeleiding van de hoofdleerkracht zich gevormd tot zelfstandige leerkrachten en 1 was leerkracht bij De Esdoorn 5 jaar geleden. De niet bevoegde leerkrachten geven les aan de peuter/kleuterklas, de R3 groep en de meest ervaren aan groep 3 en 4. Alle niet bevoegde leerkrachten staan onder intensieve begeleiding van de hoofdleerkracht. De leerkrachten worden aangemoedigd om het bekwaamheidstraject bij het NOB te volgen.

Het personeelsbestand van leerkrachten is vrij stabiel. Van de negen leerkrachten wonen er 7 al minstens vijf jaar in British Columbia, Canada. 1 woont reeds 3 jaar in Alberta en 1 is in BC op basis van een tijdelijk visum.

De hoofdleerkracht is bevoegd voor het voorbereiden van lessen en de toepassing van de lesstof voor elke klas en locatie. Tevens fungeert deze als het eerste aanspreekpunt voor de leerkrachten binnen de organisatie.

De Esdoorn heeft momenteel diverse leerlingen in het Voortgezet Onderwijs en heeft hiervoor 1 bevoegde leerkracht VO in dienst.

8.1 Professionalisering

Binnen de Esdoorn hechten wij belang aan het professionaliseren van het onderwijs. Door kwalitatief goed onderwijs aan te bieden, wordt het voor ouders aantrekkelijker om hun kinderen Nederlandse les te laten volgen bij de Esdoorn, waardoor er hopelijk ook meer leerlingen zullen komen. De leerkrachten zijn de bouwstenen van de school. Zij zetten hun professionele vaardigheden in om goede lessen te geven en de school verder te laten groeien. De professionele ontwikkeling van zowel de schoolleider als de leerkrachten is daarom van groot belang. Activiteiten die de professionele ontwikkeling ondersteunen zijn:

1. Duidelijke taakverdeling en overlegstructuur onderwijzend personeel

De dagelijkse operationele taken zijn gesplitst tussen de schoolleider en de hoofdleerkracht. De schoolleider en de hoofdleerkracht hebben wekelijks overleg en bespreken de dagelijkse gang van zaken en uitvoering. De hoofdleerkracht is daarbij het eerste aanspreekpunt voor de leerkrachten en de schoolleider heeft op vaste momenten overleg met het schoolbestuur. Deze taakverdeling heeft het voornaamste voordeel dat de schoolleider zich voornamelijk kan richten op strategische taken en de hoofdleerkracht zich kan toespitsen op de onderwijskundige taken.

Er is een overdracht handleiding opgesteld voor de functie van schoolleider. Hierdoor is deze functie in de toekomst gemakkelijker overdraagbaar. Vervolgens zal gewerkt worden aan een overdracht handleiding voor de hoofdleerkracht. Het doel is beide handleidingen afgerond te hebben voor het einde van het schooljaar 2025-2026.

De rol van hoofdleerkracht is essentieel binnen de Esdoorn aangezien er naast drie fysieke leslocaties ook nog online lessen verzorgd worden. De hoofdleerkracht staat in voor de inhoud en controle van zowel de fysieke als de online lessen. De expertise van de huidige hoofdleerkracht wordt momenteel ingezet door leerkrachten te helpen met het ontwerpen van lesplanningen, tips te geven voor een goede klassenstructuur, en het delen van lesbronnen en ideeën. De maandelijkse teamvergaderingen van de leerkrachten en schoolleider zijn een uitstekend moment om onderlinge kennisoverdracht te doen, en mogelijke casussen te bespreken.

2. Bijscholing

Individuele opleidingswensen passend bij de realisatie van de organisatiedoelstellingen worden waar mogelijk gefaciliteerd. De leerkrachten worden aangemoedigd relevante cursussen en workshops, die door het NOB/Globus worden aangeboden, te bekijken en zich daarmee bij te scholen. Maar ook andere cursusmogelijkheden, zoals bijvoorbeeld die van het Centrum voor Taal en onderzoek van de KULeuven (de Koala test) kunnen worden geraadpleegd door leerkrachten van kleuters in hun laatste kleuterjaar.

Leerkrachten wordt tevens gevraagd minimaal 2 uur per jaar bijscholing te volgen en deze kennis tijdens de maandelijkse teammeeting te delen met de andere leerkrachten.

3. Kennisdeling

Leren vindt daarnaast veelal met elkaar en binnen de school plaats, bijvoorbeeld in de vorm van teamleren tijdens de maandelijkse teamvergaderingen met de leerkrachten en de schoolleider. Dit zijn uitstekende momenten om onderlinge kennisoverdracht te doen en mogelijke casuïstiek te bespreken.

Naast deze onderlinge kennisdeling is er sinds enige tijd ook een bibliotheek voor leerkrachten. Deze bibliotheek in het schooljaar 24-25 iets uitgebreider. Het gebruik van deze bibliotheek is nog onvoldoende, er zijn slechts 2 leerkrachten die er gebruik van maken. Samen met de bibliothecaris wordt – na een evaluatie- gekeken hoe we dit kunnen verbeteren.

In het schooljaar 2022-2023 is het initiatief gestart voor het verstrekken van een educatieve nieuwsbrief bestemd voor leerkrachten. Dit initiatief is echter “on hold” gezet, hoewel de reactie van de leerkrachten positief was, werd de vermelde informatie weinig gebruikt. Mogelijk is een persoonlijke en snellere informatieoverdracht nodig aangezien de meeste van de leerkrachten reeds een vrij drukke baan hebben naast De Esdoorn.

4. Netwerken

Om de verdere professionalisering van onze school te bevorderen, is het van essentieel belang dat we ons netwerk blijven uitbreiden. De maandelijkse NTC-USA CANADA meetings vormen een waardevolle bron van informatie. Tijdens deze vergaderingen stellen de vertegenwoordigers van de scholen elkaar vragen waarop gezamenlijk gezocht wordt naar antwoorden. Voorbeelden van gestelde vragen zijn: welk toetssysteem wordt er gevolgd en waarom, hoe worden examens georganiseerd, welke studierichtingen bieden we aan en waarom, en vragen met betrekking tot verzekering en verloning.

Deze interactieve uitwisseling van kennis en ervaring draagt bij aan een versterking van ons onderwijsnetwerk en draagt bij aan de continue verbetering van ons onderwijsaanbod.

De schoolleider heeft tevens in de zomer van 2025 de NOB bijscholingsdagen in Nederland bijgewoond. De tweedaagse jaarlijkse bijscholing, georganiseerd door de NOB stichting in Nederland, omvat twee aspecten. Enerzijds biedt het de mogelijkheid om verschillende workshops bij te wonen; in 2025 heeft de schoolleider een cursus en workshop “Verbindende communicatie voor mensen, teams en organisaties ” gevolgd. Anderzijds fungeert het als een moment van netwerken, zowel met de NOB en inspectie als met andere schoolleiders en leerkrachten. Door deze interactie is er een nauwere band ontstaan tussen de Esdoorn en de NTC school Seattle en werken we inmiddels op verschillende vlakken samen.

Daarnaast hebben een leerkracht, de hoofdleerkracht en de schoolleider de regiobijeenkomst in Washington DC in oktober 2023 bijgewoond. De regiobijeenkomst wordt jaarlijks georganiseerd door NTC NY of NTC Washington. In 2023 heeft de schoolleider de workshops gevolgd, georganiseerd door het NOB zelf en specifiek gericht naar de schoolleiders toe. Bijvoorbeeld ouderbetrokkenheid, onderwijsvormen, teambuilding, toekomstbestendigheid van de school. De hoofdleerkracht en leerkracht hebben de workshops gevolgd over ”het technisch lezen” en de “expliciete directe instructie methode” in de klas. Deze informatie is al dan niet nieuw voor de deelnemers maar het belangrijkste hiervan is dat het werkelijk gezien wordt in toepassing op een NTC school. De inzichten hiervan zijn tijdens de teamvergaderingen met de overige leerkrachten gedeeld.

5. Beoordelingscyclus

Tot slot is de school in het schooljaar 2025-2026 gestart met een performance managementcyclus. Het doel van deze performance managementcyclus is om de prestaties van onze medewerkers te monitoren, evalueren en ontwikkelen, zodat zowel de individuele doelen als de organisatiedoelen beter worden bereikt. Het is een continu proces dat gericht is op groei, ontwikkeling, en resultaatgericht werken en helpt bij de verdere professionalisering van de school. Een visuele weergave van de beoordelingscyclus is hieronder weergegeven.

In-, door-, en uitstroom personeel

De Esdoorn heeft de wens te beschikken over onderwijs bekwaam personeel. Om deze ambitie te realiseren is de begeleiding van zowel nieuwe als bestaande leerkrachten essentieel.

1. Instroom

De schoolleider is verantwoordelijk voor de onboarding van nieuwe leerkrachten. Ter verbetering van de onboarding van nieuwe leerkrachten is aan het begin van het schooljaar 2025/2026 de onboarding checklist herzien. De onboarding bestaat nu uit diverse vaste momenten gedurende het eerste jaar waarop de nieuwe leerkracht centraal staat. Deze vaste momenten vinden plaats voor de eerste schooldag, tijdens de eerste schooldag, na afloop van de eerste werkweek, na afloop van de eerste maand, na een half jaar en aan het einde van het eerste schooljaar. Hieronder is kort weergegeven wat op welk moment centraal staat.

Voor aanvang eerste werkdag

Voor de start ontvangt de nieuwe leerkracht een welkomstpakket met alle benodigde documenten en informatie. Het team, bestuur, ouders en kinderen worden geïnformeerd over de komst. Er wordt een buddy toegewezen, een persoonlijk dossier aangemaakt en een inwerkprogramma opgesteld en gedeeld, inclusief kennismakingen, schoolinformatie en eventuele trainingen. Ook worden de digitale toegang en communicatiemiddelen klaargezet.

Tijdens de eerste werkdag

Op de eerste dag worden alle documenten gecontroleerd en ondertekend, en vindt een officiële introductie plaats binnen het team en de school. De nieuwe leerkracht krijgt een rondleiding en maakt kennis met de belangrijkste personen en de schoolomgeving. Aan het einde van de eerste werkweek

Na de eerste week wordt bekeken of alle administratieve zaken volledig zijn afgerond. De nieuwe leerkracht maakt kennis met de toegewezen buddy en er volgt een eerste korte evaluatie om ervaringen en vragen te bespreken. De hoofdleerkracht beslist of de leerkracht klaar is om een klas te leiden. Indien de leerkracht reeds ervaring heeft zal deze meestal onmiddellijk een klas toegewezen krijgen. Indien de leerkracht nog geen leservaring heeft wordt door de hoofdleerkracht een planning gemaakt hoe de nieuwe leerkracht ingewerkt zal worden.

Na een maand

Na een maand wordt een check-in gehouden om te kijken hoe het met de leerkracht gaat. Er wordt gekeken naar voortgang en mogelijke extra ondersteunings- of trainingsbehoeften. Ook wordt feedback gevraagd over het inwerkproces.

Na een half jaar

Na zes maanden vindt een uitgebreid evaluatiegesprek plaats, gericht op prestaties, integratie en tevredenheid binnen de organisatie.

Na een jaar

Na een jaar wordt stilgestaan bij het jubileum en wordt de inzet van de leerkracht gewaardeerd, bijvoorbeeld met een persoonlijk bedankje of kaart.

2. Doorstroom

Dagelijkse aansturing

De hoofdleerkracht houdt het overzicht in het onderwijsteam en begeleidt de leerkrachten waar nodig met ondersteuning van de schoolleider. De hoofdleerkracht is eveneens het eerste aanspreekpunt voor alle leerkrachten.

De leerkrachten krijgen aan het begin van het schooljaar elektronisch een ‘leerkrachtenmap’ toegezonden. Deze handleiding voor leerkrachten is samengesteld zodat een ieder over dezelfde noodzakelijke informatie beschikt voor de uitvoering van de onderwijstaken. Aanpassingen aan deze informatiemap zijn de verantwoordelijkheid van de schoolleider en worden jaarlijks uitgevoerd indien nodig of op verzoek van de leerkrachten.

Voor aanvang van het nieuwe schooljaar vindt onder leiding van de schoolleider en de hoofdleerkracht een jaarlijkse bijeenkomst plaats voor al het onderwijzend personeel om de doelstellingen van het komend jaar te bespreken. Daarnaast vindt maandelijks en onder leiding van de hoofdleerkracht en in het bijzijn van de schoolleider teamoverleg plaats.

Beoordeling en Functioneren

Onder leiding van de hoofdleerkracht vinden in de maand november functioneringsgesprekken met de leerkrachten plaats. Het functioneringsgesprek is een periodiek, tweerichtingsgesprek tussen medewerker en leidinggevende, gericht op de samenwerking, het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker. Het gesprek is toekomstgericht, biedt ruimte voor wederzijdse feedback en heeft als doel het bevorderen van groei, motivatie en werkplezier.

De schoolleider heeft een functioneringsgesprek met de hoofdleerkracht.

In de maanden april/mei vinden eveneens onder leiding van de hoofdleerkracht beoordelingsgesprekken met dezelfde leerkrachten plaats. Dit gesprek is een jaarlijks formeel moment waarbij de leidinggevende terugblikt op de prestaties van de leerkracht en de eerder opgestelde individuele doelstellingen. Op basis van vooraf afgesproken doelen en criteria (functieomschrijving) wordt een beoordeling gegeven die wordt vastgelegd in het personeelsdossier. Ook worden afspraken gemaakt voor de toekomst.

De beoordelingsgesprekken worden in het bijzijn van de schoolleider gevoerd.

Aan het einde van het schooljaar vindt tot slot nog een afsluitende activiteit en lunch plaats met zowel het onderwijzend, het ondersteunend personeel en het bestuur.

Afwezigheid

Bij afwezigheid van leerkracht, zorgt de hoofdleerkracht in overleg met de leerkracht voor vervanging. Doel hiervan is lesuitval te voorkomen. Bij langdurige afwezigheid worden de ouders tijdig geïnformeerd over de wijze van vervanging.

Lesuren en vergoeding

Met iedere leerkracht binnen de Esdoorn wordt een vast contract afgesloten waarin de uren worden vastgelegd. Het aantal lesuren verschilt per leerkracht en varieert van 3 tot 30 uur per week. Het uurloon voor leerkrachten binnen de Esdoorn is afhankelijk van de ervaring waarmee men start. Hierdoor is er enige groeimogelijkheid binnen de functie. In het kader van gelijkheid is in schooljaar 2024/2025 is de vergoeding voor lesvoorbereiding gelijkgetrokken voor alle docenten. Gedurende het schooljaar 2025/2026 zal verder gekeken worden naar ruimte in beloning door onder andere een vergelijking te maken met andere NTC scholen. Ook wordt gekeken of er ruimte is voor salarisschalen binnen de school.

Opleidingskosten zullen waar mogelijk vergoed worden door de school. De doelstelling om dit voor het einde van 2024 verder uit te werken en vast te leggen in een studiekostenregeling voor medewerkers is verschoven naar het einde van het schooljaar 2025/2026.

3. Uitstroom

De schoolleider is verantwoordelijk voor de administratieve offboarding in het geval een medewerker uitstroomt. Naast deze administratieve afronding wordt eveneens met iedere vertrekkende leerkracht een exit interview gepland met de HR vertegenwoordiger. Een uitwerking van dit gesprek wordt gedeeld met de schoolleider en het bestuur. De informatie wordt eveneens gebruikt voor het aanstellen van nieuwe medewerkers en het mogelijk verbeteren van interne procedures.

Personeelsplanning

De Esdoorn heeft als doelstelling enkel leerkrachten in te zetten met minimaal een PABO diploma of gelijkwaardig voor leerlingen vanaf groep 3. Als NTC school is dit een ambitieus plan. Tot op heden zijn we daar nog niet in geslaagd. De niet bevoegde leerkrachten die lesgeven aan groep 3, zijn opgeleid door de hoofdleerkracht en worden strikt opgevolgd. De Esdoorn blijft de niet-bevoegde leerkrachten aanmoedigen de NOB opleiding te volgen.

Daarnaast is er de wens om in de toekomst een groep van invalkrachten te hebben, die benaderd kunnen worden in geval van absentie.Tot op heden worden de afwezige leerkrachten vervangen door andere leerkrachten binnen De Esdoorn. Sinds 2025-26 hebben we 2 gepensioneerde vrijwilligers (Vancouver locatie en North Shore locatie) die wekelijks de leerkrachten ondersteunen.

In december 2023 heeft de Esdoorn een tijdelijke parttime medewerker Social Media Administrator aangesteld. Deze persoon is verantwoordelijk voor alle Social Media activiteiten. Gebleken is dat deze rol een positief effect heeft op het verbeteren van de naamsbekendheid van de school en het aantrekken van nieuwe leerlingen. Er is dan ook besloten deze rol vast onderdeel te maken van het personeelsbestand.

In 2024 heeft de Esdoorn een tijdelijke parttime Financieel Administratief Medewerker aangesteld. Deze medewerker heeft als taak het overnemen van de financiële taken die momenteel nog door de Penningmeester worden uitgevoerd. Naast financiële taken biedt deze medewerker ook administratieve ondersteuning aan de schoolleiding. Gebleken is dat deze rol (Office Manager/Junior Bookkeeper) een positief effect heeft op het financiële en administratieve beheer van de school. Hierdoor is besloten deze rol vast onderdeel te maken van het personeelsbestand.

De formele functieomschrijvingen met daarin de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de schoolleider, de hoofdleerkracht, leerkrachten, de social media administrator en de Office Manager/junior Bookkeeper zijn opgenomen in de bijlagen.

Vrijwilligers

De school heeft momenteel diverse vrijwilligers die op regelmatige basis taken uitvoeren voor de school. Hieronder een kort overzicht van deze vrijwilligers.

• Bibliothecaris
• Coördinator Feestcommissie
• Voorzitter
• Secretaris
• Penningmeester
• HR
• klas assistenten

Het bestuur

De belangrijkste taak van het bestuur is het formuleren van het schoolbeleid en erop toezien dat het beleid wordt uitgevoerd door de dagelijkse leiding van de school. Het schoolbestuur heeft besloten het aankomende schooljaar nog een uitvoerend bestuur te zijn, waarbij het bestuur zowel sturende als uitvoerende taken zal verrichten. Het dagelijkse operationele beleid wordt echter, in nauwe samenspraak met het bestuur, door de schoolleider bepaald. Dit beleid wordt onder meer vastgelegd in de jaarlijkse schoolgids. De schoolleider is naast de uitvoering van het beleid en het toezien op de dagelijkse gang van zaken eveneens verantwoordelijk voor het indirect aansturen van het team van leerkrachten.

Het bestuur komt maandelijks eenmalig samen met de schoolleider om lopende zaken te bespreken. De besluiten die tijdens deze vergaderingen worden genomen, worden vastgelegd in de notulen. Daarnaast vergadert het bestuur een keer per half jaar gezamenlijk met het docententeam.

De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het schoolbestuur zijn reeds beschreven maar officieel nog niet geformaliseerd. De focus heeft met name gelegen op de functieomschrijving van de nieuwe stafmedewerkers. In het huidige schooljaar zullen de reeds beschreven verantwoordelijkheden van het bestuur worden herzien en formeel worden vastgelegd. Een overzicht van de reeds beschreven verantwoordelijkheden van het bestuur is opgenomen in de bijlagen.

Werving vrijwilligers

Het vinden van vrijwilligers voor zowel het bestuur als voor overige rollen binnen de school is voor De Esdoorn als NTC-school een aanzienlijke uitdaging die we erkennen en waar wij continu de focus op hebben. Vrijwilligers spelen een cruciale rol bij het nemen van beslissingen, het ontwikkelen van het schoolbeleid, het organiseren van evenementen en het bevorderen van een positieve schoolgemeenschap. Het specifieke karakter van onze activiteiten, gericht op de Nederlandse taal- en cultuur, maakt het werven van geschikte vrijwilligers extra uitdagend. Onlangs is een nieuwe Coördinator Feestcommissie aangesteld die in het schooljaar 2025/2026 eveneens weer veel aandacht zal besteden aan de werving van vrijwilligers voor diverse activiteiten.

De complexiteit van de taken die het bestuur op zich neemt, vraagt om betrokken en toegewijde individuen. We streven ernaar vrijwilligers voor het bestuur aan te trekken die niet alleen affiniteit hebben met de Nederlandse taal, maar ook beschikken over relevante vaardigheden en expertise. Het vinden van personen die de juiste vaardigheden hebben, zich actief willen inzetten voor de belangen van de school, inzicht hebben in onderwijsprocessen en bekend zijn met de culturele context waarin we opereren, vormt een bijzondere uitdaging. We begrijpen hoe belangrijk een goed functionerend bestuur is voor de groei van onze school. Daarom blijven we streven naar een omgeving waarin vrijwilligers zich gewaardeerd voelen en hun vaardigheden kunnen inzetten.

9   Organisatiebeleid

9. 1 Organisatiestructuur

Groei

In de provincie British Columbia wonen bijna 20.000 mensen met een Belgische achtergrond en meer dan 200.000 mensen met een Nederlandse achtergrond. Deze gemeenschap hebben we nog lang niet volledig bereikt, waardoor er zeker ruimte is voor verdere groei. Tot nu toe zien we dan ook een gestage toename van het aantal leerlingen.

Die groei heeft invloed op de organisatiestructuur van De Esdoorn. Naarmate de school zich ontwikkelt, passen we die structuur van tijd tot tijd aan. Jaarlijks organiseren we een bijeenkomst waarin we dit bespreken en samen bekijken of missie, visie en doelen nog aansluiten bij de praktijk. Niet alleen tijdens die vergadering, maar ook gedurende het jaar staan we open voor constructieve ideeën en verbeterpunten. Besprekingen hierover helpen ons bewust af te wegen welke organisatorische veranderingen echt nodig zijn.

Zo is in 2022 de functie van schoolleider opgesplitst in hoofdleerkracht en schoolleider. Het bestuur is tevreden met deze verandering en evalueert dit zowel mondeling als via het kwaliteitsbeleid. In de afgelopen drie jaar is het kwaliteitsbeleid stap voor stap overgedragen aan de schoolleider.

In schooljaar 2023-2024 is de feestcommissie overgegaan van het bestuur naar het dagelijkse management. Dit past bij onze groei en bij het streven om operationele taken onder te brengen bij het dagelijks beheer. De verwachting is dat deze ontwikkeling zich zal voortzetten, zodat uiteindelijk alle operationele verantwoordelijkheden daar komen te liggen.

Zo creëert het bestuur ruimte om zich te richten op nieuwe taken, zoals fondsenwerving.

Bestuur

De Esdoorn is een non-profit organisatie (society) wat te vergelijken is met een stichting in Nederland. De Esdoorn houdt een jaarlijkse AGM/ALV (Annual General Meeting/Algemene ledenvergadering) in het najaar waarin bestuursleden worden benoemd. Bijna ieder bestuurslid heeft een specifiek aandachtsgebied. De huidige bestuursleden zijn:

• Voorzitter                      Harri de Wijze
• Secretaris                      Sandra van Ark
• Penningmeester           Ellen Hermans
• Communicatie              Maria Paula Murad – Leeuwerink
• Human Resources       Angelique Bikkers

Van bestuursleden wordt verwacht dat zij gemiddeld 2 tot 3 uur per week aan De Esdoorn besteden, met uitzondering van de secretaris en de voorzitter (5 tot 7 uur per week). Wanneer er meer werk is, wordt er naar andere mogelijkheden gekeken. Zo hebben we voor Human Resources een consultant ingehuurd en is er een boekhouder waar de penningmeester mee in contact is. Een bestuurslid is tussen de twee en zeven jaar in een functie. Voor de positie van voorzitter, secretaris en penningmeester zien we graag een langere periode als bestuurslid dan voor de andere posities. De bestuursleden hebben affiniteit nodig met de specialisatie die zij vertegenwoordigen. Wij zijn uitermate tevreden over de professionaliteit die het huidige bestuur bezit.

Het bestuur is in de afgelopen drie jaar actief geweest om minder uitvoerend aan het werk te zijn en zodoende zich meer te richten op toezicht en het bepalen van beleid. Samen met de schoolleider en de hoofdleerkracht zijn wij nog in het overgangsproces om alle uitvoerende zaken bij het dagelijkse management (hoofdleerkracht en schoolleider) neer te leggen. Wij zijn hierover verder aan het nadenken hoe dit zich het beste kan ontwikkelen. Zo zou het best mogelijk kunnen zijn dat er in de toekomst meer uren nodig zullen zijn voor het dagelijks management of dat er een kantoormanager zal moeten worden aangetrokken. Ook zou het mogelijk zijn om een tweede hoofdleerkracht aan te stellen voor bijvoorbeeld het online, tiener- en volwassenenonderwijs. De uitwerking die dit gaat aannemen wordt in het bestuur besproken wanneer wij hieraan een duidelijke vorm kunnen geven.

(Zie bijlage: taakomschrijving bestuursleden)

Overleggen

Iedere maand is er een online vergadering waar alle bestuursleden zijn uitgenodigd, samen met de schoolleider. Tevens is er een operationeel overleg waar enkele bestuursleden en de schoolleider samen praktische onderwerpen bespreken. Momenteel zijn de bestuursleden in het operationeel overleg de secretaris en de voorzitter. Dit overleg vindt plaats wanneer nodig en dat is meestal een of twee keer per maand. De schoolleider en hoofdleerkracht overleggen wekelijks met elkaar en hebben bijna dagelijks contact. De hoofdleerkracht heeft een maandelijks groepsoverleg met de leerkrachten. Tijdens het AGM zijn de bestuursleden, leerkrachten en de schoolleider aanwezig.

Naast bovenstaande overleggen vindt er sinds dit schooljaar eens in de twee maanden een overleg plaats tussen de HR vertegenwoordiger en de schoolleider en eveneens eens in de twee maanden een overleg tussen HR en de hoofdleerkracht. Hierdoor kan indien nodig ondersteuning geboden worden op het gebied van in-, door- en uitstroom van personeel.

Naast de online vergaderingen en overleggen zijn het bestuur, de schoolleider en de hoofdleerkracht in contact via Whatsapp wanneer nodig om snelle beslissingen te maken of informatie uit te wisselen.

De Esdoorn is bereid om met alle Nederlandse en Belgische organisaties samen te werken wanneer dit mogelijk is en dit binnen de missie, visie en doelen past van de school. Zo zijn we in contact met alle bekende organisaties in British Columbia (BC). Ook al zijn we in contact met de Business Club in Ontario, het consulaat en andere organisaties in Canada, het is duidelijk dat we, op dit moment, het meest gericht zijn op BC en Alberta. De reden hiervoor is hoofdzakelijk de tijdsinvestering die hiervoor nodig is.

Nieuwsbrieven

• Onze nieuwsbrief
  De Nieuwsbrief van De Esdoorn komt maandelijks  uit en kan berichten van andere organisaties delen. Andere organisaties kunnen zich gratis abonneren op onze nieuwsbrief.
• Andere nieuwsbrieven
  We promoten onze activiteiten regelmatig via de nieuwsbrief van The Dutch Network. Zo nu en dan ook via de nieuwsbrieven van andere organisaties zoals The Dutch Business Club, DCABC – Dutch Cultural Association of British Columbia (voorheen CAANS Vancouver) en BCABC (Belgian Cultural Association of British Columbia.

Culturele evenementen

• Sinterklaas
  De feestcommissie van De Esdoorn heeft de Sinterklaasactiviteit van de Sinterklaascommissie in the Lower Mainland overgenomen en organiseert dit samen met The Dutch Network (De Esdoorn is de hoofdorganisator).
• Koningsdag
  The Dutch Network (hoofdorganisator) organiseert de Koningsdag samen met De Esdoorn.
• Onze andere culturele evenementen zijn gericht op de families die bij De Esdoorn aangesloten zijn. Wij staan ervoor open om ook deze evenementen in de toekomst open te stellen voor een breder publiek.

Ontmoetingen en overleg

• Aanwezigheid bij activiteiten
• Bestuursleden zijn aanwezig bij evenementen van het Nederlands Consulaat, de Dutch Business Club, het Dutch Network, en zo nu en dan van de BCABC (Belgian Canadian Association of British Columbia), DCABC (Dutch Cultural Association of British Columbia), de Belgian Business Club en Dutch Radio.
• Overleg
• Buitenom de georganiseerde evenementen ontmoeten we andere organisaties voor koffie wanneer dat mogelijk is of uitkomt. Bijvoorbeeld met de voorzitters van het Dutch Network en de Dutch Business Club ontmoeten we 2 tot 4 keer per jaar tijdens een kopje koffie.

Overleg buiten de regio

• De schoolleider en hoofdleerkracht zijn in contact met andere NOB scholen in de Verenigde Staten via overleg en WhatsApp groepen. Daarnaast is de secretaris lid van de NOB Bestuursleden Whatsapp groep.
• Een aantal keren per jaar overleggen wij met onze NOB contactpersoon.

Ouders

• De schoolleider komt maandelijks langs elke locatie om met de ouders in contact te zijn.
• Jaarlijks houden we een ouderenquête.
• Jaarlijks nodigen we de ouders uit voor een presentatie en overleg na de AGM.
• Een extra overleg wordt zo nu en dan met ouders georganiseerd als er een onderwerp is waar wij de ouders bij willen betrekken.
• De ouders ontvangen een wekelijkse mail over de activiteiten van die week.

9. 2 Privacy

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bepaalt de regelgeving van de school wat betreft de privacy van leerlingen en ouders. De school heeft een privacyreglement opgesteld dat te vinden is op de website: https://esdoorn.ca/privacy-policy-nl/

De Esdoorn heeft een bestuur, schoolleider (directeur) en hoofdleerkracht. In het document tot hier is al veel omschreven omtrent het organisatiebeleid. Het zal duidelijk zijn dat De Esdoorn aan het groeien is en dat daardoor veel aan het veranderen is. De Esdoorn heeft mogen profiteren van een actief en professioneel bestuur. Hierdoor is het mogelijk om tijdens de groei continu te verbeteren. Als voorbeeld: momenteel is het bestuur actief om de operationele aspecten van de financiële administratie bij het bestuur weg te nemen en onder het dagelijks management te laten vallen.

Binnen het bestuur worden diverse taken verdeeld naargelang de ervaring van bestuursleden. De leden adviseren het bestuur en als bestuur maken alle leden onderdeel uit van de besluitvorming. Alleen in gevallen waarin het bestuur geen besluit kan vormen en er wel een tijdsgebonden beslissing nodig is, maakt de voorzitter een beslissing met medeweten van het bestuur. Het bestuur vergadert maandelijks en heeft regelmatig contact via sociale media (WhatsApp) en email. Tijdens de meerderheid van vergaderingen is de schoolleider aanwezig en de schoolleider en hoofdleerkracht maken ook regelmatig onderdeel uit van de communicatie via sociale media en email. De

bestuursleden komen maar een paar keer per jaar in contact met leerkrachten tijdens teambuilding en culturele activiteiten.

Het bestuur evalueert jaarlijks via een zelfevaluatie en door feedback van de evaluaties in het kwaliteitsbeleid. Zo is duidelijk geworden dat de leerkrachten het contact met het bestuur belangrijk vinden. Het bestuur is er attent op dat team-building momenten en culturele activiteiten onderdeel zijn van het in-touch blijven met de leerkrachten.

10   Financieel beleid

10. 1 Algemeen Financieel Beleid

De school staat voor een conservatief gezond financieel beleid. Gezien de non-profit status heeft de organisatie geen winstoogmerk. Wel streeft zij naar het opbouwen en handhaven van een financiële buffer om het voortbestaan van de school op lange termijn te garanderen.

Sinds 2020 hanteert de school de richtlijn dat de school bij een terugval van inkomsten minimaal een jaar kan voortbestaan zonder dat er compensatie op korte termijn voor de terugval is gevonden. Er werd gebouwd op een besluit van dat schooljaar om een reserve op te bouwen om dit te bewerkstelligen. In het schooljaar 2022-2023 werd dat besluit in meer detail uitgewerkt met een concrete timeline en het duidelijke doel dat tegen juni 2028 de volledige reserve opgebouwd moet zijn. Op het einde van schooljaar 2024-2025 is de school in een positie waar 78% van dit doel reeds gerealiseerd is.

De inkomsten van de school bestaan voor het merendeel uit schoolgeld dat door de ouders/studenten wordt betaald. Het schoolgeld wordt elk jaar aan het begin van het schooljaar vastgesteld voor de drie fysieke locaties die de school op dit moment heeft voor lagere school onderwijs, alsook voor de online middelbare school, volwassenen en privélessen. Er werd tijdens schooljaar 2023-2024 ook onderzoek gedaan naar uitbreiding van het lesaanbod in andere Canadese steden. Een piloot programma werd succesvol afgerond en vanaf 2024 wordt er verder gezocht naar mogelijkheden om dit verder uit te bouwen.

De kosten bestaan grotendeels uit salarissen van leerkrachten en de schoolleider, huur van de locaties, aankoop van schoolmaterialen en voor een klein deel uit algemene kosten. De algemene kosten zijn grotendeels vaste kosten (verzekeringen, printkosten, etc.) en variëren maar voor een klein deel met het aantal leerlingen. Het is dus van belang om de break-even punten voor alle lespakketten zorgvuldig te analyseren om te verzekeren dat deze kosten ten alle tijde gedekt zijn en om het interen op de reserves te voorkomen. Het is niet wenselijk om bv. een terugval in het aantal leerlingen te compenseren met een forse verhoging van het schoolgeld omdat dit tot een groter verlies van het aantal leerlingen zou kunnen leiden.

Vanaf het schooljaar 2024-2025 heeft de school een Office Manager ingehuurd, die nauw samenwerkt met de schoolleider en de penningmeester om de dagdagelijkse financiële en onderwijs-administratie te stroomlijnen. Deze manager werkt samen met een externe accountant die de maandelijkse salarisberekening van de schoolleider, de office manager en alle leerkrachten verzorgt. Deze positie is een betaalde positie om het operationele financiële beleid op lange termijn zo stabiel mogelijk te houden.

De administrator zal rapporteren aan de penningmeester, wat een onbetaalde positie blijft voor een vaste periode, volgens de regels van onze non-profit status. De penningmeester zal toezicht houden op het operationele werk van de administrator en rapporteert maandelijks aan het bestuur. De penningmeester zorgt ook voor de jaarlijkse financiële verslagen voor het bestuur en de Algemene Vergadering, in samenwerking met de externe accountant. Hoofdtaak van de penningmeester blijft het opstellen van het jaarlijkse budget, het vaststellen van de lesgelden in samenwerking met de schooldirecteur en het algemeen overzicht op het financiële beleid van de school.

De school hanteert ook al enkele jaren een handleiding voor de financiële administratie. Deze werd reeds deels aangepast tijdens schooljaar 2024-2025 om de taken en de positie van de Office Manager en de Penningmeester transparanter te maken. Dit met het oog om toekomstige overdracht van de rollen te vergemakkelijken en om het voortbestaan van de school op lange termijn te garanderen. De algemene financiële administratie werd reeds omgezet naar Quickbooks online om rapporten en verslagen, alsook de opvolging van uitstaande betalingen, etc. te vergemakkelijken.

 Tijdens schooljaar 2024-2025 werd er door de Office Manager & Penningmeester ook gewerkt aan een stroomlijning van het budgetproces. Budgetten werden nog steeds in Excel aan het bestuur voorgelegd en dit werd maandelijks aangepast met behulp van Quickbooks. Door het rekeningstelsel aan te passen aan de budget categorien, heeft de school die Excel stap kunnen verwijderen, waardoor het maandelijks rapporteren aan het bestuur duidelijker en makkelijker zal worden vanaf schooljaar 2025-2026, met minder kans op accidenteel geïntroduceerde fouten.

De school streeft ernaar het schoolgeld niet te veel te laten fluctueren. Om de jaarlijks stijgende kosten te compenseren zal ieder jaar – indien nodig – het schoolgeld geleidelijk verhoogd worden. Voor de aanvang van ieder schooljaar zal de begroting voor het komende school- en fiscale jaar door de penningmeester worden opgesteld in samenwerking met het bestuur. De begroting is leidend en de plannen van de school voor de komende schoolplanperiode zijn hierop afgestemd. Binnen de begroting wordt er soms geschoven, in overeenstemming met de doelen van de school.

Sinds het schooljaar 2022-2023 hanteert de school een intern financieel beleid voor de leerkrachten, de schoolleider en het bestuur. Dit is de richtlijn voor hoe de opgestelde begroting in de praktijk gebruikt kan worden en hoe uitgaven gerapporteerd moeten worden. Ook het externe financiële beleid werd aangepast en duidelijk vermeld op de website voor de ouders/studenten. Dit heeft gezorgd voor een vlottere procedure voor de verwerking van uitgaven en de loonadministratie. Voor de ouders heeft het vergemakkelijken van de betaalprocedure en het openstaan voor betaalplannen in sommige omstandigheden, gezorgd voor minder openstaande facturen en snellere betaling.

Andere inkomsten voor de school komen van donaties, fundraising acties en de verkoop van producten tijdens cultuurdagen. Om de inkomsten hieruit te vermeerderen zal het bestuur van de school overwegen een sponsorcommissie op te richten. Deze commissie zal in samenspraak met het bestuur verantwoordelijk zijn voor het op te zetten sponsorbeleid. De school heeft goede contacten met het Consulaat en de Dutch Business Club en deze contacten zullen in de aankomende jaren aangesproken worden om de mogelijkheden voor sponsoring uit te bouwen.

De school heeft in 2023 ook de organisatie van het Sinterklaasfeest in de regio overgenomen. Dit geeft de school een link naar de grotere Nederlandstalige gemeenschap in de regio. Dit biedt meer inzicht in en mogelijkheden tot uitbreiding van het lesaanbod, het studentenaantal en sponsormogelijkheden.

De school streeft ernaar om de algemene kosten zo laag mogelijk te houden om zoveel mogelijk te kunnen blijven investeren in het personeel, de bibliotheek en de lesmaterialen voor de studenten. We bouwen verder aan de reserve om dit ook te kunnen blijven doen in jaren met minder inkomsten, zodat de kwaliteit van ons personeel en ons onderwijs te allen tijde gehandhaafd zal kunnen worden.

De begroting van 2024-2025 is te vinden in de bijlage.

10. 2 Financieel beleid

De aandachtspunten voor de school op financieel gebied voor de komende 5 jaar zijn als volgt:

• Verder bouwen op het financiële plan om de vastgelegde reserve te bereiken tegen Juni 2028
• Uitbouwen van de sponsor commissie voor uitwerking fundraising and sponsoring mogelijkheden om de andere inkomsten te vergroten
• Groeien van de huidige locaties in leerlingenaantallen, groeien van het middelbare school onderwijs (VO) en de volwassenen lessen
• Uitbouwen van nieuwe locaties wanneer dit financieel mogelijk is

11   Kwaliteitszorg

11. 1 Kwaliteitszorg

Het doel van de kwaliteitszorg is ervoor te zorgen dat het onderwijs bij De Esdoorn minimaal voldoet aan bepaalde normen en dat de leerlingen effectief leren en zich ontwikkelen op een voor de leerlingen aangename manier.

Tijdens het vorige en eerste inspectiebezoek in 2019 is gebleken dat de kwaliteitszorg de zwakke schakel was in de opbouw van de school. Dit was op dat moment niet erg zorgwekkend, aangezien De Esdoorn pas enkele maanden daarvoor door de NOB-stichting was opgenomen als erkende NTC-school en de inspectie concludeerde dat de kwaliteit voldoende was.

Het bestuur heeft aan de hand van deze opmerking een kwaliteitsbeleid opgesteld dat op 8 december 2020 door het bestuur werd goedgekeurd en ook door de schoolinspectie werd aanvaard.https://docs.google.com/document/d/1OlSCj3S63OTX9HuuTya_36XBG10gkKlw/edit#heading=h

In 2019 zijn we begonnen met een verbeterplan dat later uitgebreid is met de doelen zoals opgesteld in het kwaliteitsplan. Dit is terug te vinden in de bijlage. Door Covid en wisseling van personeels- en bestuursleden zijn de doelen veranderd gedurende de laatste twee jaren. In 2023 zijn we begonnen met het evalueren van onze doelen, visie en missie. Het doel was om onze doelen SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-bound) te maken, en definitief te maken in het voorjaar van 2024. Daarin zijn we geslaagd.

De doelen waren/zijn:

• Er is een strategische ‘roadmap’ voor 4 jaar om onze visie werkelijkheid te laten worden opgesteld.
• Een uitgebreid plan voor personeels- en bestuursleden waarin aandacht is voor de groei en de daarbij behorende structurele veranderingen, professionele ontwikkeling, en beloning en behoud van personeel. Dit doel is in proces.
• Ontwikkeling van een financieel groeiplan, inclusief nieuwe omzetopties (producten en diensten) en fondsen. Dit doel is in proces.
• Ontwikkeling van een uitgebreid onderwijsplan, inclusief methoden, curriculum en ondersteunend materiaal. Eveneens in proces.

2023-25: De operationele structuur en procedures aanpassen op de verwachte uitbreiding en groei zodat de school deze groei aankan (o.a. op zoek gaan naar nieuwe locaties).

2023-25: Introductie of vervanging van systemen die in de toekomst nodig zijn.

• Nieuw leerlingvolgsysteem
• Nieuw toetssysteem
• Nieuw administratief systeem om documenten te delen, dat voldoet aan privacy standaarden en regelgeving
• Nieuw online bibliotheek systeem
• Nieuwe website

2024-26: Uitbreiding van lessen en producten om de huidige families te behouden en nieuwe geïnteresseerden aan te trekken.

• Nieuwe lessen ontwikkelen voor VO (vervolgonderwijs) en volwassenen
• Nieuwe lessen en/of producten ontwikkelen die voor nieuwe omzet zorgen (speelgroepen voor 1-

2.5 jarigen, conversatielessen, lessen om een certificaat te halen, lessen voor bedrijfsleven, cultuur- en geschiedenis, koken, etc.), daarbij rekening houdend met wat de vraag is.

2026-28: Nieuwe in-persoon locaties in BC en Canada zoeken en ontwikkelen.

Deze doelen werden in de workshop en weken/maanden worden verwerkt tot een plan met doelen die we specifiek en meetbaar omschrijven en een haalbare tijdlijn geven.

De kwaliteitszorg van de Esdoorn berust op de volgende processen en overwegingen:

1. Het aantrekken, trainen en behouden van goede leerkrachten. Zoals hierboven reeds vermeld streeft De Esdoorn ernaar dat de leerkrachten vanaf groep 3 allen een leerkrachtenopleiding genoten hebben, in Nederland of België. Tevens wordt er gestreefd naar een goede voorbereiding als een NTC leerkracht, die enigszins anders is dan voor een dagschoolleerkracht. Leerkrachten worden ook aangemoedigd zich verder professioneel te ontwikkelen via cursussen bij het NOB. Via een maandelijkse team meeting vinden de leerkrachten ondersteuning en kunnen ze als team problemen of veranderingen bespreken en activeren.
   
   Aangezien de school snel gegroeid is, er nu drie locaties zijn en er ook online lessen plaatsvinden, is de maandelijkse teamvergadering van essentieel belang. Daarnaast zal er begonnen worden met een specifieke teamvergadering enkel voor kleuterleerkrachten. Op de drie locaties zijn er nu drie verschillende leerkrachten, intensievere samenwerking is dan ook noodzakelijk.
   
   Verder worden er samen doelstellingen geformuleerd, zijn er functionerings- en evaluatiegesprekken, klasbezoeken en een contactmoment met het bestuur.
   
   De Esdoorn streeft naar een open cultuur, waarin leerkrachten op een ongedwongen wijze gesprekken kunnen aangaan met collega’s, de hoofdleerkracht, de schoolleider en het bestuur.
   
2. Het curriculum wordt in samenwerking met de leerkrachten bepaald, de eindbeslissing ligt bij de hoofdleerkracht. Er wordt rekening gehouden met de actualiteit en het interesseveld van de leerlingen. Het lesmateriaal is voor het Basisonderwijs van groep 4 tot en met groep 8 vervangen en voldoet aan de nieuwe doelstellingen vooropgesteld door de Nederlandse en Belgische overheid.  De aanpassing van groep 1 en groep 2 en VO wordt tijdens het schooljaar 2025-26 onderzocht.
   
3. Vanaf januari 2024 worden de leerlingresultaten opgeslagen in het leerlingvolgsysteem QUESTI. Dit zal een grote ondersteuning zijn voor de leerkrachten om nog meer individueel de kinderen te kunnen begeleiden. Leerlingen worden op regelmatige momenten getest om na te gaan of leerstof verwerkt is en de volgende stap genomen kan worden. Twee maal in het jaar worden er niet- gebonden toetsen afgenomen.
   
4. Elk jaar (uitzondering het schooljaar 21-22) wordt er een zelfevaluatie- en een ouderenquête gestuurd naar bestuur/ leerkrachten/schoolleider en de ouders. Na verwerking van deze enquêtes wordt er gekeken welke aanpassingen zich opdringen.
   
5. Het informeren van de ouders en de leerkrachten omtrent de interne werking van de school wordt jaarlijks geëvalueerd en aangepast waar nodig. De ervaring leert ons dat een persoonlijk contactmoment met de ouders en per locatie het beste werkt. Deze aanpak zal dan ook grondiger worden uitgewerkt. Uit de zelfevaluatie is gebleken dat de leerkrachten behoefte hebben aan een contactmoment met het bestuur. Bij het begin en het einde van het schooljaar wordt dit dan ook ingebouwd. (Bijlagen verwerking van de zelfevaluatie en de ouderbevraging)
   
6. De infrastructuur van de school is nog steeds een uitdaging. Eveneens hierboven reeds vermeld, is de infrastructuur op de 3 locaties volledig anders. De locatie North Shore was niet ideaal, na een zoektocht hebben we een andere locatie gevonden die meer geschikt is voor lesgeven aan kinderen. Daar wordt les gegeven sinds schooljaar 2024-2025.

De kwaliteitszorg is een continue verbetering, het vraagt de nodige flexibiliteit en de inzet om aanpassingen uit te voeren op basis van de feedback die verkregen wordt. Deze aanpassingen tot verbetering dienen ook duidelijk gecommuniceerd te worden aan alle partijen.

Een leerlingtevredenheids enquête is nog niet georganiseerd. Er zijn eerste gesprekken geweest aangaande de introductie van een leerlingenraad, door tijdsgebrek is het er nog niet van gekomen. De input van de leerlingen voor onze kwaliteitszorg is er nog niet, wel kijken we naar de motivatie en inzet van de leerlingen. Een gestructureerde aanpak van de leerlingen input kan ons zeker helpen in het verder ontwikkelen van de kwaliteitszorg.

Het schoolplan wordt jaarlijks in het najaar geëvalueerd.

Het bestuur moedigt leerkrachten en vrijwilligers aan naar bijscholingscursussen te gaan en heeft daar ook budget voor gereserveerd.

De schoolleider heeft vanaf schooljaar 2023-24 de verantwoordelijkheid voor de kwaliteitszorg overgenomen van het bestuur (oud-bestuurslid Eva Mentz-van Gunsteren).

We streven voortdurend naar een goede kwaliteitscultuur die tot kwaliteitszorg leidt door gebruik van de volgende kwaliteitsinstrumenten:

• Het evalueren van de jaarlijkse ouderenquête en zelfevaluatie.
• Halfjaarlijkse evaluatie leeropbrengsten bespreken.
• Aan het begin en einde van het schooljaar een contactmoment organiseren tussen leerkrachten en bestuur.
• Oudergesprekken twee keer per jaar mogelijk maken en op verzoek van ouders drie keer per jaar.
• Maandelijkse team meetings organiseren voor de leerkrachten onder leiding van de hoofdleerkracht.
• Het wekelijkse contact tussen de schoolleider en de hoofdleerkracht, waarbij op een aantal aandachtspunten wordt ingegaan.

11. 2 Inspectie

In mei 2024, tijdens het schooljaar 2023-2024, heeft De Esdoorn bezoek gekregen van de schoolinspectie. De inspecteur heeft de onderwijskwaliteit op onze school onderzocht. Op basis van de bevindingen zijn enkele herstelopdrachten geformuleerd. Deze opdrachten zijn in de loop van het schooljaar 2024-2025 uitgevoerd en aan het einde van dat schooljaar positief beoordeeld. De volgende opvolging door de inspectie wordt verwacht binnen vier tot zes jaar.

11. 3 Resultaten van de zelfevaluatie 2022-23

Het volledige zelfevaluatierapport kan in de bijlage gevonden worden

Opmerking: De zelfevaluatie was de tweede evaluatie die werd uitgevoerd bij De Esdoorn (de voorgaande was 2020-21 en opgesteld door oud-bestuurslid Eva Mentz-van Gunsteren). Door de sterke groei in deze jaren is het personeelsbestand en het bestuur sterk gegroeid. De vragen werden dan ook beantwoord door teamleden die zich pas hadden aangesloten bij De Esdoorn en niet op de hoogte waren van de voorgeschiedenis en de organisatie. Daarnaast hebben we vastgesteld dat de vragen erg kritisch werden beantwoord. Dit is een positieve zaak, het maakt de zwakke punten zichtbaar.

1. De kennis van het aannamebeleid van leerlingen was onvoldoende, alsook het bestaan van het schoolplan. We hebben moeten vaststellen dat het schoolplan en de schoolgids weinig gelezen en gebruikt worden.
   In het schooljaar 2023-24 werd een” leerkracht informatief document” opgesteld met een link naar het schoolplan en de schoolgids.
   
2. De zelfevaluatie gaf aan dat het zicht op de ontwikkeling van de leerlingen beter kan.
   Aangezien zowel het bestuur als het volledige leerkrachtenteam dit een prioriteit vonden en er budget voor was, wordt er vanaf januari 2024 gewerkt met het leerlingvolgsysteem QUESTI.
   
3. De onzichtbaarheid van de schoolleider
   Het schooljaar 2022-2023 was het eerste jaar dat de functies van schoolleider en hoofdleerkracht bekleed werden door twee verschillende personen. Voor beiden was het een zoektocht naar de praktische invulling van de functie. De schoolleider is nu meer en meer zichtbaar aanwezig en dan ook gemakkelijker aanspreekbaar, zowel voor de leerkrachten en leerlingen als voor de ouders.
   
4. Veiligheidsbeleid
   Dit was nog volledig in ontwikkeling op het moment van de zelfevaluatie. Beleidsrichtlijnen zijn opgesteld en maken onderdeel uit van de overeenkomst.
   In het schooljaar 2023-2024 werden er twee sessies georganiseerd voor zowel het bestuur, de schoolleider als de leerkrachten, ter verduidelijking van het beleid.

12   Formulier “Instemming met schoolplan”

Brin:                          31KC

Naam:                       De Esdoorn

Adres:                      –

Postcode:               –

Plaats:                     Vancouver – Canada

VERKLARING

Hierbij verklaart de medezeggenschapsraad van bovengenoemde school in te stemmen met het van 2023 tot 2027 geldende schoolplan van deze school.

13   Formulier “Vaststelling van schoolplan”

Brin:                           31KC

Naam:                       De Esdoorn

Adres:                       –

Postcode:                 –

Plaats:                       Vancouver – Canada

VERKLARING

Het bevoegd gezag van bovengenoemde school heeft het van 2023 tot 2027 geldende schoolplan van deze school vastgesteld.

Bijlage 1: Verbeterplan 2019-2023

(De kolommen “Prioriteit, wie doet wat, notities, evaluatie” zijn verwijderd voor overzicht).

Ieder schooljaar werden prioriteiten opgesteld met uitzondering van de schooljaren 2022-2023 en 2023-2024. Dit verbeterplan was het actieplan dat we vanuit het vorige schoolplan hadden opgestart en in het bestuursoverleg regelmatig hebben besproken. Als team willen we dit weer opzetten en tegelijkertijd ontwikkelen. Nu de schooldirecteur en hoofdleerkracht 1 volledig schooljaar hebben meegemaakt en ingewerkt zijn, zal het bestuur dit samen met het management weer oppakken. De concrete uitwerking hiervan zal in de strategische workshop, of kort daarna, worden besproken.

Doel	Acties	Resultaat
1. Leeftijdsaanbod	Ook voortgezet onderwijs	1e priveles in 2020 1e online groepsles in 2022 1e in-persoon groepsles in 2023
2. Locaties aanbod	a. Surrey, Langley, Delta, Noord-Vancouver, Maple Ridge b. Vestigen in basisschool	Locatie in Surrey in 2021 Locatie in Noord-Vancouver 2022 Locatie in Surrey in basisschool. Andere locaties bekijken.
3. Leerling/les aanbod	Uitzoeken hoe we leerlingen begeleiden in gemengde groepen dmv zelfredzaamheid	Nieuwe lesmethodes aangeschaft
	Uitzoeken hoe we leerlingen begeleiden met verschillende leersnelheden	Continu proces; ligt bij hoofdleerkracht
	Cultuurdagen – taken verdelen tussen leerkrachten en feestcommissie	Duidelijke afspraken en afbakening van taken tussen hoofdleerkracht, schoolleider en feestcommissie. Hele goede samenwerking in de afgelopen jaren.
4. Belgische betrokkenheid	Netwerken met de Belgische families	Continu proces. Inmiddels een schooldirecteur en 2 bestuursleden met Belgische achtergrond
5. Schoolregels	Schoolregels opstellen met ouders, leerlingen en leerkrachten	Gereed. Staan in de schoolgids.
6. Instructie	a. EDI (Expliciete Directe Instructie) cursus door directeur aan leerkrachten met observatie b. Samenwerkopdrachten ontwikkelen c. Leerlingen zelfstandig aan samenwerkopdrachten laten werken	a. Schooldirecteur op dat moment is daarmee begonnen. Het wordt nu weer verder opgenomen door de huidige hoofdleerkracht. b. In juni 2019 volbracht door lesmethodes die aangeschaft zijn. c. In 2019 volbracht door lesmethodes die aangeschaft zijn.

7. Rapportage aan ouders	Evaluatie/voortgangsgesprek met ouders	Vastgelegd in plan. In oktober en februari
8. Leerlingvolgsysteem	Leerlingvolgsysteem vinden/opstellen	Van maart 2020 t/m eind december 2023 voldeed Excel. Door uitbreiding van leerlingenaantallen is besloten om het leerlingvolgsysteem Questi vanaf 1 januari 2024 te gebruiken.
9. Toetsen	a. Methodegebonden toetsen inventariseren en aanschaffen in schooljaar 2019/20 b. Citotoetsen inventariseren en budgetteren	a. Methodes zijn aangeschaft in 2020. b. Cito-toetsen zijn aangeschaft in 2020. Inmiddels zijn we weer toe aan een nieuw toetssysteem zoals beschreven in dit schoolplan.
10. Kleuterlesmateriaal	Methode voor kleuters aanschaffen voor schooljaar 2019/20	Lesmateriaal aangeschaft in 2019.
11. Spelling	Overzicht creëren en plan maken voor stelselmatig werken met spelling voor de leerlingen in de komende jaren.	Was en is onderdeel van huidige lesmethode Taal Actief
12. Groep 8 – nieuwe groep omdat leerlingen ouder worden	Verdiepen en plannen van examen voor groep 8 ter voorbereiding wanneer dit nodig is.	In februari 2020 was dit uitgezocht en gedocumenteerd door de toenmalige schooldirecteur
13. Professionaliseren	a. Financieel middelen creëren in de komende jaren voor bevoegdheid van minimaal 1 leerkracht         b. Video observatie gebruiken voor professionalisering aankomende schooljaar c. Continue groeien van leerkrachten door kennis op te doen (NOB, EducatieMaster, BRON, enz) en delen in overleg d. Regiobijeenkomst bijwonen	Bedrag is in 2019-20 in het budget opgenomen voor bijscholing leerkrachten/bestuur. Inmiddels genoeg leerkrachten met bevoegdheid en budget voor professionalisering blijft beschikbaar voor huidige leerkrachten. Continue proces. Dit ligt bij de hoofdleerkracht.   Continue proces. Maandelijkse leerkrachtenoverleg.     Hoofdleerkracht en secretaris hebben de regiobijeenkomst bijgewoond in New York in 2018 en 2020 (online), Washington in 2019, . Alleen de deelnamekosten werden vergoed. De vlucht en hotelkosten werden zelf betaald. In 2023, hebben 1 leerkracht, de hoofdleerkracht en de schoolleider de regiobijeenkomst in Washington DC in oktober 2023 bijgewoond en konden de kosten wel vergoed worden door het budget voor professionalisering.

	e. Vastleggen taakverdeling, lesvoorbereiding, enz	Continu proces. In mei 2020 was een opzet gemaakt door de schooldirecteur en werd er een proces gevolgd door de leerkrachten en schooldirecteur. Verantwoordelijkheid ligt bij de hoofdleerkracht om dit weer op te pakken.
14. Inwerken leerkrachten	Beleid opstellen voor inwerken en begeleiden van leerkrachten.	In 2020 is een eerste opzet gemaakt en In 2023 hebben de schooldirecteur en de hoofdleerkracht een handleiding geschreven voor de leerkrachten.
15. Vergaderstructuur van bestuur	a. Besluit en vastleggen van jaarplan             b. ALV overleg met leerkrachten en bestuur	a. In 2020 is een jaarplan gemaakt voor het bestuur. Dat wordt nu bij elke vergadering gebruikt. Daarnaast zijn de bestuursvergaderingen in principe vastgelegd op de 2e dinsdagavond van de maand.   b. Ieder jaar in november wordt een overleg gehouden met leerkrachten en bestuur.
16. Draaiboek	Draaiboek voor dagelijkse gang van zaken voor leerkrachten.   Jaarplan maken voor schooldirecteur.	Opzet is gemaakt in 2020. Handleiding compleet in 2023.   Opzet is gemaakt in 2020. Jaarplan compleet in 2023.
17. Personeelsbeleid	a. Creëren arbeidsvoorwaarden   b. Bevorderen werksfeer/klimaat c. optimaliseren kwaliteit d. Effectieve inzet gericht op doelstelling school voor kwalitatief onderwijs e. Invalkrachten en onderwijsassistenten aantrekken	a. Bestuurslid HR aangetrokken. Personeelsbeleid met richtlijnen opgesteld in 2023. b. 1-2 keer personeelsuitje met bestuur en leerkrachten. c. Continu proces, ligt bij schoolleider en HR bestuurslid d. Continue proces, ligt bij hoofdleerkracht en schoolleider e. Continue proces. Ligt bij schooldirecteur en hoofdleerkracht.
18. Bestuur	a. 2 meer bestuursleden aantrekken     b. Aftreedschema bestuur voor eind 19/20 opnemen in schoolplan   c. Organisatiestructuur in schooplan aanpassen	a. Ieder jaar nieuwe bestuursleden aangetrokken en dit blijft een continue proces.   b. Niet gebeurd. Zal opgenomen worden in 2024-2028 plan   c. Gedaan

19. Contact ouders	a. Contact met ouders via bijvoorbeeld maandelijkse koffiehoek	a .Eerste koffiehoek op 16 Jan 2020. Sinds Covid is dit niet meer gebeurd. Schooldirecteur zal dit in 2023-24 weer gaan doen. b. Continue proces. Doel is om 1x per jaar een bijeenkomst te organiseren.
20. Privacy	Privacy reglement en protocollen creëren voor leerlingen en personeelsgegevens	In september 2020 is een privacy plan opgezet dat op onze website staat.
21. Financien	a. Financiële buffer opbouwen van 1 jaar         b. Sponsorcommissie oprichten   c. Financiële administratie in 19/20 door administratie. d. Loonadministratie op orde krijgen           e. Uitzoeken of we een ‘charitable organisatie’ kunnen worden	a. In het schooljaar 2022-2023 werd dat besluit in meer detail uitgewerkt met een concrete timeline en het duidelijke doel dat tegen juni 2028 de volledige reserve opgebouwd moet zijn. b. Nog niet gebeurd. Eenmalig fundraising-actie opgezet in 2022 waarmee een projector voor de leslokalen is aangeschaft.   c. en d. In 2020 is door de huidige penningmeester een nieuw systeem opgezet in Quickbooks en door samenwerking met een externe accountant wordt de maandelijkse salarisberekening uitgevoerd.   d. Naar 2024-2028 verschoven.
22. Kwaliteitszorg	a. Stelsel van kwaliteitszorg in 2019/20   b. Vragenlijst onder leerlingen, leerkrachten en ouders afnemen       c. Cyclische evaluatie van resultaten, onderwijs en pedagogisch klimaat           d. Kwaliteitsplan tools opzetten   e. Plan voor bijscholing via NOB opzetten	a. Kwaliteitsplan opgezet in december 2019.   b. Jaarlijkse enquête voor ouders en leerkrachten in februari opgezet.. Nog een vragenlijst voor leerlingen.   c. continue proces. Resultaten via leerlingvolgsysteem Onderwijs door observaties leerkrachten Pedagogisch klimaat door vragenlijst leerlingen   d. Enquêtes en verslagen worden jaarlijks georganiseerd.   e. Dit is een op-maat project geworden. Per leerkracht wordt er besproken naar wat wenselijk is.

23. Communicatie	a. Nieuwe website	a. In 2020 nieuwe website. Continu proces om website bij te houden.
	b. Maandelijkse nieuwsbrief	b. In 2020 maandelijkse nieuwsbrief. Continu proces om dit te doen.
	c. Social Media bijhouden	c. In december 2023 een part-time communicatie-persoon aangenomen.
	d. Nieuwe flyer & uitdelen flyer en posters	d. In november 2019 flyers geprint. Continu proces. Inmiddels weer nieuwe huisstijl in 2023.
	e. T-shirts	e. T-shirts aangeschaft in 2019/20. Nieuwe t-shirts aangeschaft in 2022-23. Continu proces.
	f. Nieuwe visitekaartjes	f. In 2019/20 en 22/23 aangeschaft. Continue proces
	g. Nieuwe banner	g. In 2019/20 en 22/23 aangeschaft. Continue proces.
	h. Communicatieplan	h. Communicatieplan in 2019/20. Nieuw plan nodig voor 24-28
24. Nieuwe programma’s	a. Zomerkamp voor 5 dagen     b, Les op middelbare scholen – NLs als 2e taal   c. Uitbreiding volwassenenlessen	a. Eerste zomerkamp in 2021. Daarna elk jaar. Continue proces   b. Doorgeschoven naar 2024-2028     c. Aanbod volwassenenlessen ieder schooljaar
25. Marketing (doelen vanaf	a. Promotie video	a. Mee begonnen in 2021, maar
2020-21)		nog niet klaar
	b. Nieuw logo	b. In 2023 gemaakt.
	c. Nieuwe tafelbanner	c. Klaar in 2023

Bijlage 2. Actiepunten 2023-2027

Workshop november 2023

Time	Strategic Goal	Objectives
2023/24	Create a 5-year strategic roadmap for our vision to become a reality.   Accountable: Board Chair	1. Develop a comprehensive people plan that meets growth needs, structural changes, the professional development plan, and addresses employee rewards and retention. 2. Develop a Financial Growth plan, incl. New revenue options (products and services), grants, and fundraising. Forecasting plans for growth in 2024/25 and expansion starting in 2025/26 3. Develop a comprehensive Education plan, incl. Methodology, curriculum, and supporting resources/materials.
2023/24 to 2024/25	Align operating structure and processes to become a fully sustainable organization capable of meeting the 5-year plan.   Accountable: School Director	1. Develop operational roles and needs plan (board approval required) and implement changes starting in 2024/25 and completed by September 2025.   2. Review of rented/leased facilities and updates/changes where needed for the 5-year plan.
2023/24 to 2024/25	Introduce or replace systems that will meet our needs in the future (300-500 students in 2028).	1. Implement LVS by end of school year 23/24 Responsible: Head Teacher – WIP   2. Implement student test management system by end of school year 23/24 Responsible: Head Teacher – WIP
	Accountable: School Director	3. Implement a general administrative document sharing and repository system that complies with or exceeds privacy standards and regulations Responsible: TBD
		4. Implement a Library Cataloguing system to manage collection(s) and circulation. Responsible: Director – WIP
		5. Develop a comprehensive web/online user experience plan. Build solutions starting in 2024/25 and implemented by September 2025.
2024/25	Expand services and products to retain	1.  Develop existing service: high-school learners, adult learners

	current and attract new members into our learning community. Accountable: Board Chair	2. Develop products or services that generate new revenue streams (ex. play groups, conversation class, certification, corporate, culture and history, cooking….) Think about: What does the market need/want?
2025/26	Expansion of locations, products/services Accountable: Board Chair	(continue 1 and 2)
2026/27	Expansion of locations, products/services   Accountable: Board Chair	1.    Develop new in-person location(s) in BC or other high-population areas elsewhere in Canada
2027/28	Expansion of locations, products/services   Accountable: Board Chair	(continue 3)

Bijlage 3. Staff Job Descriptions

JOB DESCRIPTION

JOB TITLE: School Director

STATUS: Part-Time

REPORTS TO: Board Chair

DIRECT REPORTS: Head Teacher

INDIRECT REPORTS: Teachers, Support Staff, Volunteers

SUMMARY:

De Esdoorn is a registered non-profit society ‘De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society’. De Esdoorn is Canada’s first Dutch school accredited by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB-Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland).

De Esdoorn’s core values are: sharing the Dutch language and culture; connecting with heritage; bringing families together; and building a strong community.

Reporting to the Board Chair, the School Director has overall responsibility for the educational and cultural programs of De Esdoorn across multiple locations. The School Director is ultimately responsible for all staff and volunteers and specifically provides leadership to a team of teachers who deliver Dutch language and culture lessons to children and adults. The School Director is also responsible for the operational administration and delivery of cultural events that are held throughout the school year.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:

1. Oversees a team of teachers, assistant staff, and volunteers to ensure the learning objectives of all students are met through goal setting in collaboration with the head teacher. Ensures performance management, regular communication and coaching; enables and supports the head teacher to deliver education programs;
2. Approves and evaluates teaching assignments, timetables and class sizes prepared by the head teacher;
3. Oversees the planning and delivery of De Esdoorn’s cultural events and summer camp(s), supported by the head teacher and working with relevant external partners as required;
4. Ensures the curriculum meets or exceeds the criteria set by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB) and applicable standards. An example of these standards is the Cito tests;
5. Oversees the accreditation process which takes place every 3-4 years by consulting with the NOB and relevant stakeholders; ensuring compliance with timelines and requirements;
6. Identifies and evaluates the quality assurance criteria for the education programs; where necessary, adjusts or changes the criteria; evaluates programs through use of tools such as audits, surveys, checklists and other documentation; reports outcomes and findings of the quality assurance process to teachers and the board;
7. Maintains an ongoing awareness and informs the Board of the risks, issues and changes affecting De Esdoorn and where necessary, identifies appropriate actions or measures;
8. Meets with future students’ parents and families as the first point of contact; and
9. Represents and promotes De Esdoorn in the community by maintaining a public profile and working with external partners.

ADDITIONAL DUTIES:

1. Participates with the Board in the strategic planning process;
2. Reports to the Board on a regular basis with strategic and operational updates;
3. Supports the annual budget planning process, and maintains regular communication with the Treasurer. Monitors and adjusts the budget, as necessary;
4. Oversees the lesson registration process for all programs, including group and private lessons, semester and annual programs;
5. Oversees the quality, accessibility and growth of De Esdoorn’s library;
6. Oversees fundraising initiatives and engages volunteers to support fundraising events and campaigns; identifies fundraising targets in consultation with the treasurer and reports updates;
7. Proactively identifies and recruits talent for teaching positions, including candidates who may require a visa to work in Canada; leads the hiring process and onboarding procedures;
8. Oversees the development and delivery of onboarding, training and orientation programs for new teachers and support staff; facilitates team building and regular team communications;
9. Prepares regular newsletter updates, parent information sessions and other communication about school operations with input from the Board and Head Teacher; and
10. Manages media and public relations.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Fluency in Dutch and English
• Teaching certification preferred such as PABO diploma or equivalent
• Teaching experience preferred
• Ability to build consensus around De Esdoorn’s objectives and values
• Ability to immediately establish and maintain relationships with children and adults
• Experience leading or supervising small teams
• Effective communication skills including confidence in interacting with the public
• Valid Driver’s license for British Columbia

ADDITIONAL QUALIFICATIONS/SKILLS:

• Experience managing a small business or not for profit organization
• Strengths in exercising initiative, organization and planning
• Ability to work independently
• Willingness and ability to travel within the Lower Mainland

SALARY RANGE:

DATE OF ORIGINAL JOB DESCRIPTION: June 2, 2022

DATE REVIEWED:

JOB DESCRIPTION

JOB TITLE: Head Teacher

STATUS: Part-Time

REPORTS TO: School Director

DIRECT REPORTS: Teachers

INDIRECT REPORTS: Support Staff, Volunteers

SUMMARY:

De Esdoorn is a registered non-profit organization ‘De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society’. De Esdoorn is Canada’s first Dutch school accredited by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB-Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland).

De Esdoorn’s core values are: sharing the Dutch language; connecting with heritage; bringing families together; and building a strong community.

Reporting to the School Director, the Head Teacher is responsible for providing education program direction to a team of teachers, support staff and volunteers. The Head Teacher manages the administrative aspects of educational programs at De Esdoorn, including class schedule and composition. The Head Teacher also teaches Dutch language and culture lessons to children, youth and adults, and is responsible for the coordination of the school’s cultural activities, summer camp(s), and other events.

Working closely with the School Director, the Head Teacher represents De Esdoorn in the community and with external partners, as required.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:

1. Supervises a team of teachers to ensure the learning objectives of students are met through daily work direction, goal setting, performance management, regular communication and coaching;
2. Manages administrative aspects of the education programs. Supports operational administration as required, including the annual and seasonal registration process for all classes;
3. Designs education programs and curriculum using a systematic plan of lessons, discussions, audio visual presentations and field trips;
4. Prepares and coordinates teaching assignments, timetables and class sizes;
5. Plans and delivers De Esdoorn’s cultural events and summer camp(s); works with external partners as required;
6. Teaches children, youth and adults in group or individual classes (in person or online); prepares, administers and corrects tests; identifies learning needs and makes adjustments, where necessary, to ensure progress and success;
7. Coordinates parent/teacher meetings to discuss student progress; provides direction and support to teachers; meets with parents; and
8. Ensures that the curriculum meets or exceeds the criteria for each program; maintains professional development and stays up to date with current Dutch curriculum.

ADDITIONAL DUTIES:

1. Contributes to the quality assurance process of De Esdoorn’s education programs;
2. Participates in the accreditation process as required;
3. Supports the quality and growth of De Esdoorn’s library;
4. Proactively identifies and recruits talent for teaching positions, including candidates who may require a visa to work in Canada;
5. Develops and delivers orientation and training for new teachers, support staff, and volunteers;
6. Supports marketing and promotional activities to increase awareness of De Esdoorn’s Dutch language and culture programs; promotes class offerings and programs to new students; and
7. Meets with student families or external partners of De Esdoorn, as needed.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Fluency in Dutch and English
• Teaching certification such as PABO diploma or equivalent
• Minimum of 3 years of recent experience teaching children, youth or adults
• Ability to immediately establish and maintain relationships with children and adults
• Experience leading or supervising small teams
• Effective communication skills including confidence in interacting with the public
• Valid Driver’s license for British Columbia

ADDITIONAL QUALIFICATIONS/SKILLS:

• Strengths in exercising initiative, organization and planning
• Ability to work independently
• Willingness and ability to travel within the Lower Mainland

SALARY RANGE:

DATE OF ORIGINAL JOB DESCRIPTION: June 2, 2022

DATE REVIEWED: September 15, 2023

JOB DESCRIPTION

JOB TITLE: Social Media Administrator

STATUS: Part-Time

REPORTS TO: School Director

DIRECT REPORTS: none

INDIRECT REPORTS: none

SUMMARY:

De Esdoorn is a registered non-profit organization, ‘De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society’. De Esdoorn is Canada’s first Dutch school accredited by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB-Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland).

De Esdoorn’s core values are: sharing the Dutch language; connecting with heritage; bringing families together; and building a strong community.

Reporting to the school director, the social media administrator is responsible for community management on various social media platforms of the school and organizations affiliated with the school.

The social media administrator works closely with the school director, and represents De Esdoorn in the community and with external partners, as required.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:

1. Supporting the director/head teacher with both internal and external communication;
2. Creating and regularly reviewing the website content. Keeping De Esdoorn website up to date, e.g. promotion of culture days, special promotions, updating information about courses, teachers, etc.;
3. Contributes to the design of the monthly newsletter and is responsible for the correct distribution;
4. Promoting De Esdoorn on the social media of Dutch and Flemish organizations. e.g. Dutch Network, Dutch Business Club, Belgian Business Club BCABC, DCABC (Dutch Cultural Association BC – DutchBC)
5. Developing, activating and managing the various social media channels such as Instagram, Facebook, LinkedIn;
6. Promoting De Esdoorn via social media in a manner that fits the established communication strategy and branding aspects with the aim of increasing brand awareness of the school and to increase awareness of De Esdoorn’s Dutch language and culture programs;
7. Providing support in drawing up communication plans and creating content for marketing campaigns;
8. Answering questions received through social media and/or passing them on to the school director;
9. Communicate changes in branding and media presence to the Director and the school board.

ADDITIONAL DUTIES:

1. Together with the director, attends meetings with board member(s) as needed.
2. Together with the director, meets with external third partners of De Esdoorn, as needed;
3. Attend at least 3 cultural or special events in the operating year.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Fluency in Dutch and English, both spoken and written
• Minimum 2 years experience as a social media administrator
• Extensive knowledge of and experience with social media platforms and communication techniques.

ADDITIONAL COMPETENCIES/SKILLS:

• Excellent creative planner and organizer
• Creative, analytical, efficient
• Commercial, customer-oriented and strategically minded
• The ability to work independently and collaboratively to achieve goals

SALARY RANGE:

DATE OF ORIGINAL JOB DESCRIPTION: December 21, 2023

DATE REVIEWED:

JOB DESCRIPTION

JOB TITLE: Teacher

STATUS: Part-Time

REPORTS TO: Head Teacher

DIRECT REPORTS: none

INDIRECT REPORTS: assistant staff, volunteers

LOCATION: Various

SUMMARY:

De Esdoorn is a registered non-profit organization ‘De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society’. De Esdoorn is Canada’s first Dutch school accredited by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB-Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland).

De Esdoorn’s core values are: sharing the Dutch language; connecting with heritage; bringing families together; and building a strong community.

Reporting to the Head Teacher, the Teacher is responsible for delivering quality Dutch Language and Culture lessons to children, youth, and adults. The teacher also supports the coordination and delivery of the school’s cultural activities, summer camp(s), and other events or activities planned by the school.

Working closely with the Head Teacher and School Director, the teacher represents De Esdoorn in the community and with external partners, as required.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:

1. Teaches children, youth and adults in group or individual classes (in person or online); ensures that the learning objectives of students are met; prepares, administers and corrects tests; Identifies individual learning needs and develops adjustments, where necessary, to ensure progress and success;
2. Supports the intake and placement of new students in an appropriate group or level;
3. Contributes to the design of education programs and curriculum using a systematic plan of lessons, discussions, audio visual presentations and field trips;
4. Determines approach and works closely with support staff where applicable;
5. Provides regular lesson updates and coordinates parent/teacher meetings to discuss student progress;
6. Contributes to the planning and delivery of De Esdoorn’s cultural events and summer camp(s); works with external partners as required;
7. Participates in operational and team building meetings and events; seeks support as needed from the Head Teacher;
8. Maintains professional development and stays up to date with current Dutch curriculum.

ADDITIONAL DUTIES:

1. Contributes to the quality assurance process of De Esdoorn’s education programs;
2. Participates in the accreditation process as required;
3. Supports the quality and growth of De Esdoorn’s library; and
4. Supports marketing and promotional activities to increase awareness of De Esdoorn’s Dutch language and culture programs; promotes class offerings and programs to new students.

REQUIRED COMPETENCIES AND SKILLS:

• Fluency in Dutch and English.
• PABO Teaching certification or equivalent preferred.
• Minimum 2 years of teaching experience.
• Valid Driver’s license for British Columbia.

ADDITIONAL QUALIFICATIONS/SKILLS:

• Establish and maintain strong relationships with children and adults.
• Communicate clearly and openly through various channels with students, parents and colleagues.
• Maintain confidentiality and practice sensitivity with personal information
• Provide a safe, inclusive and positive environment in which students at all levels can develop.
• Organize, plan and monitor work to achieve individual and team goals; adapt and adjust where needed.
• Work independently or collaboratively to achieve goals.
• Participate effectively as a team member; contribute to strengthen the overall team.
• Travel for in-person classes or lessons.

SALARY RANGE:

DATE OF ORIGINAL JOB DESCRIPTION: Approved on October 10, 2023

DATE REVIEWED:

JOB DESCRIPTION

JOB TITLE: Office Manager / Bookkeeper

POSITION: 1

STATUS: Part-Time

REPORTS TO:  School Director / Treasurer

DIRECT REPORTS: none

INDIRECT REPORTS: None

SUMMARY:

De Esdoorn is a registered non-profit organization, ‘De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society’. De Esdoorn is Canada’s first Dutch school accredited by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB-Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland). 

De Esdoorn’s core values are:  sharing the Dutch language; connecting with heritage; bringing families together; and building a strong community.

Reporting to the school director and the Treasurer, the Office Manager/Bookkeeper supports the school director in day-to-day financial and administrative operations. The Office Manager/Bookkeeper handles the daily posting of financial transactions in Quickbooks, prepares financial reports, reconciles bank statements and bookkeeping ledgers, and ensures records are accurate and taxes and bills are paid.

The Office Manager/Bookkeeper works closely with the school director and Treasurer as required.

PRIMARY BOOKKEEPING RESPONSIBILITIES:

1. Processing Payroll, accounts payable, invoicing, and accounts receivable in Quickbooks;
2. Preparing payroll for external accountant with online payroll;
3. Preparing regular financial reports for the Treasurer (cash flow, operating budget), including a complete annual financial report consisting of a final profit & loss statement, balance sheet and annual budget;
4. Keeping records of financial procedures and policies in digital handbook;
5. Processing any financial agreements and contracts (insurance, venue agreements);
6. Collaborating with school director on invoices;
7. Serving on the finance committee;

PRIMARY OFFICE MANAGEMENT RESPONSIBILITIES:

1. Creating guides and how-to docs internally;
2. Field and manage any inbound emails.
3. Planning and managing events by De Esdoorn;
4. Coordinating the shared drive used on Google Workspace;
5. Assisting and collaborating with the school director on operational tasks.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Fluency in Dutch and English, both spoken and written
• High school diploma
• Minimum of 2 to 4 years of experience as a virtual assistant, executive assistant, or other administrative support role
• Familiar with Quickbooks or similar accounting software
• Strong working knowledge of MS Office or Google Workspace (specifically word-processing and spreadsheet software)
• Familiar with shared cloud storage, communication platforms and related technology
• Experience with online meeting software (like Zoom), online chat/instant messaging

ADDITIONAL COMPETENCIES/SKILLS:

• Excellent planner and organizer
• Strong interpersonal and social skills
• Maintain confidentiality and practice sensitivity with financial information
• The ability to work independently and collaboratively with team(s), external stakeholders, and partners to achieve goals
• Excellent writing, verbal communication, and time management skills
• Exceptional organizational skills and the ability to complete tasks with little supervision.

ADDITIONAL REQUIREMENTS:

• Attend at least 3 cultural or special events in the operating year
• Flexibility in hours of working as beginning and end of month, and August/September are the busiest times
• Access to own computer and printer (if needed)

SALARY RANGE:

DATE OF ORIGINAL JOB DESCRIPTION: May 1, 2024

DATE REVIEWED:

Bijlage 4. Volunteer Role Descriptions

Board Director-At-Large Responsibilities

• Know De Esdoorn’s mission, vision, programs, policies, and needs.
• Serve as advocate and ambassador for De Esdoorn.
• Fully engage in identifying and securing the financial resources and partnerships necessary for the organization to advance its mission.
• Commit to a two-year board term with the option of renewal for up to three consecutive terms.
• Prepare for and conscientiously participate in board meetings.
• Attend a minimum of 10 regularly scheduled board meetings and at least 3 cultural or special events in the operating year.
• Respond to requests for feedback or decisions between meetings in a timely manner.
• Read and understand financial statements; commit to learning about nonprofit financial oversight.
• Volunteer for and willingly accept assignments and complete them thoroughly and on time (approximately 15 hours per month is standard)
• Participate in annual self-evaluation of personal board service.
• Participate in the hiring and oversight process of the School Director.
• Participate in creating a multi-year strategic plan; conduct an annual review of the strategic plan.
• Commit to professional development (one or two trainings are recommended yearly).
• Get to know other Board Directors and build a collegial working relationship, contributing to collaborative and effective teamwork.
• Serve on at least one committee, preferably as a chair, and attend committee meetings. De Esdoorn’s committees include:
  • Finance
  • Human Resources and Policy
  • Quality Assurance
  • Development & Fundraising
  • Web Content and External Communications
  • Marketing and Social Media
  • Product Development

Qualifications for Service

• Interest in and willingness to support De Esdoorn’s goals and objectives.
• Demonstrated initiative.
• Demonstrated collaboration with team(s), external stakeholders, and partners.
• Ability to plan, organize and monitor work.
• Ability to make sound decisions.
• Ability to analyze and solve problems.
• Sensitivity and awareness to multiple points of view.
• Familiarity with email, shared cloud storage, communication platforms and related technology.
• Commitment to open and honest communication.
• Experience in a related field (e.g. education ) or leading an organization is an asset.

Board Chair

Responsibilities

In addition to the Director-at-large responsibilities and in accordance with the organizational bylaws, the Board Chair ensures that all meetings are facilitated by a member of the Board of Directors. The Board Chair performs all duties customary to the office of the Chair, including:

• Ensures facilitation of board meetings and approves the board agenda prepared by the secretary and chair.
• Actively recruits new board members and helps to retain current board members.
• Recommends members for committees and appoints committee chairs.
• Provides leadership and direction to De Esdoorn board members and committees to achieve the organization’s mission.
• Encourages transparent communication between all Board members.
• Guides and mediates Board actions with respect to organizational priorities and governance concerns.
• Communicates as needed with committee chairs to ensure that action items are met, and activities align with the mission and vision.
• Ensures creation and implementation of a multi-year strategic plan; Participates and encourages board participation in the strategic planning process.
• Ensures timelines are met, and parties are accountable for their responsibilities within the strategic plan.
• Discusses issues affecting De Esdoorn with the Board and any other relevant parties.
• Represents De Esdoorn as an ambassador at events and other activities.
• Monitors financial planning and financial reports.
• Plays a leading role in revenue generation activities, including cultivation and stewardship.
• Leads annual evaluation of the board and the performance of the organization and its mission.
• Oversees the performance of the School Director, including regular performance check-ins and an annual performance evaluation.
• Supports the school director through operational check-ins and mentorship.

Board Vice Chair

Responsibilities

In addition to the Director-at-large responsibilities and in accordance with the organizational bylaws, the Vice Chair serves in the Chair’s place in the event the Chair is unable to serve or perform duties delegated to the Chair. The Vice Chair may have additional duties as delegated to him or her by the Board of Directors or the Chair:

• In the absence of the Chair, coordinates the facilitation of board meetings, ensures agendas and minutes are distributed, and implements the strategic plan.
• Reports to the Board Chair.
• Works closely with the Board Chair, board members, and organizational staff.
• Helps the Board Chair to develop and implement office transition plans.
• Performs other responsibilities as assigned by the board.
• Serves as Governance Committee Chair as appropriate.
• Actively recruits new board members and helps to retain current board members.
• Provides leadership and direction to the Board of Directors.
• Ensures transparent communication between all Board members.
• Helps guide and mediate Board actions with respect to organizational priorities and governance concerns.
• Represents De Esdoorn as an ambassador at events and other activities.
• Plays a leading role in revenue generation activities.

Board Secretary

Responsibilities

The Secretary is primarily responsible for coordinating the recording of board meeting minutes and maintaining organizational documents and records. In the absence of the Secretary at any meeting, a secretary pro tempore shall be appointed by the presiding Officer. In addition to the member-at-large responsibilities and in accordance with the organizational bylaws, the Secretary is responsible for:

• Maintains board records and ensuring effective management of the organization’s records.
• Supports chair to create agenda, distributes agenda to Board of Directors
• Records board meeting minutes and distributes them to members shortly after each meeting. Minutes should reflect the activities of meetings in an objective manner, without unnecessary commentary. They should include the following information:
  • Who is present and absent
  • Agenda
  • Items discussed
  • Key issues raised
  • Votes
  • Action items
  • Any other relevant information
• Maintains sufficient familiarity with legal documents (articles, by-laws, WorkSafe BC, CRA requirements, etc.) to reference when necessary in board meetings.
• Maintains the roster of starting and ending dates for each Board member.
• Maintains the roster of starting and ending dates for each Committee member.
• Works with the School Director to ensure all decisions and documents are consolidated in De Esdoorn’s Handbook.
• Maintains communication and meets as required with the School Director and Board Chair to record actions and decisions.
• Maintains a register of planned and outstanding actions in accordance with the School’s Strategic Action plan.

Qualifications for Service

• See Board Director at Large (above).

ROLE TITLE: Volunteer Librarian

REPORTS TO: School Director

LOCATION: Various

SUMMARY:

De Esdoorn is a registered non-profit organization ‘De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society’. De Esdoorn is Canada’s first Dutch school accredited by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB-Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland).

De Esdoorn’s core values are: sharing the Dutch language; connecting with heritage; bringing families together; and building a strong community.

The volunteer librarian manages De Esdoorn’s library, including cataloguing resources, maintaining records, and promoting materials. The librarian provides guidance to students in selecting age-appropriate materials and supports teachers as an integral part of De Esdoorn’s programs. The librarian supports the school’s classes, cultural activities, summer camp(s), and other events or activities planned by the school.

The librarian is a self-motivated individual who demonstrates outstanding interpersonal skills as they interact with the students, parents, teachers, and community. Working closely with the Head Teacher and teachers, the librarian represents De Esdoorn in the community and with external partners, as required.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:

1. Collects and catalogues library resources, including books, games, films, and other materials.
2. Educates and helps students locate age-appropriate reading materials.
3. Maintains library records and ensures they are up to date.
4. Performs regular audits of the information and inventory on file.
5. Oversees the check-out process for books and other resource materials.
6. Clarifies the use of library amenities and supports the development of library policies.
7. Ensures the library meets the needs of De Esdoorn students of all ages and abilities.
8. Reports issues or needs to the School Director or teachers where necessary to ensure the success of the library program;
9. Assists teachers in delivering De Esdoorn’s cultural events and summer camp(s); works with external partners as required;
10. Participates in operational and team building meetings and events when needed;

ADDITIONAL DUTIES:

1. Contributes to the quality assurance process of De Esdoorn’s education programs;
2. participates in the accreditation process as required;
3. supports the quality and growth of De Esdoorn’s library and
4. supports marketing and promotional activities to increase awareness of De Esdoorn’s Dutch language and culture programs;
5. promotes class offerings and programs to new students.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Fluency in Dutch and English.
• Bachelor’s degree in Library Science is preferred.
• Teaching experience or library-related work experience is preferred.

ADDITIONAL COMPETENCIES AND SKILLS:

• Strong interpersonal and social skills with children and adults.
• Excellent communication and organizational skills.
• Knowledge of library database systems is preferred.
• Communicate clearly and openly through various channels with students, parents and colleagues.
• Maintain confidentiality and practice sensitivity with personal information.
• Participate effectively as a team member and contribute to strengthen the overall team.

VOLUNTEER ROLE DESCRIPTION

ROLE TITLE: Volunteer Cultural Events Coordinator

REPORTS TO: School Director

LOCATION: Various

SUMMARY:

De Esdoorn is a registered non-profit organization ‘De Esdoorn – Dutch Language and Culture School Society’. De Esdoorn is Canada’s first Dutch school accredited by the Foundation for Dutch Education Worldwide (NOB-Stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland).

De Esdoorn’s core values are: sharing the Dutch language; connecting with heritage; bringing families together; and building a strong community.

Reporting to the School Director, all De Esdoorn volunteers contribute to the operations and well-being of the school. The Cultural Events Coordinator plays a pivotal role in coordinating a diverse range of cultural events, enhancing the overall experience for our students, staff, parents and the broader Dutch community.

The Cultural Events Coordinator is a self-motivated individual who demonstrates outstanding interpersonal skills as they interact with the students, parents, teachers, and community.

Working closely with the Head Teacher and teachers, the cultural events coordinator represents De Esdoorn in the community and with external partners, as required.

PRIMARY RESPONSIBILITIES:

1. Supports the School Director and Head Teacher in the planning and delivery of five (5) culture days (part of the school curriculum) and other school events through event management and coordination.
2. Supports Director/Head Teacher with coordinating event volunteers as needed.
3. Coordinates location/site rentals as needed.
4. Coordinates event catering as needed.
5. Coordinates event safety, including first aid and health protocols, as needed.
6. Coordinates event production support as needed. This may include multimedia and technology for events.
7. Coordinates event setup/takedown.
8. Coordinates logistics on days of the event(s) or assigns this as needed.
9. Supports the School Director on media and public relations requests related to cultural events.
10. Reports issues or needs to the School Director or teachers where necessary to ensure the success of De Esdoorn’s cultural events;
11. Works with external partners as required;
12. Participates in operational meetings when needed to support cultural events planning;

ADDITIONAL DUTIES:

1. Contributes to the quality assurance process of De Esdoorn’s education programs;
2. Supports marketing and promotional activities to increase awareness of De Esdoorn’s Dutch language and culture programs; promotes class offerings and programs to new students.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

• Fluency in Dutch and/or English is preferred
• Event management experience or event production experience is preferred.

ADDITIONAL COMPETENCIES AND SKILLS:

• Strong interpersonal and social skills with children and adults.
• Excellent communication and organizational skills.
• Communicate clearly and openly through various channels with students, parents and colleagues.
• Maintain confidentiality and practice sensitivity with personal information.
• Participate effectively as a team member; contribute to strengthen the overall team.

DATE OF ORIGINAL ROLE DESCRIPTION: March 2024

DATE REVIEWED:

Bijlage 5. Resultaat en interpretatie van de zelf-evaluatie 2023

INHOUD

1. Introductie
2. Doel
3. Basis
4. Interpretatie en reikwijdte van de resultaten
5. Methodologie
6. Resultaten per categorie
   • 6.1. NOB Aannamebeleid
   • 6.2. OP 1 Aanbod
   • 6.3. OP 2 Zicht op ontwikkeling
   • 6.4. OP 3 Didactische handelen
   • 6.5. OP4 (extra) ondersteuning
   • 6.6. OP 6 Samenwerking
   • 6.7. OP 8 Toetsing en afsluiting (alleen VO)
   • 6.8. SK 1 Veiligheid
   • 6.9. SK 2 Pedagogisch klimaat
   • 6.10. OR 1 Resultaten
   • 6.11. OR 3 Vervolg success
   • 6.12. KA 1 Kwaliteitszorg
   • 6.13. KA 2 Kwaliteitscultuur
   • 6.14. KA 3 Verantwoording en dialoog
   • 6.15. FB 1 Continuiteit
7. Resultaten per deelnemer
8. Resultaten per categorie
9. Key Findings/opportunities
   • a. Aandachtspunten
   • b. Opmerkingen
10. Key recommendations
    • a. Introduction
    • b. Key findings
    • c. Key recommendations

1.   INTRODUCTIE

Als onderdeel van het kwaliteitsplan van De Esdoorn werd er in februari 2023 een zelfevaluatie aan alle 7 leerkrachten, 1 schoolleider en 8 bestuursleden gestuurd.

Totaal 16, 11 hebben hieraan deelgenomen, dat is ongeveer 68.8%.

De 66 uitspraken of stellingen die beoordeeld worden, zijn uitspraken die door het Nederlands Onderwijs in het Buitenland (NOB) aanbevolen worden. Deelnemers konden deze uitspraken beoordelen en er wordt tegelijkertijd gevraagd of de betreffende onderwerpen tot aandachtspunten gepromoveerd moeten worden.

Deze zelfevaluatie vindt plaats in januari van elk schooljaar, dit is de 2de zelfevaluatie met wat bijkomende vragen, afgenomen in februari 2023 en begin maart/april 2023 verwerkt.

De opzet en de resultaten van de vorige evaluatie zijn in dit verslag behouden. Dit maakt de opvolging van de voortgang gemakkelijker.

Doel van de evaluatie was uit te vinden waar de prioriteiten voor verbeteringen zouden moeten liggen, om dan aan de hand daarvan een verbeterplan voor de volgende jaren op te stellen.

De verwerking van de zelfevaluatie 2022-2023 heeft een bijkomend onderdeel, zijnde de methodologie van de verwerking.

2.  DOEL VAN DE ZELF EVALUATIE

Onderdeel van het kwaliteitsplan van De Esdoorn is dat bestuursleden, leerkrachten en schoolleider eenmaal per jaar een zelfevaluatiedocument invullen. Dit is vorig jaar niet gebeurd, verder kan men lezen dat dit feit een mogelijke weerslag is op de vaststellingen.

Deze zelfevaluatie kan gebruikt worden om met elkaar de kwaliteit van de school te bespreken en daaraan verbeterplannen te koppelen.

Doel van de evaluatie was uit te vinden waar de prioriteiten voor verbeteringen zouden moeten liggen, om dan aan de hand daarvan een verbeterplan voor de volgende jaren op te stellen.

3.  BASIS: wat wordt geëvalueerd.

De zelf-evaluatie is gebaseerd op het zelf-evaluatiedocument van de NOB, dat op www.mijnschoolplan.nl te vinden is.

De uitspraken of stellingen behandelen de volgende categorieën:

1. Aanname Beleid (aanname van leerlingen)
2. Aanbod (van onderwijs)
3. Zicht op ontwikkeling (van leerlingen)
4. Didactisch handelen (van de leerkrachten)
5. Extra ondersteuning (voor leerlingen die dit nodig hebben)
6. Samenwerking (met relevante partners)
7. Toetsing en afsluiting (enkel voor VO)
8. Veiligheid (op school)
9. Pedagogisch klimaat
10. Resultaten (leerresultaten)
11. Vervolg Success (van leerlingen)
12. Kwaliteitszorg (stelsel dat tot goed onderwijs leidt)
13. Kwaliteitscultuur (alle leden streven naar voortdurende kwalitietsverbetering)
14. Verantwoording en dialoog (bestuur en school)
15. Continuïteit

Per uitspraak of stelling hadden de deelnemers steeds dezelfde mogelijke antwoorden. Enerzijds konden ze een score aangeven:

• 4 uitstekend/goed
• 3 voldoende
• 2 zwak
• 1 onvoldoende of geen antwoord geven:
• 0 Geen antwoord / Niet van toepassing op mij/mijn functie

Daarnaast kon aangegeven worden:

1. dat het onderwerp van de betreffende uitspraak of stelling een aandachtspunt zou moeten worden en
2. bestond er de optie om aanvullend commentaar te geven.

4. INTERPRETATIE EN REIKWIJDTE VAN DE RESULTATEN

Het beperkte aantal deelnemers (16) maakt een statistische analyse van de zelf-evaluatie niet erg zinvol. Bovendien waren sommige uitspraken of stellingen minder relevant voor sommige categorieën van deelnemers. Niet alle deelnemers waren in een positie om de uitspraken te beoordelen, waardoor voor de meeste antwoorden het aantal beoordelingen per uitspraak zelfs minder dan 11 was.

De opmerkingen “weet ik niet of geen idee” heb ik waar nodig als aandachtspunten bestempeld, voor de eenvoudige reden dat dit antwoord een tekortkoming in communicatie inhoud dat dient opgelost te worden.

In het jaar 2020-2021 was er een bepaalde informatiestroom dat in een bepaalde context diende geplaatst te worden:

‘Toch waren sommige correlaties interessant. Zo kwamen bijvoorbeeld alle onvoldoendes die in deze evaluatie gegeven werden (14 in totaal), van slechts één deelnemer.

Desondanks vond deze deelnemer dat geen van de uitspraken een aandachtspunt zou moeten worden.’

Bij de evaluatie van 2022-2023 hebben we dit niet. Wij moeten echter rekening houden met het feit dat er 2 jaar verlopen zijn tussen de 2 zelfevaluaties. Gedurende deze tijd is de school gegroeid en zijn er organisatorische aanpassingen gebeurd. Het bestuur is groter, er is een schoolleider en meer leerkrachten dan voordien. Dit houdt in dat er veel nieuwe mensen zijn die deelnamen aan de zelfevaluatie.

Dit zien we als een positief feit:

1. We krijgen antwoorden van mensen die geen voorgeschiedenis meedragen en objectief hun mening geven over de stand van zaken NU.
2. De zelfevaluatie werd beantwoord door een kritisch publiek,
   ( 2020-21: 10 aandachtspunten/ 2022-23: 55 aandachtspunten) Dit kan ons alleen maar helpen in het stellen van duidelijke objectieven.

Hieronder volgen per categorie de resultaten. De verwerking per categorie wordt als volgt gegeven:

1. Wat wordt bedoeld met het onderwerp, indien nodig werden vragen nog verduidelijkt. Dit maakt de resultaten doelgerichter.
2. Bij elke uitspraak of stelling wordt het aantal van de vijf mogelijke antwoorden
   • 4: uitstekend/goed;
   • 3: voldoende;
   • 2: zwak;
   • 1: onvoldoende;
   • 0: geen antwoord tussen haakjes in de genoemde volgorde vermeld
3. Beoordeling van de antwoorden
4. Dient dit een aandachtspunt te worden
5. Aanvullende commentaren

5. DE METHODOLOGIE

• A. Verwerking van de inputs

De antwoorden van iedereen werden overgebracht in een Excel file, waar de antwoorden kwaliteitsgewijze ingevuld weren met een bepaald kleur als volgt:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1-r0P-MGXPirr-vTFPVgVxCZFm0AV46z3IjOhOXUHrkE/ed it?resourcekey#gid=1211236316

Onder iedere stelling worden zo het aantal antwoorden per kleur/graad vermeld. Het totaal diende minimaal 11 te zijn. Meer dan 11 betekent dat 1 antwoord 2 of meer inputs had. Vb.  voldoende, en ook een aandachtspunt.

Op deze manier hebben we bij 66 stellingen 744 inputs verkregen, waarvan:

Aandachtspunten	61
Onvoldoende	7
Zwak	22
Voldoende	201
Goed/uitstekend	306
Niet van toepassing	147

• B. Verwerking per deelnemer

• C. De controle en verwerking van de aandachtspunten (tweede sheet)

Op dezelfde pagina vind je ook de controle die werd uitgevoerd.

Rechts vind je de controle dat iedereen 66 stellingen heeft beantwoord, zodoende dienen de dubbele antwoorden in mindering gebracht te worden.

Onderaan vind je de controle op het aantal inputs, per graad en totaal.

Uiterst rechts vind je de melding dat er van het totaal aantal aandachtspunten, enkel opmerkingen zijn en geen aandachtspunten. Opmerkingen dienden anders verwerkt te worden dan aandachtspunten. Van de 61 aandachtspunten zijn er 6 opmerkingen, m.a.w. We hebben 55 aandachtspunten.

6.  RESULTATEN PER CATEGORIE

6.1. NOB 1 Aannamebeleid

• 1. Wat wordt bedoeld met aannamebeleid?

Hier ging het om het aannamebeleid van leerlingen.

• 2. Vraag en antwoord

NOB1.1 “De schoolleider heeft oog voor verandering in de leerlingpopulatie en adviseert het bestuur over welk onderwijs de school wel en niet kan bieden en voor welke leerlingen de school onderwijs kan verzorgen.”

(6.5 – 1.5 – 0 – 1 – 3) 20-21

(6 – 3 – 0 – 0 – 1) 22-23            2 aandachtspunten

NOB1.2 “Het bestuur bewaakt het aannamebeleid.” (5 – 3 – 0 – 1 – 3) 20 -21

(4 – 3 – 0 – 1 – 2) 22-23           2 aandachtspunten

NOB1.3 “De schoolleider zorgt voor de uitvoering van het aannamebeleid met in het achterhoofd de missie en visie van de school.”

(8 – 1 – 0 – 0 – 3) 20-21

(5 – 5 – 0 – 0 – 0) 22-23            1 aandachtspunten

NOB1.4 “De schoolleider communiceert het aannamebeleid naar ouders en team.”

(5 – 3 – 0 – 1 – 3) 20-21            1 aandachtspunt

(4 – 5 – 1 – 0 – 0) 22-23            4 aandachtspunt

NOB1.5 “Leerkrachten zijn op de hoogte van het aannamebeleid van de school.” (2 – 4 – 2 – 1 – 3) 20-21

(1 – 4 – 3 – 0 – 2) 22-23            3 aandachtspunten

NOB1.6 “Het aannamebeleid is beschreven in het schoolplan (3.4. Aannamebeleid).” (7.5 – 1.5 – 0 – 0 – 3) 20-21

(3 – 3 – 0 – 0 -3) 22-23             2 aandachtspunten

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2020-2021

Over het algemeen werden de zes uitspraken NOB1. merendeels positief beoordeeld.

2022-2023

Hoewel de uitspraken van het NOB -zoals bij de vorige evaluatie- voor het merendeels positief beoordeeld worden, werden er veel meer stellingen als aandachtspunt gemarkeerd.

Het is dan ook duidelijk dat hierin de communicatie beter dient te gebeuren.

• 4. Aandachtspunten:

2021 -2022 1 aandachtspunt

NOB1.4 “De schoolleider communiceert het aannamebeleid naar ouders en team.”

2022-2023  6 aandachtspunten

NOB1.1 “De schoolleider heeft oog voor verandering in de leerlingpopulatie en adviseert het bestuur over welk onderwijs de school wel en niet kan bieden en voor welke leerlingen de school onderwijs kan verzorgen.”

NOB1.2 “Het bestuur bewaakt het aannamebeleid.”

NOB1.3 “De schoolleider zorgt voor de uitvoering van het aannamebeleid met in het achterhoofd de missie en visie van de school.”

NOB1.4 “De schoolleider communiceert het aannamebeleid naar ouders en team.”

NOB1.5 “Leerkrachten zijn op de hoogte van het aannamebeleid van de school.”

NOB1.6 “Het aannamebeleid is beschreven in het schoolplan (3.4. Aannamebeleid).”

• 5. Commentaren – 2022-2023:

• Het aanname beleid zou moeten opgenomen worden in de leerkrachten ontvangstmap.
• De stelling NOB1.6 heeft 2 antwoorden: “weet ik niet” en/of “niet van toepassing op mij/of functie”

Het schoolplan wordt opgesteld door het bestuur en is ter inzage van de leerkrachten, de schoolgids is ter inzage voor iedereen.Ik besluit daaruit dat deze documenten niet gelezen/gebruikt worden.

Mogelijk punt voor het verbeterplan:

Beide documenten moeten meer gecommuniceerd worden en mogelijks verwerkt worden tot een kort document waarin de belangrijkste punten worden opgenomen.

6.2. OP1 Aanbod

• 1. Wat wordt bedoeld met aanbod.

Het aanbod bereidt de leerlingen voor op vervolgonderwijs en samenleving.

• 2. Vraag en antwoord

OP1.1 “Het onderwijsaanbod sluit aan bij het niveau van de leerlingen.”

(9 – 1 – 0 – 0 – 2) 20-21      1 aandachtspunt

(6 – 3 – 0 – 0 – 1) 22-23      1 aandachtspunt

OP1.2 “De leerkrachten hebben duidelijk omschreven welke keuzes zij hebben gemaakt in het onderwijsaanbod om dit passend te maken bij de leerlingpopulatie.”

(4 – 4 – 0 – 0 – 4) 20-21

(4 – 5 – 0 – 0 – 1) 22-23      1 aandachtspunt

OP1.3 “De leerkrachten stellen per leerjaar duidelijke doelen op en koppelen daar de leerstof aan.”

(5 – 3 – 0 – 0 – 4) 20-21

(2 – 5 – 0 – 0 – 3) 22-23      1 aandachtspunt

OP1.4 “De doelen voor het onderwijs zijn opgenomen in het schoolplan.”

(8 – 3 – 0 – 0 – 1) 20-21

(4 – 2 – 0 – 0 – 5) 22-23

OP1.5 “De opbouw van het onderwijsaanbod is opgenomen in het schoolplan.”

(6 – 3 – 0 – 0 – 3) 20-21

(4 – 4 – 0 – 0 – 3) 22-23

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2020-2021

De vijf uitspraken over het onderwijsaanbod werden allen positief (met voldoende tot goed/uitstekend) beoordeeld.

Hier ook verkregen we meer aandachtspunten.

2022-2023

Dezelfde beoordeling als in het schooljaar 2020-2021 kan hier overgenomen worden.

Toch werden 3 aandachtspunten aangestipt waar alle antwoorden goed/uitstekend/voldoende beoordeeld werden.

• 4. Aandachtspunten:

2021-2022 1 aandachtspunt

1. OP1.1 “Het onderwijsaanbod sluit aan bij het niveau van de leerlingen.”

2022 -2023        3 aandachtspunten

OP1.1 “Het onderwijsaanbod sluit aan bij het niveau van de leerlingen.”

OP1.2 “De leerkrachten hebben duidelijk omschreven welke keuzes zij hebben gemaakt in het onderwijsaanbod om dit passend te maken bij de leerlingpopulatie.“

OP1.3 “De leerkrachten stellen per leerjaar duidelijke doelen op en koppelen daar de leerstof aan.”

• 5. Commentaren:

2020-2021

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Discussie met leerkrachten of hier werkelijk verbeteringspotentieel bestaat, want alle andere deelnemers waren van mening dat het onderwijsaanbod juist goed tot uitstekend bij het niveau van de leerlingen aansluit. Dit antwoord staat haaks op de antwoorden van OP3.(Didactisch handelen) Als dit werkelijk zo is, is te bepalen hoe dit omgezet zou kunnen worden.

2022-2023

OP1.4 en OP1.5 zijn in principe ‘ja’ en ‘nee’ vragen!

Hier kom ik terug op het aandachtspunt het schoolplan en schoolgids toegankelijker te maken.

De aandachtspunten zijn echter wat onduidelijk, aangezien de meeste van de stelling als voldoende/ goed/uitstekend werden beoordeeld. Wordt hierin bedoeld dat dit een aandachtspunt moet blijven of dat er toch aanpassingen zouden moeten gebeuren?

6.3     OP2 Zicht op ontwikkeling

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘Zicht op ontwikkeling’.

De school volgt de ontwikkeling van haar leerlingen zodanig dat zij een ononderbroken ontwikkeling kunnen doorlopen.

• 2. Vraag en antwoord

OP2.1 “De school verzamelt systematisch informatie over de kennis en vaardigheden van de leerlingen met behulp van een leerling- en onderwijsvolgsysteem.”

(3 – 3.5 – 0.5 – 1 – 4) 20-21

(4 – 3 – 0 – 1 – 2) 22 -23           2 aandachtspunten

OP2.2 “De school gebruikt methode-onafhankelijke, genormeerde toetsen.”

(8 – 0 – 0 – 0 – 4) 20-21

(5 – 3 – 0 – 0 – 3) 22-23

OP2.3 “De leerkrachten nemen de genormeerde toetsen af conform de daarvoor geldende Voorschriften.”

(7 – 0 – 0 – 0 5) 20-21

(5 – 2 – 0 – 0 – 4) 22-23

OP2.4 “De leerkrachten vergelijken de behaalde resultaten met de verwachte ontwikkeling.”

(6 – 1 – 0 – 0 – 5) 20-21

Volgens twee van de 12 deelnemers is er ook verbeteringspotentieel bij het afstemmen van het onderwijs op de leerlingen op basis van een analyse van toetsgegevens.

(3 – 4 – 0 – 0 – 4) 22-23

OP2.5 “Op basis van een analyse van toetsgegevens wordt het onderwijs afgestemd op de Leerlingen.”

(3 – 1.5 – 0.5 – 1 – 6) 20-21

(5 – 2 – 0 – 0 – 4) 22-23

OP2.6 “De leerkracht analyseert waar de ontwikkeling stagneert, wanneer de leerlingen onvoldoende profiteren van het onderwijs.”

(4 – 2 – 0 – 1 – 5) 21-22

(5 – 2 – 0 – 0 – 3) 22-23            1 aandachtspunt

OP2.7 ”De school stelt vast wat er moet gebeuren om eventuele achterstanden bij leerlingen te Verhelpen.”

(3 – 2 – 0 – 1 – 6) 21-22

(3 – 3 – 1 – 0 – 2) 22-23            2 aandachtspunten

• 3. Beoordeling van de antwoorden 2020-2021

Van deze zeven uitspraken werd de helft als goed/uitstekend beoordeeld.

OP2.1 Deze beoordeling zou het gevolg kunnen zijn dat pas vanaf januari 2021 het LVS (Leerling- en onderwijsvolgsysteem) actueel, d.w.z. bijgewerkt is en dat informatie van de afgelopen jaren deels ontbreekt.

2022-2023

Aangaande zicht op ontwikkeling is enkel bij OP2.6 en OP2.7 een zwak vastgesteld en werd er tevens geoordeeld dat dit een aandachtspunt dient te worden.

OP2.1 opmerking : “Ik zou graag een LVS willen hebben”

Hoewel er een LVS is, is dit blijkbaar onvoldoende. Mogelijks door de sterke groei van het aantal leerlingen, is het huidige systeem onvoldoende.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

Deze punten worden echter door niemand als aandachtspunten aanbevolen. Dit wordt blijkbaar niet als prioriteit gezien.

2022-2023

OP2.6 “De leerkracht analyseert waar de ontwikkeling stagneert, wanneer de leerlingen onvoldoende profiteren van het onderwijs.”

OP2.7 ”De school stelt vast wat er moet gebeuren om eventuele achterstanden bij leerlingen te Verhelpen.”

• 5. Commentaren

2020-2021

Mogelijk punt voor het verbeterplan:

De schoolleider controleert regelmatig of het LVS bijgewerkt is en bij wijzigingen in het lerarenteam wordt ervoor gezorgd dat er overdracht van informatie plaatsvindt.

(Vraag: moet dit deel uit maken van een uittreedformulier? Is er zoiets?)

Of als de informatie op een bepaalde plek verzameld wordt, kan het bestuurslid kwaliteitscontrole ook controleren of de informatie actueel is.

2022-2023

Zowel de hoofdleerkracht als de schoolleider werken aan een overdrachtsdossier waarbij overdracht van de informatie van de leerlingen een deel van uitmaakt.

Tijdens de team meetings worden leerlingen besproken en naar oplossingen gezocht, echter notulen zijn er niet. (right Bastienne?)

Met een LVS zou dit kunnen opgelost worden.

6.4 ​     OP3 Didactisch handelen

• 1. Wat wordt bedoeld met didactisch handelen.

Het didactisch handelen gaat over het professioneel handelen van de leerkracht. Het gaat over kennisoverdracht, aanleren van vaardigheden en inzichten. Kortom, hoe zorgt de leraar ervoor dat de leerling leert.

• 2. Vraag en antwoord

OP3.1 “De leerkrachten passen hun handelen aan aan de informatie die ze over leerlingen hebben.”

(7 – 3 – 0 – 0 – 2) 20-21

(7 – 2 – 0 – 0 – 2) 22-23

OP3.2 “De leerkrachten creëren een leerklimaat waardoor de leerlingen actief en betrokken zijn.”

(10 – 1 – 0 – 0 – 1) 20-21

(8 – 2 – 0 – 0 – 1) 22-23

OP3.3 “De leerkrachten leggen de stof helder uit.’

(5 – 2 – 0 – 0 – 5) 20-21

(7 – 2 – 0 – 0 – 2) 22-23

OP3.4 “De leerkrachten stemmen hun instructie af op de behoefte van de leerlingen.”

(6 – 2 – 0 – 0 – 4) 20-21

(8 – 1 – 0 – 0 – 2) 22-23

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2020-2021

Alle vier uitspraken werden positief beoordeeld (voldoende tot goed/uitstekend).

2022-2023

Dezelfde als bij de evaluatie van 2022-2021

• 4. Aandachtspunten:  Geen aandachtspunten
• 5. Commentaren

2020-2021

Dit is een mooi resultaat voor de leerkrachten. Deze passen blijkbaar hun handelen aan de informatie die ze over leerlingen hebben aan, creëren een leerklimaat waardoor de leerlingen actief en betrokken zijn, leggen de stof helder uit en stemmen hun instructie af op de behoefte van de leerlingen.

Dit resultaat is echter in strijd met het resultaat van OP2.5, 2.6 en 2.7.

2022-2023

Het is duidelijk dat het didactische handelen van de leerkrachten erg goed is.

6.5   OP4 (Extra) ondersteuning

• 1. Wat wordt bedoeld met (extra) ondersteuning .

Leerlingen die dat nodig hebben, ontvangen extra aanbod, ondersteuning en begeleiding.

• 2. Vraag en antwoord

OP4.1 “De school stelt een concreet handelingsplan op, voert dit uit en evalueert dit wanneer het onderwijs niet het gewenste effect heeft.”

(0.5 – 3 – 1.5 – 0 – 7) 20-21

(3 – 0 – 0 – 1 – 5) 22-23                        2 aandachtspunten

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2022-2023

1 persoon stelt niet te weten of dit zo is.

• 4. Aandachtspunten

2022-2023

OP4.1 “De school stelt een concreet handelingsplan op, voert dit uit en evalueert dit wanneer het onderwijs niet het gewenste effect heeft.”

• 5. Commentaren

2020-2021

Hier varieerden de antwoorden van zwak tot goed/uitstekend. Ook al werd dit niet als aandachtspunt beoordeeld, is dit toch een thema dat ook in OP2 en OP3 naar voren komt, al is het met tegenstrijdige antwoorden.

2022-2023

Dezelfde opmerking kan hier gegeven worden als in 2020-2021.

Er wordt enerzijds gesteld dat er methode-onafhankelijk genormeerde toetsen en deze worden opgenomen conform de voorschriften (OP2.2. En OP2.3) en anderzijds wordt er onvoldoende gegeven op OP4.1.

Het moet hier dan ook gaan over het ‘handelingsplan’ Correct, een handelingsplan is niet uitgeschreven omdat dit organisch gevolgd wordt tijdens de team meetings. Echter, een plan neerschrijven is geen slecht idee. Is dit een punt dat heden vooraan op de lijst moet staan is niet zo zeker.

6.6      ​OP6 Samenwerking

• 1. Wat wordt bedoeld met samenwerking.

De school werkt samen met relevante partners om het onderwijs voor haar leerlingen vorm te geven.

• 2. Vraag en antwoord

OP6.1 “De school realiseert een doorgaande lijn met eventuele voorschoolse educatie.” (2 – 1 – 0 – 0 – 9) 20-21

Weggelaten 2022-23

OP6.2 “De school werkt samen met eventuele scholen voor dagonderwijs.” (0 – 0 – 1 – 0 – 11) 20-21

Weggelaten 22-23

P6.3 “Bij vertrek informeert de school de ouders en vervolgschool over de ontwikkeling van de Leerlingen.”

(1 – 2 – 0 – 0 – 9) 20-21

(2 – 2 – 0 – 0 -5) 22-23                2 aandachtspunten

OP6.4 “De schoolleider heeft een zichtbare rol in de communicatie met ouders.”

(11 – 0 – 0 – 0 – 1) 20-21

(8 – 1 – 1 – 0 – 2) 22-23               1 aandachtspunt

OP6.5 “Ouders worden geïnformeerd over de vorderingen van hun kinderen.”

(5.5 – 4.5 – 0 – 0 – 2) 20-21

(8 – 1 – 0 – 0 – 2) 22-23

OP6.6 “De schoolleider heeft een zichtbare rol in de communicatie tussen bestuur en leerkrachten team.”

(10 – 1 – 0 – 0 – 1) 20-21

(10 – 1 – 0 – 0 – 0) 22-23

OP6.7 “De school zet het netwerk rondom de school actief in voor de werving van nieuwe Leerlingen.”

(2.5 – 6.5 – 1 – 0 – 2) 21-22

(7 – 3 – 0 – 0 – 1) 22-23`

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2020-2021

Hier komt heel positief naar voren hoe goed de communicatie van de schoolleider met de ouders beoordeeld wordt. De ouders worden goed geïnformeerd over de vorderingen van hun kinderen. De schoolleider heeft ook een zichtbare rol in de communicatie tussen bestuur en de leerkrachten.

2022-2023

OP6.3 Ouders krijgen wel een verslag van de voortgang van de kinderen, maar de volgschool wordt niet ingelicht.

OP6.4 1 zwak en opmerking dat meer informatie gaf over het feit dat de taken van de hoofdleerkracht en de schoolleider nu uitgevoerd wordt door 2 personen ipv 1.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

OP6.1 “De school realiseert een doorgaande lijn met eventuele voorschoolse educatie.” Mogelijk punt voor het verbeterplan: Discussie met de leerkrachten of er werkelijk verbeteringspotentieel bestaat (want tegenstrijdig met de antwoorden van OP3) en als dit zo is, hoe dit omgezet zou kunnen worden.

OP6.2 “De school werkt samen met eventuele scholen voor dagonderwijs.”

De meerderheid van de deelnemers was van mening dat deze uitspraken niet van toepassing zijn op onze situatie.

2022-2023

OP6.3 “Bij vertrek informeert de school de ouders en vervolgschool over de ontwikkeling van de Leerlingen.”

OP6.4 “De schoolleider heeft een zichtbare rol in de communicatie met ouders.”

• 5. Commentaren

2022-2023

OP6.1 en OP6.2 zijn stellingen die bij deze evaluatie werden weggelaten, aangezien zij niet van toepassing zijn op De Esdoorn.

OP6.3 – Is dit nodig?

OP6.4

1 antwoord was ‘zwak’ om de reden dat de persoon vindt dat de hoofdleerkracht de persoon is die bekend moet zijn met de ouders.

Dit is zeker zo, maar de hoofdleerkracht is enkel bevoegd voor educatieve en leerkrachten zaken. De schoolleider dient aangesproken te worden voor al het overige. De schoolleider dient dan ook gekend te zijn.

De schoolleider bezoekt de vestigingen regelmatig en ziet en spreekt de ouders, het probleem ligt voornamelijk bij de ouders van kinderen die online les volgen..

6.7      OP8 Toetsing en afsluiting (alleen voor het voortgezet onderwijs)

Werd volledig weggelaten daar het niet van toepassing is

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘toetsing en afsluiting’.

• 2. Vraag en antwoord

OP8.1 “De toetsing en afsluiting verlopen zorgvuldig.” (0; 2; 0; 0; 10) 20-21

Deze vraag wordt als voldoende als niet van toepassing beoordeeld. Er zijn sinds Maart geen studenten die het voortgezet onderwijs volgen, dus deze vraag is niet meer relevant.

• 3. Beoordeling van de antwoorden

• 4. Aandachtspunten

• 5. Commentaren

6.8      SK1 Veiligheid

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘veiligheid’.

Schoolleiding en leraren dragen zorg voor een veilige omgeving voor leerlingen.

• 2. Vraag en antwoord

SK1.1 “De school zorgt voor de sociale, fysieke en psychische veiligheid van de leerlingen in en om de school gedurende de schooldag.”

(9.5 – 2.5 – 0 – 0 – 0) 20-21

(6 – 3 – 0 – 0 – 2) 22-23

SK1.2 “De leerlingen van de school voelen zich sociaal, fysiek en psychisch veilig.”

(7 – 3 – 0 – 0 – 2) 20-21

(8 – 1 – 0 – 0 – 2) 22-23

SK1.3 “De leerlingen scoren een voldoende met betrekking tot welbevinden.”

(7.5 – 2.5 – 0 – 0 – 2) 20-21

(5 – 2 – 0 – 0 – 4) 22-23

SK1.4 “De school beschikt over een veiligheidsbeleid (beschreven in het schoolplan of een ander document).”

(3 – 3 – 0 – 0 – 6) 20-21                        2 aandachtspunten

(5 – 2 – 0 – 0 – 3) 22-23“                      1 aandachtspunt

SK1.5 “Het veiligheidsbeleid richt zich op het voorkomen, afhandelen, registreren en evalueren van incidenten.”

(0 – 4 – 0 – 1 – 7) 20-21                        2 aandachtspunten

(4 – 2 – 0 – 0 – 4) 22-23                        1 aandachtspunt

SK1.6 “De school monitor de veiligheid.”

(2.5 – 6.5 – 0 – 0 – 3) 20-21

(3 – 3 – 0 – 0 – 3) 22-23                        2 aandachtspunten

SK1.7 “De school neemt verbetermaatregelen als de monitoring daartoe aanleiding geeft.”

(2 – 4 – 0 – 0 – 6) 20-21

(3 – 3 – 0 – 0 – 3) 22-23                        2 aandachtspunten

SK1.8 “De school heeft een aanspreekpunt als het gaat om pesten en voor de coördinatie van het beleid tegen pesten.”

(2 – 4 – 1 – 0 – 5) 20-21

(4 – 2 – 0 – 1 – 3) 22-23                        2 aandachtspunten

SK1.9 “De schoolleiding en de leraren voorkomen pesten, agressie en geweld in elke vorm.”

(5 – 2 – 0 – 0 – 5) 20-21

(6 -2 – 0 – 0 – 3) 22-23

SK1.10 “De schoolleiding en de leraren treden zo nodig snel en adequaat op.”

(5 – 3 – 0 – 0 – 4) 20-21

(7 – 1 – 0 – 0 – 3) 22-23

SK1.11 “De uitingen van leerlingen en personeel zijn in lijn met de basiswaarden van de democratische rechtsstaat.”

(9 – 1 – 0 – 0 – 2) 20-21

(9 – 1 – 0 – 0 -1) 22-23

• 3. Beoordeling van de antwoorden 2020-2021

Ook al worden de sociale, fysieke en psychische veiligheid en het welbevinden van de leerlingen geheel positief beoordeeld, worden de volgende twee punten door twee deelnemers als aandachtspunten aanbevolen.

Een positieve uitkomst van de evaluatie is wel dat de school de veiligheid blijkbaar voldoende in de gaten houdt en maatregelen ter verbetering neemt als daartoe aanleiding is. Ook pogen de schoolleiding en de leraren pesten, agressie en geweld in welke vorm dan ook te voorkomen en treden zo nodig snel en adequaat op. De uitingen van leerlingen en personeel zijn in lijn met de basiswaarden van de democratische rechtsstaat.

2022-2023

SK1.4, SK1.5, SK1.6 en SK1.7 werd door een en dezelfde persoon beantwoord met ‘Geen idee’ Hier dient dan ook aan gewerkt te worden aangezien er in 2020-2021 enkel 2 aandachtspunten waren, zijn er nu 9 aandachtspunten.

Verbeterplan: Het veiligheidsbeleid dient opgenomen te worden in de leerkrachtenmap.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

SK1.4 “De school beschikt over een veiligheidsbeleid (beschreven in het schoolplan of een ander document).”

SK1.5 “Het veiligheidsbeleid richt zich op het voorkomen, afhandelen, registreren en evalueren van incidenten.”

2022-2023

SK1.4 “De school beschikt over een veiligheidsbeleid (beschreven in het schoolplan of een ander document).”

SK1.5 “Het veiligheidsbeleid richt zich op het voorkomen, afhandelen, registreren en evalueren van incidenten.”

SK1.6 “De school monitor de veiligheid.”

SK1.7 “De school neemt verbetermaatregelen als de monitoring daartoe aanleiding geeft.” SK1.8 “De school heeft een aanspreekpunt als het gaat om pesten en voor de coördinatie van het beleid tegen pesten.”

• 5. Commentaren

2020-2021

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Het gezamenlijk opstellen van een veiligheidsplan/ beleid, dat dan als onderdeel in het schoolplan opgenomen kan worden met daarin een aanspreekpunt als het gaat om pesten, en de coördinatie van het beleid tegen pesten vast leggen.

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Bespreken of het er hier erom gaat dat eenduidige gedragsregels voor leerlingen ontbreken, of dat deze regels niet eenduidig gehanteerd worden, en zo nodig maatregelen ter verbetering voorstellen.

Dit wordt als onvoldoende tot zwak beoordeeld, door een meerderheid echter als niet van toepassing gezien.

2020-2021

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Discussie met leerkrachten en bestuur of er werkelijk verbeteringspotentieel bestaat, of dit te realiseren is en in welke vorm.

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Eventueel opzetten van een “referral bonus” systeem, waardoor mensen die actief nieuwe leerlingen werven gestimuleerd/beloond worden.

2022-2023

Verbeterplan: Het veiligheidsbeleid dient opgenomen te worden in de leerkrachtenmap.

De policies werden dit schooljaar uitgewerkt en treden in voege. Een duidelijk aanspreekpunt is voor velen nog onduidelijk.

Een vertrouwenspersoon zou moeten aangesteld worden die het eerste aanspreekpunt is voor personeel en leerlingen.

6.9      SK2 Pedagogisch Klimaat

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘pedagogisch klimaat’.

Een goed pedagogisch klimaat kenmerkt zich door vaste regels en structuur en geeft daardoor voorspelbaarheid en rust. Vast afspraken, regels en routines, duidelijke verwachtingen, heldere structuren en kaders zorgen voor voorspelbaar leerkrachtgedrag. Leerlingen weten waar ze op kunnen rekenen.

• 2. Vraag en antwoord

SK2.1 “Schoolleider en leerkrachten hebben afspraken over een gezond, veilig en stimulerend klimaat en komen deze na.”

(6 – 3 – 0 – 0 – 3) 20-21

(5 – 3 – 0 – 0 – 3) 22-23

SK2.2 “De school hanteert eenduidige gedragsregels voor leerlingen.”

(3 – 5 – 0 – 0 – 4) 20-21                        1 aandachtspunt

(3 – 6 – 0 – 0 – 1) 22-23                        1 aandachtspunt

SK2.3 “De leerkrachten vertonen voorbeeldgedrag.”

(11 – 1 – 0 – 0 – 0) 20-21

(8 – 2 – 0 – 0 – 1) 22-23

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2020-2021

Het pedagogisch klimaat op de school wordt als positief ervaren. De schoolleider en leerkrachten hebben afspraken over een gezond, veilig en stimulerend klimaat, komen deze na en tonen voorbeeldgedrag.

2022-2023

De antwoorden op deze stellingen zijn vergelijkbaar met de vorige evaluatie.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

SK2.2 “De school hanteert eenduidige gedragsregels voor leerlingen.”

2022-2023

SK2.2 “De school hanteert eenduidige gedragsregels voor leerlingen.”

• 6. Commentaren

2022-2023

We hebben hier dezelfde opmerking waar volgens een van de deelnemers meer aandacht aan geschonken moet worden.

Zijn er gedragsregels die vooropgesteld worden in de policies?

Gedragsregels zullen door de leerkrachten opgesteld worden in verband met de cultuurdagen, een gedragsreglement voor op school of tijdens de lessen online zou eveneens kunnen opgesteld worden.

6.10    ​OR1 Resultaten

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘resultaten’.

De school behaalt met haar leerlingen leerresultaten die ten minste in overeenstemming zijn met de gestelde norm.

• 2. Vraag en antwoord

OR1.1 “De cognitieve eindresultaten liggen op het niveau dat op grond van de kenmerken van de leerlingenpopulatie verwacht mag worden.”

(0.5 – 3.5 – 0 – 0 – 8) 20-21

(5 – 4 – 0 – 0 – 2) 22-23

• 3. Beoordeling van de antwoorden

De antwoorden zijn positief. 9 van de 11 antwoorden zijn goed tot voldoende. Opmerkingen werden niet gegeven.

• 4. Aandachtspunten  Geen

• 5. Commentaren

2020-2021

Dit wordt door de meerderheid als niet van toepassing beoordeeld en door degenen die het wel van toepassing zien, als voldoende beoordeeld. Het is geen aandachtspunt.

2022-2023

Geen commentaar

6.11    ​OR3 Vervolg Success

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘vervolgsucces’.

De bestemming van de leerlingen na het verlaten van de school is bekend en voldoet ten minste aan de verwachtingen van de school.

• 2. Vraag en antwoord

OR3.1 “De school verzamelt systematisch gegevens over het vervolgsucces van leerlingen die de school verlaten hebben.”

(0 – 1 – 2 – 1 – 8) 20-21           1 aandachtspunt

(1 – 0 – 0 – 2 – 6) 22-23           2 aandachtspunten

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2022-2023

Er wordt weinig tot geen aandacht geschonken aan leerlingen die de school verlaten. Nochtans is dit voor de bevraagden wel een aandachtspunt.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

OR3.1 “De school verzamelt systematisch gegevens over het vervolgsucces van leerlingen die de school verlaten hebben.”

2022-2023

OR3.1 “De school verzamelt systematisch gegevens over het vervolgsucces van leerlingen die de school verlaten hebben.”

• 5. Commentaren

2020-2021

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Bespreken of het de moeite waard is om systematisch gegevens over het vervolgsucces van leerlingen die de school verlaten hebben, te verzamelen en zo ja, hoe en welke gegevens.

2022-2023

Zie de vorige opmerking: een soort alumni gebeuren of erkenning dient te gebeuren

6.12 KA1 Kwaliteitszorg

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘kwaliteitszorg’.

Het bestuur en de school hebben een stelsel van kwaliteitszorg ingericht en verbeteren op basis daarvan het onderwijs. Kwaliteitszorg is een geheel van kenmerken en eigenschappen van het soort onderwijs dat bijdraagt tot het vermogen om een bepaald doel te bereiken.

Kwaliteitszorg is zeggen wat je doet, doen wat je zegt, laten zien dat je goed doet wat je zegt, en wat je doet steeds beter proberen te doen.

• 2. Vraag en antwoord

KA1.1 “De school meet systematisch de kwaliteit van het onderwijs en stelt naar aanleiding hiervan een verbeterplan op.”

(4.5 – 0.5 – 1 – 0 – 6) 20-21

(4 – 3 – 2 – 0 – 0) 22-23                        2 aandachtspunten

KA1.2 “Het stelsel van kwaliteitszorg staat uitgewerkt in het schoolplan.”

(4 – 2.5 – 1.5 – 0; – 4) 20-21

(4 – 5 – 0 – 0 – 2) 22-23

KA1.3 “De verbeterplannen bevatten meetbare doelen.”

(3.5 – 3.5 – 0 – 0 – 5) 20-21

(2 – 6 – 0 – 0 – 1) 22-23                        2 aandachtspunten

KA1.4 “De school evalueert regelmatig in hoeverre de doelen behaald zijn.”

(3 – 1.5 – 1.5 – 0 – 6) 20-21                  1 aandachtspunt

(2 – 5 – 1 – 0 – 1) 22-23                        2 aandachtspunten

KA1.5 “De oorzaken van tekortschietende onderwijskwaliteit worden geanalyseerd.”

(3 – 1 – 1 – 0 – 7) 20-21

(3 – 2 – 1 – 0 – 3) 22-23                        2 aandachtspunten

KA1.6 “Verbeteringen worden doelgericht doorgevoerd.”

(4 – 1 – 0 – 1 – 6) 20-21

(4 – 3 – 1 – 0 – 1) 22-23                        2 aandachtspunten

KA1.7 “Er is een heldere taakverdeling gemaakt tussen bestuur en schoolleider.”

(5 – 3 – 1 – 0 – 3) 20-21

(4 – 5 – 0 – 0 – 0) 22-23                        3 aandachtspunten

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2020-2021

Hier lopen de beoordelingen zeer uiteen. Dit zou eraan kunnen liggen dat het kwaliteitsbeleid pas net opgezet is en pas sinds 2021 uitgevoerd wordt. Er waren van de 12 deelnemers slechts twee die bepaalde punten als zwak en in één geval als onvoldoende beoordelen. Dit zou eraan kunnen liggen dat die twee deelnemers nog niet op de hoogte waren van de huidige kwaliteitszorg.

2022-2023

Wij moeten erkennen dat dit een aandachtspunt blijft bij de deelnemers. Bij elke stelling was er een opvallende opmerking ‘Ik weet het niet’

Er werden dit jaar 13 aandachtspunten gemeld, waarvan 1 als opmerking mag bestempeld worden. Van de 7 stelling kregen er 4 een zwak, waarvan 1 stelling 2 x zwak (KA1.1)

Er dient onderzocht te worden hoe dit opgelost kan worden.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

KA1.4 “De school evalueert regelmatig in hoeverre de doelen behaald zijn.”

2022-2023

KA1.1 “De school meet systematisch de kwaliteit van het onderwijs en stelt naar aanleiding hiervan een verbeterplan op.

KA1.3 “De verbeterplannen bevatten meetbare doelen.”

KA1.4 “De school evalueert regelmatig in hoeverre de doelen behaald zijn.”

KA1.5 “De oorzaken van tekortschietende onderwijskwaliteit worden geanalyseerd.”

KA1.6 “Verbeteringen worden doelgericht doorgevoerd.”

KA1.7 “Er is een heldere taakverdeling gemaakt tussen bestuur en schoolleider.”

• 5. Commentaren

2021-2021

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Het kwaliteitsplan moet op de website gezet worden, zodat het voor iedereen in te zien is. Eventueel ook in een teambijeenkomst bespreken wat er gedaan wordt en ervoor zorgen dat de school regelmatig evalueert in hoeverre de doelen behaald zijn.

2022-2023

Verbeterplan: Een betere communicatie van het kwaliteitsplan dient uitgevoerd te worden.

Bij de vorige evaluatie was het kwaliteitsplan pas opgesteld, met als gevolg dat dit nog niet zo goed bekend was. Echter, nu 2 jaar later zijn er meer vragen. We kunnen daaruit besluiten dat de communicatie van het kwaliteitsplan zwak is.

Het kwaliteitsplan zou onderdeel moeten zijn van de leerkrachten map en op de website kunnen alleen de voornaamste aandachtspunten vermeld worden. (De aandachtspunten waaraan -in het schooljaar – gewerkt wordt)

6.13 `KA2 Kwaliteitscultuur

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘kwaliteitscultuur’.

Een kwaliteitscultuur is een organisatiecultuur waarin alle belanghebbenden, interne en externe, via een kritische opstelling streven naar een voortdurende kwaliteitsverbetering.

• 2. Vraag en antwoord

KA2.1 “Het team krijgt voldoende gelegenheid voor professionalisering.”

(4 – 5 – 0.5 – 0 – 2) 20-21

(1 – 5 – 2 – 0 – 1) 22-23                        3 aandachtspunten

De workshops die gevolgd konden worden waren blijkbaar uitstekend.

KA2.2 “Het team werkt voortdurend aan de verbetering van de eigen professionaliteit.”

(3 – 7 – 0 – 0 – 2) 20-21

(2 – 5 – 1 – 0 – 2) 22-23                        1 aandachtspunt

KA2.3 “Het team houdt systematisch de onderwijsontwikkelingen in Nederland bij.”

(2 – 3 – 1 – 0 – 6) 20-21

(2 – 3 – 2 – 0 – 3) 22-23                        1 aandachtspunt

KA2.4 “De wijze waarop de school zich professionaliseert staat beschreven in het schoolplan.”

(3 – 3 – 0.5 – 0 – 5) 20-21

(1 -6 – 0 – 0 – 2) 22-23                         2 aandachtspunten

KA2.5 “Het bestuur handelt volgens de code van goed bestuur en legt uit wanneer zij daarvan Afwijkt.”

(7 – 2 – 0 – 0 – 3) 20-21

(5 – 2 – 0 – 0 – 3) 22-23                        1 aandachtspunt

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2020-2021

De twee uitspraken KA2.2 en KA2.5 werden geheel positief beoordeeld, wat erg bevredigend is zowel voor de leerkrachten als ook voor het bestuur.

2022-2023

Daar waar vorig waar geen enkel aandachtspunt werd aangestipt, zijn er bij dit evaluatieonderzoek 8 aandachtspunten gemeld.

Alle stellingen werden beladen met aandachtspunten.

De aandachtspunten vermeld bij KA2.2 en KA2.3 zijn in principe opmerkingen aangezien volgens de persoon het verbeterpunt volledig bij hem/haarzelf ligt. Op de laatste 2 vragen (beleid) werd er geantwoord ‘geen idee’

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

0

2022-2023

KA2.1 “Het team krijgt voldoende gelegenheid voor professionalisering.”

KA2.2 “Het team werkt voortdurend aan de verbetering van de eigen professionaliteit.”

KA2.3 “Het team houdt systematisch de onderwijsontwikkelingen in Nederland bij.”

KA2.4 “De wijze waarop de school zich professionaliseert staat beschreven in het schoolplan.”

KA2.5 “Het bestuur handelt volgens de code van goed bestuur en legt uit wanneer zij daarvan afwijkt.”

• 5. Commentaren

2020-2021

Mogelijk punt voor het verbeterplan: Eventueel zou er gekeken kunnen worden of de wijze waarop de professionaliteit van de school verhoogd wordt in het schoolplan beschreven zou moeten worden.

2022-2023

De 5 stellingen moeten hier in 2 gesplitst worden: 1 gaat over de professionalisering van het team en de 2 laatste meer over het beleid.

1ste deel:

Blijkbaar wordt er een gebrek aan bijscholing vastgesteld. Er zijn echter opmerkingen dat dit door tijdgebrek is, alsook dat het eigen initiatief ontbreekt.

Verbeterplan:Op 28 februari is onze 1ste educatieve nieuwsbrief verstuurd naar de leerkrachten. Een “leerkracht bieb” is eveneens van start gegaan. Heden zijn er 3 boeken ter inzage. Deze bieb zal geleidelijk uitbreiden. Zoals vermeld in de educatieve nieuwsbrief wordt er verwijzing gemaakt naar de NOB opleidingen, tevens dat een betaalde opleiding bespreekbaar is.

Aangaande het eerste deel dient dan ook heden geen verdere aanpassingen te gebeuren, dan na te gaan hoe het tijdgebrek op te lossen en hoe het initiatief tot zelfstudie aan te wakkeren.

Stellingen KA2.4 en KA2.5 werden eveneens beantwoord met “Ik weet het niet”

2de deel:

Verbeterplan:

Terug een duidelijke communicatie is hier aan de orde. Het 2de 4 jarig schoolplan is in de aanmaak en zal van toepassing zijn vanaf het volgende schooljaar.

Eveneens opnemen in de leerkrachtenmap.

6.14    ​KA3 Verantwoording en dialoog

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘Verantwoording en dialoog’

Het bestuur en de school leggen intern en extern toegankelijk en betrouwbaar verantwoording af over doelen en resultaten en voeren daarover actief een dialoog.

• 2. Vraag en antwoord

KA3.1 “Het bestuur werkt met een duidelijke taakverdeling onderling.”

(4 – 2 – 0 – 0 – 6) 20-21

(5 – 3 – 0 – 0 – 3) 22-23

KA3.2 “Het bestuur bestuurt de school vanuit de door hen afgesproken opvatting op besturen (uitvoeren, beleidsbepalend, toezichthoudend)”

(4 – 2 – 1 – 0 – 5) 20-21

(4 – 3 – 0 – 0 – 4) 22-23

KA3.3 “Het bestuur evalueert het eigen bestuurlijk functioneren met regelmaat.”

(3 – 1 – 2 – 0 – 6) 20-21

(3 – 3 – 2 – 0 – 3) 22-23

KA3.4 “Het bestuur houdt de arbeidsvoorwaarden inzichtelijk en uniform.”

(3 – 1 – 0 – 1 – 7) 20-21

(3 – 5 – 1 – 0 – 2) 22-23

KA3.5 “Het bestuur heeft een transparant financieel beleid.”

(5 – 1 – 1 – 0 – 5) 20-21

(6 – 4 – 0 – 0 – 1) 22-23

KA3.6 “Het bestuur stelt het financieel beleid met regelmaat bij.”

(4 – 1 – 1 – 0 – 6) 20-21

(6 – 3 – 0 – 0 – 2) 22-23

KA3.7 “Het bestuur werkt met een gezonde meerjarenbegroting.”

(2 – 0 – 2 – 1 – 7) 20-21

(4 – 5 – 0 – 0 – 1)22-23             1 aandachtspunt

KA3.8 “Het bestuur brengt jaarlijks verslag uit over de besteding van de subsidiegelden.”

(6 – 2 – 1 – 0 – 3) 20-21

(9 – 1 – 0 – 0 – 1) 22-23

KA3.9 “De school houdt ouders op de hoogte van de doelen en behaalde resultaten.”

(3 – 3 – 1 – 1 – 4) 20-21

(5 – 5 – 0 – 0 – 1) 22-23

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2022-2023

Er 3 x zwak vermeld en 1 aandachtspunt ‘ weet het niet’

Het overige werd als goed/uitstekend tot voldoende bestempeld. KA3.4 (arbeidsvoorwaarden) wordt heden aan gewerkt

KA3.3 (regelmatige eigen evaluatie van het bestuur) werd als 2 x zwak aangemerkt.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

A3.7 “Het bestuur werkt met een gezonde meerjarenbegroting.”

2022-2023

KA3.7 “Het bestuur werkt met een gezonde meerjarenbegroting.”

• 5. Commentaren

2022-2023

De enige stellingen die met zwak werden bestempeld zijn KA3.3 en KA3.4 Het wordt echter niet als aandachtspunt bestempeld. Omtrent de arbeidsvoorwaarden is er een nieuwe procedure opgesteld, die in voege zou treden vanaf de maand maart

Verbeterplan: een plan tot summier regelmatige eigen evaluatie door het bestuur inbouwen?

6.15    ​FB1 Continuïteit

• 1. Wat wordt bedoeld met ‘continuïteit’.

De school werkt samen met relevante partners om het onderwijs voor haar leerlingen vorm te geven.

• 2. Vraag en antwoord

FB1.1” Het bestuur is financieel gezond en kan op korte en lange termijn voldoen aan zijn financiële verplichtingen.”

(1 – 5 – 1 – 0 – 5) 20-21            1 aandachtspunt

(5 – 3 – 1 – 0 – 2) 22-23

• 3. Beoordeling van de antwoorden

2022-2023

Dit wordt erg goed beoordeeld, 1 aandachtspunt dat echter meer een mededeling is.

• 4. Aandachtspunten

2020-2021

FB1.1” Het bestuur is financieel gezond en kan op korte en lange termijn voldoen aan zijn financiële verplichtingen.”

2022-2023

• 5. Commentaren

Een plan wordt door de penningmeester uitgewerkt.

7. RESULTATEN PER DEELNEMER

We hebben 11 deelnemers waarvan:

• 32 aandachtspunten door 2 personen
• 25 aandachtspunten door 4 personen (waarvan 4 opmerkingen/mededelingen waren)
• 4 aandachtspunten door 3 personen (waarvan 2 opmerkingen/mededelingen waren)
• 0 aandachtspunten door 2 personen

We kunnen besluiten dat we een erg kritisch publiek hadden. Zeker 6 personen willen op bepaalde punten aanpassingen zien. Zowat de helft van de deelnemers.

• a. 32 aandachtspunten door 2 personen

De 2 personen (32 aandachtspunten) oordeelden geen enkele stelling als onvoldoende (totaal 7), wel 6 “zwak” (totaal 22)

De persoon met de meeste aandachtspunten (19) oordeelde wel 37 (totaal 66) goed tot voldoende

De persoon met 13 aandachtspunten oordeelde 46 goed/uitstekend en 5 voldoende = 51 van de 66 stellingen positief

Mogelijk besluit: de 2 personen vinden dat de school goed werk verricht, maar zij staan kritisch ten aanzien van bepaalde punten

• b. 25 aandachtspunten door 4 personen

4 personen gaven 24 aandachtspunten aan. (waarvan 4 opmerkingen waren) oordeelden daarvan 5 als “onvoldoende’ (totaal 7) en 11 (totaal 22) als zwak

1 persoon heeft de meest aantal 57, als voldoende/goed /uitstekend aangeduid en 1 onvoldoende (OR3.1 De school verzamelt systematisch gegevens over het vervolgsucces van leerlingen die de school verlaten hebben.)

1 persoon heeft 56 stellingen als voldoende/goed/uitstekend beoordeeld, geen Zwak of Onvoldoende, maar wel aandachtspunten

1 persoon heeft 4 stellingen als ‘onvoldoende’ en 11 stellingen als ‘zwak’ beoordeeld. En 43 stellingen als voldoende/goed/uitstekend

Mogelijk besluit:

Alle zwakke en onvoldoende beoordelingen dienen natuurlijk geanalyseerd te worden. Echter 1 persoon heeft in totaal 15 stellingen ‘onvoldoende/zwak’ beoordeeld, dit is meer dan de helft van alle ‘zwak/onvoldoende’ (29) samen.

De school is opgestart in 2015 en is organisch gegroeid. Het is slecht de 2 laatste jaren dat er meer structuur werd gevormd, aangezien door de groei de structuur als een noodzaak werd gezien. Mogelijks heeft deze persoon dit buiten beschouwing gelaten. Dit wil niet zeggen dat de beoordelingen verkeerd zijn, het zijn er echter te veel om op te lossen in een korte periode.

• c. 4 aandachtspunten door 3 personen

(waarvan 2 opmerkingen/mededelingen waren) De 3 personen hebben samen 2 stellingen als ‘onvoldoende’ beoordeeld en 4 stellingen als ‘zwak’ beoordeeld

Hoewel deze personen niet beoordelen dat dit aandachtspunten zouden moeten zijn, beoordelen zij wel dat 6 stellingen zwak tot onvoldoende zijn.

Mogelijk besluit:

De personen menen hoogstwaarschijnlijk dat de quotering als zwak/onvoldoende reeds op zich meldt dat dit aandachtspunten zijn.

• d. 0 aandachtspunten door 2 personen

Hieronder heeft 1 persoon 1 stelling als ‘onvoldoende beoordeeld en 1 persoon 2 stellingen als ‘zwak’ beoordeeld

Mogelijk besluit:

De personen menen hoogstwaarschijnlijk dat de quotering als zwak/onvoldoende reeds op zich meldt dat dit aandachtspunten zijn.

8. RESULTATEN PER CATEGORIE

Als we naar de exacte cijfers kijken zien we dat het Onderwijsproces (OP) en kwaliteitszorg en ambitie (KA) erg goed beoordeeld worden, toch wordt er beoordeeld dat dit aandachtspunten zijn. Indien we echter het procentueel bekijken in hun eigen categorie zien we dat het aanname beleid de meeste aandacht trekt, procentueel veel meer dan de eerstvolgende kwaliteitszorg en ambitie!

Onderwijsresultaat heeft over de volledige lijn de minst positieve uitslag. Hoogste % niet van toepassing, laagste % goed/uitstekend en voldoende, hoogste % onvoldoende en 3de hoogste in aandachtspunten.

9. KEY FINDINGS / OPPORTUNITIES

A.       Aandachtspunten

Ook in 2022-2023 werden over het algemeen veel uitspraken positief (voldoende tot goed/uitstekend) beoordeeld, nl. 507 inputs van totaal 744.

Het aantal aandachtspunten is vervijfvoudigd!! Dit beoordelen we als positief, het blijkt een grote betrokkenheid van de deelnemers aan de school.

Van de 66 uitspraken werden er bij 33 ervan stellingen als aandachtspunt beoordeeld.

Het ‘Aanname beleid’, de ‘kwaliteitszorg’ en de ‘kwaliteitscultuur’ zijn de categorieën waarbij geoordeeld werd dat dit een aandachtspunt dient te zijn.

Het veiligheidsbeleid dient beter gecommuniceerd te worden aangezien daar redelijk wat antwoorden waren ‘ik weet dit niet’

Er is een opmerkelijke verscheidenheid van meningen onder de leerkrachten en het bestuur over onderwerpen waaraan aandacht besteed moet/kan worden.

Opmerking:

• meldingen en/of mededeling heb ik niet opgenomen als aandachtspunt,
• ‘zwak’ en ‘onvoldoende’ zonder melding dat het een aandachtspunt zou moeten zijn, heb ik wel opgenomen als aandachtspunt.
• Antwoorden ‘weet ik niet’. ‘Geen idee’ … is wel een aandachtspunt. Oorzaak kan zijn dat er te weinig communicatie rond is of omdat het niet bestaat.

Hieronder volgt een opsomming van de uitspraken die door het aantal deelnemers als aandachtspunt werd benoemd:

• A. De uitspraken die door 5 (45.5%) van 11 deelnemers als aandachtspunten aanbevolen werden zijn:

KA2.1 Het team krijgt voldoende gelegenheid voor professionalisering. (waarvan 1 weet het niet, 2 zwak)

De educatieve nieuwsbrief voor de leerkrachten is reeds een begin om de professionalisering gemakkelijker aan te bieden.

Misschien zou deze vraag besproken moeten worden tijdens de teammeeting.

• B. De uitspraken die door 4 (36.4%) van 11 deelnemers als aandachtspunten aanbevolen werden zijn:

NOB1.5 Leerkrachten zijn op de hoogte van het aannamebeleid van de school.

OR3.1 De school verzamelt systematisch gegevens over het vervolgsucces van leerlingen die de school verlaten hebben. (waarvan 3 onvoldoende)

KA1.1 De school meet systematisch de kwaliteit van het onderwijs en stelt naar aanleiding hiervan een verbeterplan op. (waarvan 2 zwak en 1 weet het niet)

Hier wordt meer aandacht gevraagd voor het aannamebeleid, het onderwijsproces en de kwaliteitszorg en ambitie.

Er is een aannamebeleid dat door de school wordt gevolgd, maar blijkbaar is deze niet voldoende gekend door het team. Dit zou moeten aangepast worden.

Er is geen vervolgsucces procedure voorhanden op dit moment. Deze kennis is nuttig voor de school, is een reflectie naar de kwaliteit.

De kwaliteit van het onderwijs wordt gemeten door de toetsen. Door de hoofdleerkracht wordt er een verbeterplan besproken met de leerkrachten.

• C. uitspraken die door 3 (27.3%) van 11 deelnemers als aandachtspunten aanbevolen werden zijn:

NOB1.4 De schoolleider communiceert het aannamebeleid naar ouders en team. (3 A en 1 melding) NOB1.5 Leerkrachten zijn op de hoogte van het aannamebeleid van de school.

OP2.7 De school stelt vast wat er moet gebeuren om eventuele achterstanden bij leerlingen te verhelpen. (waarvan 1 zwak)

OP4.1 De school stelt een concreet handelingsplan op, voert dit uit en evalueert dit wanneer het onderwijs niet het gewenste effect heeft. (waarvan 1 onvoldoende en 1 weet ik niet)

KA1.4 De school evalueert regelmatig in hoeverre de doelen behaald zijn. (waarvan 1 zwak en 1 weet het niet)

Hier wordt meer aandacht gevraagd voor het aannamebeleid, het onderwijsproces en de kwaliteitszorg en ambitie. Opnieuw! Het aannamebeleid moet op een andere manier gecommuniceerd worden, zowel naar het bestuur als naar de leerkrachten.

• D. De uitspraken die door 2 (18.2% ) van 11 deelnemers als aandachtspunten aanbevolen werden zijn:

NOB1.1 De schoolleider heeft oog voor verandering in de leerlingpopulatie en adviseert het bestuur over welk onderwijs de school wel en niet kan bieden en voor welke leerlingen de school onderwijs kan verzorgen.

NOB1.2 Het bestuur bewaakt het aannamebeleid. (waarvan 1 met onvoldoende)

NOB1.6 Het aannamebeleid is beschreven in het schoolplan (3.4. Aannamebeleid).( 2 x weet ik niet) OP2.1 De school verzamelt systematisch informatie over de kennis en vaardigheden van leerlingen met behulp van een leerling- en onderwijsvolgsysteem.(waarvan 1 onvoldoende)

OP6.3 Bij vertrek informeert de school de ouders en vervolgschool over de ontwikkeling van de leerlingen. SK1.6 De school monitor de veiligheid.( 2 geen idee)

SK1.7 De school neemt verbetermaatregelen als de monitoring daartoe aanleiding geeft. (2 geen idee) SK1.8 De school heeft een aanspreekpunt als het gaat om pesten en voor de coördinatie van het beleid tegen pesten. (waarvan 1 onvoldoende)

KA1.3 De verbeterplannen bevatten meetbare doelen. (waarvan 1 weet het niet)

KA1.5 De oorzaken van tekortschietende onderwijskwaliteit worden geanalyseerd.(waarvan 1 weet het niet) KA1.7 Er is een heldere taakverdeling gemaakt tussen bestuur en schoolleider. (waarvan 1 weet het niet en 1 melding)

KA2.3 Het team houdt systematisch de onderwijsontwikkelingen in Nederland bij. (3 zwak, waarvan 1 een opmerking is)

KA2.4 De wijze waarop de school zich professionaliseert staat beschreven in het schoolplan. (2 weet het niet) KA3.3 Het bestuur evalueert het eigen bestuurlijk functioneren met regelmaat. (2 zwak)

Hier wordt naast het aannamebeleid, het onderwijsproces, en de kwaliteitszorg en ambitie, ook aandacht gevraagd voor het schoolklimaat.

• E. De uitspraken die door 1 (9.1%) van 11 deelnemers als aandachtspunten aanbevolen werden zijn:

NOB1.3 De schoolleider zorgt voor de uitvoering van het aannamebeleid met in het achterhoofd de missie en visie van de school.

OP1.1 Het onderwijsaanbod sluit aan bij het (beoogde) niveau van de leerlingen.(voldoende, toch aandachtspunt)

OP1.2 De leerkrachten hebben duidelijk omschreven welke keuzes zij hebben gemaakt in het onderwijsaanbod om deze passend te maken bij de leerlingpopulatie.

OP1.3 De leerkrachten stellen per leerjaar duidelijk doelen op en koppelen daar de leerstof aan.

OP2.6 De leerkracht analyseert waar de ontwikkeling stagneert wanneer de leerlingen onvoldoende profiteren van het onderwijs.

SK1.4 De school beschikt over een veiligheidsbeleid (beschreven in het schoolplan of een ander document). (1 geen idee)

KA2.2 Het team werkt voortdurend aan de verbetering van de eigen professionaliteit. (2 zwak,1 ervan is een opmerking)

KA2.5 Het bestuur handelt volgens de ode van goed bestuur en legt uit wanneer zij daarvan afwijkt. (1 weet net niet)

KA3.4 Het bestuur houdt de arbeidsvoorwaarden inzichtelijk en uniform. (1 zwak) KA3.7 Het bestuur werkt met een gezonde meerjarenbegroting. (1 weet het niet)

Hier wordt eveneens naast het aannamebeleid, het onderwijsproces, en de kwaliteitszorg en ambitie, ook aandacht gevraagd voor het schoolklimaat.

b. Opmerkingen

OP2.1 De school verzamelt systematisch informatie over de kennis en vaardigheden van leerlingen met behulp van een leerling- en onderwijsvolgsysteem.

Ik zou graag een LVS willen hebben

OP6.4 De schoolleider heeft een zichtbare rol in de communicatie met ouders.

2 Zwak, Niet negatief bedoeld, maar ik denk dat veel ouders Marianne niet kennen. Volgens mij is dat niet erg. Het lijkt me beter dat ze Bastiënne kennen.

KA2.1 Het team krijgt voldoende gelegenheid voor professionalisering.

3 Voldoende, Dit zou een aandachtspunt moeten worden., Dit komt voornamelijk door tijdsgebrek denk ik

KA2.2 Het team werkt voortdurend aan de verbetering van de eigen professionaliteit.

2 Zwak, dit is een verbeterpunt voor mijzelf mbt de Nederlandse School

KA2.3 Het team houdt systematisch de onderwijsontwikkelingen in Nederland bij.

2 Zwak, dit is een verbeterpunt voor mijzelf mbt de Nederlandse School

FB1.1 Het bestuur is financieel gezond en kan op korte en lange termijn voldoen aan zijn financiële verplichtingen.

2 Zwak, Ja, op korte termijn. Beleid voor lange termijn is nu in opzet en uitvoering

10. KEY RECOMMENDATIONS

Uit de antwoorden blijkt dat sommige vragen verschillend geïnterpreteerd worden, het is dan ook aan te raden wat meer informatie te geven voordat de zelf evaluatie overgemaakt wordt omtrent de bevraging. De correcte interpretatie van de vragen is noodzakelijk voor de verwerking van de antwoorden en de vorming van een beleid.

Over het algemeen wordt het onderwijsproces, het pedagogisch klimaat, de verantwoording en de continuïteit goed beoordeeld.

NOB

Een duidelijk aanname procedure dient uitgewerkt te worden en gecommuniceerd naar alle leden. Dit kan opgenomen worden in het verbeterplan

OR

De onderwijsresultaten zijn slechts 2 vragen

OR1.1 De cognitieve eindresultaten liggen op het niveau dat op grond van de kenmerken van de leerlingenpopulatie verwacht mag worden.

OR3.1 De school verzamelt systematisch gegevens over het vervolgsucces van leerlingen die de school verlaten hebben.

Waarvan OR1.1 erg goed beoordeeld wordt en OR3.1 erg slecht. Dit kan opgenomen worden in het verbeterplan

KA en SK

De kwaliteitszorg/ambitie en schoolklimaat, vnl gericht op het veiligheidsplan dient geüpdatet en gecommuniceerd.

Bijlage 6. Kwaliteitsplan De Esdoorn

Goedgekeurd door het bestuur op 8 december 2020

Inhoudsopgave

1. – Inleiding

Dit document is geschreven ten behoeve van het kwaliteitsbeleid en ter aanvulling van het schoolplan. Het plan dient als leidraad voor het bestuur en de directeur van De Esdoorn en wordt beheerd door het bestuur. Vanaf november 2020 hebben we een bestuurslid die zich richt op het kwaliteitsbeleid. Het bestuur zorgt ervoor dat het plan actueel is en brengt zaken die aandacht nodig hebben aan de orde tijdens de maandelijkse bestuursvergadering.

Het hoofddoel van ons actief kwaliteitsbeleid is om de voorwaarden te scheppen die het voor elke leerling mogelijk maken zijn/haar hoogst mogelijke niveau van de Nederlandse taal te bereiken. Oftewel, de school streeft naar het aanbieden van onderwijs toegespitst op de behoeften van de individuele leerling. Ons beleid houdt hierbij rekening met het feit dat het niveau dat elke leerling kan behalen ook afhangt van factoren buiten De Esdoorn, zoals de hoeveelheid Nederlands die thuis wordt gesproken, gelezen, geluisterd en geschreven. Ook hoe vaak en hoe lang het kind Nederland bezoekt is hierop van invloed.

Om te zorgen dat de gewenste resultaten van het onderwijs van de Nederlandse taal en cultuur inderdaad worden bereikt, is een specifiek kwaliteitszorgsysteem opgesteld. De missie en visie van de school vormen de grondslag van het kwaliteitsbeleid.

In deze inleiding willen wij graag ook de Oranjeschool in Seattle bedanken voor het inzien van hun kwaliteitsbeleid, bij het opstellen van dit document.

2  – Missie en visie van de Esdoorn

Onze missie, waar we voor staan

De Esdoorn verzorgt lessen in de Nederlandse taal- en cultuur voor kinderen in de leeftijd van 2,5 tot 12 jaar met Nederlandse/Vlaamse familiebanden. De missie is dat deze leerlingen probleemloos kunnen instromen in Nederlandstalig onderwijs overal ter wereld, omdat zij op De Esdoorn kwalitatief hoogwaardig Nederlands taal- en cultuuronderwijs aangeboden hebben gekregen. Tegelijkertijd willen we de leerlingen de mogelijkheid bieden om herkenning en plezier te vinden in de Nederlandse taal en cultuur met leeftijdsgenoten.

Onze visie, waar we voor gaan

De Esdoorn geeft onderwijs in de Nederlandse Taal en Cultuur (NTC). De Esdoorn richt zich op onderwijs aan leerlingen tussen de leeftijd van 2,5 en 12 jaar*. De school heeft daarbij als doel zich zoveel mogelijk aan te sluiten bij het onderwijs in Nederland. We richten ons daarbij op de kerndoelen van de Nederlandse taal zoals die beschreven zijn door de SLO in opdracht van het Ministerie van Onderwijs.

Om een goede aansluiting met het Nederlandse onderwijs te krijgen en de culturele identiteit en band met Nederland te behouden en te stimuleren, maakt naast de Nederlandse taal ook de Nederlandse cultuur deel uit van ons onderwijsaanbod. Wij willen een gemeenschaps- gevoel creëren voor de leerlingen en hun families waarin zij met elkaar hun Nederlandse identiteit kunnen ervaren en ontdekken.

Bij alle lessen staat de het creëren van een veilige omgeving voorop. In een veilige en comfortabele omgeving worden de leerlingen gezien, gehoord, mogen zij fouten maken, en hebben zij plezier in het leren van de Nederlandse taal en cultuur!

Met het oog op de toekomst zullen wij meer contacten proberen te leggen met de Belgische gemeenschap en ook gaan wij investeren in het opzetten van een middelbare school groep.

*In Canada gaan kinderen naar het primair onderwijs (Kindergarten) in september van het jaar dat ze 5 jaar worden. In Nederland is dit vanaf 4 jaar. Om de overgang voor de leerlingen zo vlot mogelijk te laten lopen, kunnen kinderen vanaf 4,5 jaar instromen in de kleuterklas.

3  – Doel van het kwaliteitsbeleid

Tijdens het bezoek van de onderwijsinspectie op 3 oktober 2019 zijn we ons meer bewust geworden van de noodzaak voor het vastleggen van een kwaliteitsbeleid. De onderwijsinspectie was onder de indruk van de kwaliteit van het onderwijs bij de Esdoorn, maar zag een noodzaak voor het vastleggen van een duidelijk kwaliteitsbeleid. Het doel van dit document is om daar duidelijk vorm aan te geven. De Esdoorn zal met dit document een duidelijk omschreven kwaliteitsbeleid creëren die alle betrokkenen een mogelijkheid geeft voor input. Aan de hand daarvan wordt een overzicht gecreëerd van resultaten die gebruikt wordt voor het informeren, en waar nodig verbeteren, van de Esdoorn. Het uiteindelijke doel is om dit beleid vast onderdeel to maken van het jaarplan.

4  – Kwaliteitssysteem

Gedurende de beginfase van het kwaliteitsbeleid van de Esdoorn hebben wij het kwaliteitssysteem van de Oranjeschool aandachtig gelezen en zijn wij hierdoor beïnvloed. Volgens Scheerens (2000 en 2004) heeft een kwaliteitssysteem de volgende vijf kenmerken:

• systematisch
• structureel
• cyclisch
• integraal
• doelgericht

Systematisch

Dit kwaliteitsbeleid beschrijft de missie van de Esdoorn en de doelen waar wij aan werken. Eveneens beschrijven wij de evaluatiemethoden die we gebruiken waarmee wij de vordering kunnen documenteren.

Structureel

De evaluatie vanuit het kwaliteitsbeleid zal in een jaarlijkse planning onderdeel zijn van de administratie van de Esdoorn.

Cyclisch

De Esdoorn werkt doelgericht. Deze doelen worden getoetst door de evaluaties. De resultaten uit de evaluaties zullen gebruikt worden in het sturen en eventueel aanpassen van de doelen, welke dan weer ons werk richting geeft, om vervolgens weer getoetst te worden.

Integraal

De belanghebbenden die betrokken zijn bij het evalueren van de kwaliteit zijn de leerlingen, ouders, docenten, directeur/schoolleider, het bestuur, het NOB en de onderwijsinspectie. Alle belanghebbenden zijn opgenomen in het kwaliteitsbeleid.

Doelgericht

De doelen van de Esdoorn zijn specifiek, meetbaar, bereikbaar (attainable), relevant en tijdsgebonden (SMART) (Doran, 1981).

Model van Scheerens

De opzet van het kwaliteitsbeleid volgt het model van Scheerens (2000 en 2004). Het bereiken van het doel en de effectiviteit van een school kan het best omschreven worden door zo goed mogelijk te kijken naar hoe de input-, context- en proces variabelen een effect hebben op de output variabelen. We kijken lineair naar de input variabelen, de procesvariabelen en de output variabelen (Scheerens, 2000; tabel 1, p.21). De context staat parallel naast de processen (Scheerens, 2000; figuur 2, p.35).

Input variabelen zijn bijvoorbeeld de ervaring van de leerkracht en de betrokkenheid van de ouders. De processen zijn in de klas (gericht op de les) en op schoolniveau (beleid). (Scheerens, 2000. tabel 3, p.54). In het midden, tussen de context-, input- en output- variabelen staan de procesvariabelen.

Het Scheerens (2000 en 2004) model voor schooleffectiviteit gebruiken we in dit kwaliteitsbeleid om in het kort te omschrijven hoe de Esdoorn het kwaliteitsbeleid integreert en evalueert.

Hierbij onderscheiden we dus context, input en output, en het proces op school- en groepsniveau. Hierbij is de context (A) het verband met de externe factoren die invloed hebben op de Esdoorn. De Esdoorn begint met de input (C) en dit is tevens het begin van het

kwaliteitsproces. Het overgrote deel van het proces (B) van de Esdoorn is gericht op de output

(C) en dus een focus gericht op de behaalde resultaten.

A – Contextvariabelen

Dit zijn onder andere de externe administratieve motieven zoals de inspectie, het NOB en het beleid dat daaruit voortkomt. Hieronder vallen ook de consumenten (ouders) en eveneens de situatie rondom de school zoals de locatie en bereikbaarheid.

B – Procesvariabelen

De procesvariabelen kunnen worden onderscheiden op schoolniveau en op groepsniveau. Op schoolniveau kijken we dan naar het lesmateriaal, het klimaat, de organisatie en het beleid alsmede naar de leiderschap en de gezamenlijke plannen van leerkrachten en de mogelijkheden tot evalueren. Op groepsniveau belichten we het lesmateriaal, het klimaat, de leermogelijkheden en tijd om het werk te doen en alsmede de structuur van het lesgeven en evaluatie van het leren.

C – Input- en outputvariabelen

De input wordt bepaald door de capaciteiten van de leerkracht, de capaciteiten van de leerlingen en de ondersteuning van de ouders alsmede de middelen die aanwezig zijn.

Output en vooruitgang van de leerling evalueren de docent aan de hand van nieuw prestaties te vergelijken met voorgaande prestaties. Dit wordt onder andere gedaan door middel van de CITO toets en het leerlingvolgsysteem. Deze voortgang wordt besproken door de leerkracht met de ouder en de leerling. Input en output komen hieronder aan de orde tijdens het bespreken van de context- en procesvariabelen.

Deze variabelen worden in het volgende hoofdstuk beschreven voor De Esdoorn.

5. – Contextvariabelen (macroniveau)

Stimulans tot presteren vanwege hogere administratieve instanties Verwachtingen van externe organisaties. De formele eisen die gesteld worden (door bv hogere administratieve instanties) aan een NTC school mbt verkrijgen van accreditatie en subsidie
Stichting NOB	Aanbevelingen worden geïmplementeerd door middel van het schoolplan en/of de (bestuurs-) vergaderingen.
Ministerie van Onderwijs, in de vorm van de onderwijsinspectie Buitenland	Laatste inspectie heeft plaatsgevonden in oktober 2019. De volgende inspectie zal in 2023 plaatsvinden. Adviezen worden onder leiding van het bestuur uitgevoerd.
Eventueel donateurs	Op dit moment hebben we nog geen donateurs, maar willen dit wel onderzoeken in de toekomst.
Overheid van de provincie British Columbia in Canada	Documenten up-to-date houden van bylaws en organisatie.

Impact van onderwijsconsumenten (leerlingen en ouders) Aan welke leerlingen geven wij les?
Onderscheid: – Richting 1: de leerling beheerst de Nederlandse taal zoals dat binnen het Nederlandse onderwijs vereist is. – Richting 2: de leerling heeft maximaal twee jaar achterstand t.o.v. leeftijdsgenoten in het Nederlandstalige onderwijs in Nederland. – Richting 3: de leerling heeft een achterstand van meer dan twee jaar	Beleid omtrent NTC Richting 1, 2, en 3: – Richting 1: regulier onderwijs – Richting 2: regulier onderwijs + handelingsplan – Richting 3: privéles (of groepsles waar mogelijk) Leerlingen van alle NTC richtingen worden in principe aangenomen, mits voldoende leerlingen in de klas. Het aannamebeleid staat beschreven in onze schoolgids.
Doelstellingen van de ouders	Beleid omtrent doelstellingen van de ouders: – Bij inschrijving een gesprek over de verwachtingen vanuit de school en de doelstellingen van de ouders. Hierbij wordt ook een beeld verkregen van het niveau van het kind (Richting 1, 2 of 3) alsmede de taalsituatie thuis.

– De leerkrachten van de basisschoolgroep voeren twee keer per jaar een kort gesprek met de ouders om de leerresultaten en doelstellingen van de ouders te bespreken. Deze gesprekken worden gedocumenteerd en jaarlijks geëvalueerd. – Verwachtingen van ouders met betrekking tot voortgangsgesprekken van de peuter- en kleutergroep zullen worden geïnventariseerd. – Voor de peuter- en kleutergroep vindt een volledige intake plaats aan het begin van het schooljaar (behalve als de kleuter niet nieuw is).

Demografische kenmerken van de school Waar staat onze school?
Bereikbaarheid	M.b.v. een ouderenquête wordt 1x per 2 à 3 jaar onderzocht of ouders nog tevreden zijn met locatie. We werken niet alleen met kinderen uit Vancouver, maar ook uit omringende plaatsen in het Lower Mainland. Bij de laatste enquête in september 2020 gaven ouders aan nog tevreden te zijn met de locatie in Vancouver.
Groei	De Esdoorn is regelmatig aan het zoeken naar uitbreidingsmogelijkheden in The Lower Mainland.
Onderscheid NTC Richting 1, 2, en 3	Er is besloten om R3 leerlingen privéles te geven, dit wordt in de gaten gehouden door een continue evaluatie van de leerlingen-balans.
Sociaal	– Ouderenquête geeft aan dat er weinig rek zit in het schoolgeld. – De Esdoorn speelt ook een sociale functie in het bijeenbrengen van families met een Nederlandse/Belgische achtergrond voor het gehele Lower Mainland van Vancouver. – Normaliter zijn vrienden van kinderen en families welkom op cultuurdagen. – Sinterklaas was in 2019 een grote feestdag in Surrey, BC met honderden belangstellenden georganiseerd door de Sinterklaas Committee i.s.m. de Esdoorn.

Onderwijsniveau Aan welke groepen geven we les?
Peutergroep (2,5-4 jaar)	Spelenderwijs stimuleren van de Nederlandse taal.
Kleutergroep (4-6 jaar)	Leerlingen worden voorbereid op het niveau van de basisschool door het spelenderwijs leren van de Nederlandse taal.
Groep 3 tot en met 8	Afhankelijk van de richting zijn leerlingen op niveau of hebben zij een achterstand van maximaal twee jaar. (Er wordt getest vanaf groep 3.)
Middelbare school	Afhankelijk van de richting zijn leerlingen op niveau of hebben zij een achterstand van maximaal twee jaar.
NTC Richting 1, 2, en 3	Afhankelijk van de richting zijn leerlingen op niveau of hebben zij een achterstand van maximaal twee jaar.

Onderwijssoort Wat voor onderwijs geven wij?
Onderwijs voor Nederlandse taal en cultuur in het buitenland	Nederlandse taal en cultuur in lessen en cultuurdagen, van groep 1 tot en met het eerste jaar van de middelbare school.

6. – Procesvariabelen

De procesvariabelen spelen op twee niveaus:

• schoolniveau (mesoniveau)
• klasniveau (microniveau)

6.1  Schoolniveau (mesoniveau)

Prestatiegericht beleid De leerresultaten van de leerlingen.
Centraal stellen van basisvaardigheden	NOB-standaard wordt gevolgd: woordenschat, mondelinge taalvaardigheid, lezen (technisch en begrijpend), schrijven en begrippen, taalverzorging.
Hoge verwachtingen (schoolniveau)	De leerlingen zijn op niveau of hebben een achterstand van maximaal twee jaar (vanaf groep 2).
Hoge verwachtingen (klasniveau)	– Door NOB voorgeschreven Cito-toetsen in februari schoolbreed. Cito-toetsen worden afgenomen op basis van de aangeboden lesstof. – Resultaten analyseren en verwerken eind februari / begin maart. – Resultaten bespreken met ouders, waarbij zij die op papier meekrijgen, inclusief opmerkingen en actiepunten. – Door NOB voorgeschreven Cito-toetsen in mei schoolbreed. Cito-toetsen worden afgenomen op basis van de aangeboden lesstof. – Resultaten analyseren en verwerken begin juni. – Methodegebonden toetsen, bijgehouden door de leerkrachten. – Cito-toetsen worden alleen aangeboden vanaf groep 3. Jongere groepen worden geëvalueerd aan de hand van observatieformulieren. – Resultaten worden besproken tijdens de bestuursvergaderingen.
Vastleggen van de leerlingresultaten	Leerlingvolgsysteem. Huidig: – Toetsmomenten zijn vastgelegd (schoolgids). – Cito-toetsscores en handelingsplannen worden gedocumenteerd in leerlingvolgsysteem.

Onderwijskundig leiderschap Het functioneren van de directeur.
Algemene leiderschapsvaardigheden	Evaluatie functioneren van directeur en bestuursleden d.m.v. zelfevaluatieformulier, leerkrachten en ouderenquête.
Informatievoorziening	D.m.v. ouderenquête en zelfevaluatie leerkrachten.
(Participatie in) besluitvorming	Het schoolbestuur neemt beleidsbeslissingen, de directeur neemt uitvoerende beslissingen. De directeur is aanwezig bij de bestuursvergaderingen.
Coördinatie	Er is een taakverdeling vastgelegd tussen directeur en bestuur.
Tijdsbesteding aan algemeen en onderwijskundig leiderschap	– Directeur 6,5 uur per week – Bestuur vergadert ca. 3 uur eens in de maand – Tussentijdse tijdsbesteding bestuursleden variabel.
Volgen van de vooruitgang van (groepen) leerlingen	Digitaal leerlingvolgsysteem.
Begeleiden van leerkrachten en bewaken van de kwaliteit	Een maandelijks teamvergadering tussen leerkrachten en directeur, collegiaal klasbezoek/observatie m.b.v. observatieformulier (intervisie) (Dit zal worden geïnitieerd door de directeur). Jaarlijkse bijscholingsbijeenkomst in de V.S. De Esdoorn heeft een budget beschikbaar voor de professionele ontwikkeling van de leerkrachten en directeur.
Initiëren en faciliteren van professionalisering	Leerkrachten Intervisie tijdens de teamvergadering, eens per jaar bijscholing via het NOB, collegiaal klasbezoek m.b.v. observatieformulier.

Gezamenlijke planning van de leerkrachten Wat zijn de taken van de leerkrachten?
Vorm en frequentie van formeel en niet-formeel overleg	Maandelijkse teamvergadering, informeel contact voor en na de lesuren, telefonisch informeel contact directeur- leerkrachten.
Inhoud van de samenwerking	Collegiaal klasbezoek moet verder worden uitgewerkt – te initiëren door directeur. Extra invalkrachten zijn nodig om dit mogelijk te maken. Leerkrachten kunnen eigen les opnemen en specifieke punten met elkaar bespreken.
Tevredenheid van samenwerking.	Dit komt via de zelfevaluatie naar voren en wordt besproken met meerdere en onder elkaar.
Belang van samenwerking	Zelfevaluatie – focus moet onder andere liggen op aansluiting tussen de leraren – overgang tussen verschillende groepen.

Kwaliteit van het aangeboden curriculum Hoe bepalen en gaan we om met lesmethodes?
Wijze waarop accenten binnen het curriculum bepaald worden	Curriculum wordt bepaald op basis van de standaarden van het NOB (en ook methodes).
Keuze van methoden	Volgens standaarden NOB en door directeur in overleg met bestuur en leerkrachten.
Omgang met methoden	Leerkrachten werken met lesplannen en sturen deze minimaal één dag van te voren naar de directeur.
Opportunity to learn / Kansen om te leren	Opbrengstgericht werken (efficiënt indelen lessen, klassenmanagement, verzuim, didactische vaardigheden leerkracht, invalkrachten?, etc.)
Tevredenheid m.b.t. het curriculum	Dit komt naar voren via de zelfevaluatie.

Ordelijke atmosfeer Welke regels en procedures hebben we ingesteld?
Belang van ordelijk klimaat	We geven instructie over de regels in de school.
Regels en procedures	Regels op klasniveau uitgelegd en uitgevoerd.
Straffen en belonen	De Esdoorn streeft naar een positief leerklimaat.
Omgang met verzuim, lesuitval en voortijdig schoolverlaten	Momenteel geen verzuimbeleid, wel wordt van leerlingen in groep 4 en hoger verwacht dat de gemiste stof wordt ingehaald en dat ouders dit met de leerkracht bespreken. Lessen die uitvallen door bijvoorbeeld sneeuw worden wel ingehaald. N.B.: NOB stimuleert verzuimbeleid omdat je moet voldoen aan minimaal 120 uur onderwijs.
(Het sturen van) goed gedrag van leerlingen	Per leerkracht verschillend, wordt besproken tijdens intervisie.
Tevredenheid m.b.t. een ordelijk schoolklimaat	Regels zijn: niet rennen in de school, de lessen beginnen op tijd, de rust in de klas wordt bewaard, huiswerk wordt elke week gemaakt.

6.2  Klasniveau

Effectieve leertijd Hoe worden de lesuren besteed?
Belang van effectieve leertijd	Omdat de lestijd al zo beperkt is, moet de leerkracht met behulp van het lesplan aantonen dat de volledige 2 ¼ uur benut worden.
Afwezigheid en te laat komen	Geen represailles – ook zie boven bij verzuimbeleid.
Onderwijstijd op schoolniveau	2¼ uur per week per klas.
Onderwijstijd op klasniveau	2¼ uur per week.
Klassenmanagement huiswerk	Groep 3-8 krijgen elke week huiswerk mee.

Constant evalueren en bijhouden van vooruitgang van leerlingen Hoe houden we de leeropbrengsten in de gaten?
Belang van evalueren	Toetsmomenten staan vast in de schoolgids.
Evalueren van leerlingresultaten	Leerkracht van de groep is verantwoordelijk voor analyse van de leerresultaten (Cito) en opstellen van de handelingsplannen.

Gebruik van een leerlingvolgsysteem	Toetsresultaten worden digitaal vastgelegd. Methodegebonden toetsen en Cito.
Vastleggen van leerlingresultaten	Ouders ontvangen aan het eind van het schooljaar een rapport.
Evaluatie van het functioneren van de school het gebruik van evaluatieresultaten tevredenheid m.b.t. evaluatieactiviteiten	Ouderenquête, zelfevaluatie leerkrachten, observatie door bestuur in de klas, zelfevaluatie van bestuur tijdens vergadering.

7. – Evaluatie van outputvariabelen

In het laatste hoofdstuk van ons kwaliteitsbeleid beschrijven we hoe we de outputvariabelen (naar het model van Scheerens, 2000 en 2004) zullen evalueren. Dit is opgedeeld in 5 onderdelen van de evaluatie:

1. Zelfevaluatie
2. Evaluatie van de leeropbrengsten
3. Ouder-evaluatie en leerlingenevaluatie
4. Onderwijs inspectie
5. Activiteitenverslag

7.1  – Zelfevaluatie – bestuur, leerkrachten en directeur

Het NOB zelfevaluatie-document op mijnschoolplan.nl wordt eenmaal per jaar ingevuld door bestuursleden, leerkrachten en directeur. De zelfevaluatie dient als een instrument om met elkaar de kwaliteit van de school te bespreken. Hieruit kunnen verbeterplannen volgen. Zelfevaluatie zal plaatsvinden in januari van elk schooljaar.

7.2  – Evaluatie leeropbrengsten

Hoe wordt er geëvalueerd?

In elke groep worden de leeropbrengsten bijgehouden en gedocumenteerd met (gestandaardiseerde) toetsen en/of vragenlijsten. De resultaten van de leerlingen worden opgeslagen in het leerlingvolgsysteem.

Peuters

De voortgang van de peuters wordt elk half jaar (januari/februari en mei/juni) geëvalueerd met behulp van een vragenlijst die door de groepsleerkracht wordt ingevuld. Deze vragenlijst is afkomstig van de methode Uk en Puk, die bij de peutergroep gebruikt wordt. Naar aanleiding van het invullen van de vragenlijst wordt in februari een oudergesprek gepland om de voortgang van de leerling te bespreken.

Richting 1 en 2 Basisonderwijs

Groep 1 en 2

De voortgang van groep 1 en 2 wordt elk half jaar (januari/februari en mei/juni) geëvalueerd met behulp van een vragenlijst die door de groepsleerkracht wordt ingevuld. Deze vragenlijst is afkomstig van SLO. Naar aanleiding van het invullen van de vragenlijst wordt in februari een oudergesprek gepland om de voortgang van de leerling te bespreken.

Groep 3 tot en met 8

De leeropbrengsten van de leerlingen zullen op twee momenten per schooljaar met gestandaardiseerde toetsen gemeten worden: in januari/februari wordt de Cito Spelling en de DMT toets afgenomen. In mei wordt de Cito Begrijpend lezen afgenomen.

Gedurende het schooljaar worden ook de methodegebonden toetsen, behorende bij Taal Actief opgenomen.

Elk schooljaar wordt in oktober een oudergesprek gepland met de groepsleerkracht, de ouders en het kind om de verwachtingen van het schooljaar te bespreken. Een tweede oudergesprek is gefocust op de voortgang van het kind en is gepland na de afname van de Cito toetsen in januari/februari.

Richting 3

Leerlingen uit Richting 3 maken geen gestandaardiseerde toetsen, maar hun voortgang wordt wel bijgehouden in de aantekeningen van de les.

Wat gebeurt er met de evaluatie?

Na de afname van de toetsen en/of vragenlijsten worden de resultaten van de leerlingen in de verschillende groepen besproken in parallelle vergaderingen tussen de leerkrachten en de schoolleider. Op deze momenten worden ook klassikale verbeterplannen en eventuele individuele handelingsplannen opgesteld. Deze verbeter- en handelingsplannen worden daarna maandelijks geëvalueerd in de teamvergadering.

7.3  – Ouderevaluatie en leerlingevaluatie

Om zicht te krijgen op de ervaringen van de ouders en leerlingen wordt er jaarlijks een ouderenquête afgenomen. De ouderenquête zal in schooljaar 2021 voor het eerst worden afgenomen in februari. Deze ouderenquête is gebaseerd op de oudervragenlijst van het NOB en wordt digitaal ingevuld door de ouders in Google Forms. De resultaten van deze vragenlijst worden in de bestuursvergadering besproken met de schoolleider en eventuele verbeterpunten zullen doorgevoerd en geëvalueerd worden. Daarnaast zullen de resultaten ook met de ouders besproken worden.

7.4  – Onderwijsinspectie

In 2019 zijn we met een verbeterplan begonnen als gevolg van de doelen die wij ons stelden in het schoolplan. In dit plan geeft het bestuur, samen met de directeur, een waarde aan elk doel of onderdeel. Deze waarde wordt aangegeven in de vorm van een prioriteit-percentage. Dit percentage geeft aan hoe belangrijk het onderdeel is met 100 als the hoogste prioriteit. Tevens geeft dit plan aan wie hoofdverantwoordelijke is voor het onderdeel en een start- en einddatum.

In het bestuursoverleg worden de onderdelen gerapporteerd en er wordt een datum gezet voor wanneer we gaan evalueren of het onderdeel opnieuw aandacht nodig heeft.

Het verbeterplan omvat alle onderdelen die voor verbetering naar voren komen. Deze verbeteringen zijn, naast de punten vanuit de Onderwijsinspectie, ook punten die vanuit evaluaties en gesprekken ter attentie van het bestuur komen. Dit document is een digitaal document in Google Drive. (zie bijlage 1)

7.5  – Activiteitenverslag

Voor het houden van de AGM (Annual General Meeting) kijken we naar een verscheidenheid van documenten die de activiteiten van de Esdoorn omschrijven. Deze documenten vatten we samen in een of meerdere verslagen/rapporten. Documenten waar deze informatie uit voort komt zijn het verbeterplan en de notulen van vergaderingen. De rapporten worden gepresenteerd op de AGM en besproken waar dit nodig is. Ook bespreken we hetgeen in deze rapporten staat met onze NOB contactpersoon en verschaffen documenten waar dat gevraagd wordt. Onderwerpen die aan de orde komen zijn onder anderen de start- en einddata van lessen en overlegmomenten, cultuurdagen, grote bestuurlijke stappen en belangrijke gebeurtenissen en relevante onderwerpen. (zie bijlage 2)

8.  – Referenties

• Doran, G.T. (1981). “There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives”. Management Review. 70 (11): 35-36.
• Kwaliteitsplan Oranjeschool
• Scheerens, J. (2004) “The quality of education at the beginning of the 21st century. Background paper prepared for the Education for All Global Monitoring Report 2005; The Quality Imperative.” UNESCO United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization. 2005/ED/EFA/MRT/PI/43. Paper commissioned for the EFA Global Monitoring Report 2005, The Quality Imperative.
• Scheerens, J. (2000) Improving school effectiveness. (Fundamentals of Educational Planning; No. 68). Unesco International Institute for Educational Planning.

Bijlage 1 – Verbeterplan

Bijlage 2 – Activiteitenverslag 2019-2020

1. – HR (human resource)
   • Vacatures: We zijn het jaar 2019-2020 ingegaan met de kennis dat er wat onzekerheden waren. We wisten dat Eline terug naar Nederland zou gaan en dat we nog geen vervanging hadden. Al voor de start van het schooljaar zijn we dus begonnen met hard zoeken naar een nieuwe schoolleider. Tijdens deze procedure hebben contact met ongeveer 40 mensen gehad die geïnteresseerd waren of solliciteerden.
   • Arbeidscontract (advocaat): Het bestuur is in augustus en september op zoek gegaan naar advies voor een arbeidscontract en hebben uiteindelijk met een advocaat kunnen afspreken. Hij heeft ons een gereduceerd tarief toegekend en flink wat tijd met ons besteed om uit te leggen waarom het contract er moest uitzien zoals het er nu uitziet. Uiteindelijk heeft het tot mei geduurd voordat het contract, samen met, functieomschrijving, overtime-request formulier en loonschaal, klaar was.
   • Tom is in september als nieuwe leerkracht aangenomen op advies van Eline.
   • Eline kon zonder vervanging haar lessen in maart t/m juni via video voortzetten vanwege Covid maatregelen.
2. Vrijwilligers
   • Bestuur 2019-2020
     • Sandra van Ark = Secretaris
     • Maartje van der Sande = Penningmeester
     • Ellen Hermans = Interim Penningmeester
     • Lia Gudaitis = Communicatie
     • Harri de Wijze = Voorzitter
     • Vanaf december zijn we op zoek gegaan naar een nieuwe penningmeester. Net voor de zomer heeft Sandra de betalingen van Maartje overgenomen. De andere taken bleven liggen totdat de nieuwe penningmeester zou komen. Gedurende de zomer 2020 heeft Ellen de positie als interim overgenomen.
   • Eerste bestuursoverleg vond plaats op 5 september 2019 en en daarna iedere 2 weken voor de eerste maanden; vanaf begin 2020 maandelijks.
   • Het is de bedoeling dat bestuursleden 1 to 3 uur per week werken, maar voor dit jaar is dit regelmatig meer dan 8 uur geweest.
   • In november 2019 is de feestcommissie gestart die helpt met het organiseren van onder andere de culturele activiteiten.
3. Financiele processen
   • Maartje van der Sande, penningmeester, is vertrokken aan het eind van dit schooljaar en heeft een basis gemaakt om de processen te stroomlijnen en dit gedocumenteerd.
   • Verder zijn we op zoek geweest voor een boekhouder en in januari zijn we gaan samenwerken met Alikova & Associates.
   • Quickbooks was aangeschaft, maar minimaal gebruikt.
   • Lesgeld is hetzelfde gebleven.
   • Onderzoek naar het verkrijgen van charitable status is gestopt vanwege de drukte door Covid.
   • Ellen Hermans is vanaf September 2020 interim-penningmeester.
4. Schoolinspectie, NOB en Schoolplan
   • Het schoolplan is door Eline geschreven en was eind augustus gereed.
   • Bezoek inspectie: Op 3 oktober is de Nederlandse schoolinspectie op bezoek geweest. Het bezoek was erg positief en constructief. Ze komen over 4 jaar weer op bezoek.
   • Rapport van schoolinspectie: Uit het rapport komt naar voren dat de Esdoorn een kwalitatief goede school is. Om die kwaliteit te waarborgen moeten we een kwaliteitsbeleid maken dat in het schoolplan past. Dit plan is door de Covid vertraging uitgesteld tot eind 2020.
   • De viering dat we bij het NOB zijn aangesloten was geannuleerd in oktober 2019 vanwege de 75 jaar bevrijding evenementen op de consulaat woning.
   • Bezoek NOB: Het NOB heeft ons bezocht op 7 en 8 november. Zij hebben informatie gegeven en overlegd met ouders, leerkrachten, het consulaat en het bestuur.
5. Communicatie
   • Nieuwe website: werk begonnen voor de zomer 2019. Nederlandse versie was in oktober live en de Engelse versie in december. Lia is ook begonnen met de maandelijkse nieuwsbrief, in het Engels en Nederlands.
   • Interne communicatie workshop door Jackelien voor het hele Esdoorn team op 5 oktober.
   • Lia heeft een communicatieplan gemaakt.
6. Locaties
   • Vanaf het begin van het schooljaar zijn we gaan kijken naar de mogelijkheid voor uitbreiding naar Surrey en de mogelijkheid voor volwassenlessen.
   • Gedurende de zomer van 2020 is na overleg met ouders besloten om op dit moment alleen les te geven in de Vancouver locatie.
7. Verdere Zaken en Taken
   • Eerste schooldag 12 september 2019, laatste schooldag 18 juni 2020.
   • Eline is begin 2020 begonnen met een leerlingvolgsysteem te maken in Excel.
   • Eline, Sandra en Harri hebben de Oranjeschool in Seattle bezocht en veel informatie ontvangen en goede contacten gemaakt.
   • Na de schoolvakantie in maart 2020 zijn alle lessen online gegaan vanwege Covid maatregelen.
   • Eline is in april 2020 terug naar Nederland gegaan
   • Het zomerkamp was geannuleerd doordat het minimaal aantal aanmeldingen niet was behaald.
   • Gedurende de zomer is een Covid veiligheidsplan gemaakt door Naomi en Harri met ondersteuning van het hele bestuur.

Vooruitblik op 2020-2021

• Covid is onvoorspelbaar en er is grote kans dat er onverwachte zaken naar voren komen waar wij mee moeten werken.
• Kwaliteitsbeleid moet klaar dit kalenderjaar en onderdeel worden van het schoolplan. Het doel van een kwaliteitsbeleid is de kwaliteit te waarborgen en verbeteren waar dat nodig is.
• We zijn op zoek naar meer bestuursleden. Nieuwe bestuursleden zijn nodig voor: fundraising en marketing, penningmeester, kwaliteitsbeleid; en ondersteunende leden voor culturele activiteiten en communicatie. Het is de bedoeling dat een bestuurslid 1 tot 3 uur per week werkt. Er zijn wat grote taken zoals het kwaliteitsbeleid en het stroomlijnen van de boekhouding die tijdelijk meer werk vergen.
• We willen actief blijven zoeken naar hoe we meer mensen/klanten kunnen bereiken.
• Het huidig tekort in de begroting moet zo klein mogelijk gemaakt worden. In eerste instantie is het tekort ontstaan doordat er een nieuwe leerkracht nodig was voor de kleuter/peutergroep. De extra inkomsten door de extra leerlingen is niet dekkend voor deze positie. We hebben meer studenten nodig of moeten fundraisen. Sinds kort hebben we vernomen dat de huur van onze ruimte onverwachts omhoog is gegaan. Hierdoor is het surplus van vorig jaar niet meer dekkend voor het tekort van dit jaar. Ons doel is om reserves op te bouwen en de inkomens van leerkrachten zoveel mogelijk marktconform te maken, evenal de positie van schoolleider voldoende te honoreren. Op dit moment ziet het er naar uit dat we dit doel niet dit jaar bereiken.
• De kwaliteit van het lesgeven willen we behouden en waar mogelijk verbeteren. Het kwaliteitsbeleid gaat ons hierbij helpen.

Bijlage 7. Begroting 2024-2025